Если работодатель потерял трудовую книжку - что делать

Здравствуйте. Нельзя выдавать трудовую книжку(подлинник) работнику, если он не увольняется. Можно выдать заверенную работодателем копию или выписку из трудовой книжки: Цитата: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (ст. 62 ТК РФ) Цитата:

Федеральная служба по труду и занятости

П и с ь м о 18.03.2008 № 656-6-0

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. Сообщаем следующее.

Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора.

Вместе с тем следует иметь в виду следующее.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Как правило, работодатель своим приказом назначает специально уполномоченное лицо, которое несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Кроме этого работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Из обращения неясно, в связи с чем работнику понадобился подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда работник обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии.

В соответствии с Перечнем документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденным Постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 № 16/19па, в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, предусмотренных Перечнем, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами.

В подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации может быть представлена как трудовая книжка работника, так и ее нотариально заверенная копия. При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим трудовой стаж.

Ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо.

Таким образом, ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под расписку на короткий срок выдается трудовая книжка, тем не менее будет нести указанное должностное лицо.

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловец Цитата: Вправе ли компания отказать Пенсионному фонду, который требует оригинал трудовой книжки работника 3 октября Сотрудники вашей компании, которые обратились в ПФР за назначением пенсии, могут столкнуться с требованием предоставить оригинал трудовой на проверку. Вдруг там неправильно вносились изменения или видны следы подчисток...Как вам поступить в такой ситуации? Под честное слово выдать работнику трудовую книжку на несколько дней или сделать для фонда копию? Да и правомерны ли вообще такие просьбы ПФР? Все ответы вы найдете в статье, которую подготовили наши коллеги журнала «Кадровое дело».

Законно ли требование Пенсионного фонда РФ представить исключительно подлинник трудовой книжки для назначения пенсии?

Нет, незаконно.

Обладает ли юридической силой для подтверждения права на пенсию ксерокопия трудовой книжки?

Нет, не обладает.

Примет ли Пенсионный фонд копию трудовой книжки, заверенную нотариусом?

Да, примет.

Ситуация: Сотрудник ООО "Восход" водитель Олег Ф. попросил работодателя выдать ему трудовую книжку на два дня. Он пояснил, что оригинал трудовой книжки требуют специалисты Пенсионного фонда, куда он обратился за назначением пенсии. Мол, им нужно проверить печати и записи в трудовой книжке на предмет исправлений и подчисток, которые могут быть нечитаемыми в копиях. Кадровик Александр Т. наотрез отказался выдать Олегу Ф. подлинник на руки, предложив сделать заверенную работодателем копию трудовой книжки. Он постарался убедить сотрудника в том, что такой копии будет достаточно для оформления пенсии. Законны ли требования специалиста Пенсионного фонда представить оригинал трудовой книжки? Какие пути решения вопроса есть у кадровика в такой ситуации? Насколько рискованно выдавать трудовую книжку на руки работающему сотруднику?

Почему кадровик отказал в выдаче трудовой книжки?

Отказывая сотруднику в выдаче оригинала трудовой книжки, кадровик Александр Т. руководствовался строго нормами закона. Трудовая книжка работника хранится в организации до момента прекращения с ним трудового договора. Закон предусматривает возможность ее выдачи сотруднику на руки только в день увольнения (последний день работы) (ч. пятая ст. 80 , ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила № 225)). В других случаях работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил № 225).

Совет Хотя закон прямо не запрещает выдавать работнику трудовую книжку в период действия трудового договора, все же безопаснее вручить ему не оригинал, а ее копию (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0)

Таким образом, в период действия трудового договора работодатель вправе отказать Олегу Ф. в выдаче трудовой книжки. Ответственность работодателя

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек полностью лежит на работодателе (ч. третья ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил № 225). Как правило, соответствующие обязанности возлагаются приказом руководителя организации на кадровика как на специально уполномоченное лицо работодателя.

Некоторые кадровики идут навстречу сотрудникам и выдают по их просьбе на время оригинал трудовой книжки, ведь прямого запрета об этом в законе нет. Обычно сотрудник просит выдать трудовую книжку всего на пару дней, но на практике она находится у него неделями, месяцами. За это время он может ее испортить (например, бланк может размокнуть от дождя или его разрисует ребенок, погрызет собака и др.) или элементарно потерять.

Если трудовая книжка будет безвозвратно утеряна, то выдать ее сотруднику при увольнении работодатель не сможет. А значит, будет обязан возместить ему не полученный им за все время задержки заработок (вынужденный прогул) (ст. 234 ТК РФ, абз. 4 п. 35 Правил № 225, решение Верховного Суда РФ от 25 января 2012 г. № ГКПИ11-2044).

Если работодатель не возвратит сотруднику трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности помимо материальной. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечен и кадровик. Штраф в этом случае от 1000 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Это правило применяется даже в том случае, если подлинник трудовой книжки был передан работнику под роспись (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 656-6-0).

Кроме того, работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки, даже если ее утратил сам работник (п. 31-33 Правил № 225). Эта процедура длительная и хлопотная: от сотрудника потребуются все документы, подтверждающие периоды работы и должности в предыдущих компаниях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать помощь работнику в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям (абз. 7 п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Понятно, что кадровик ООО "Восход" не захотел подвергать компанию и себя таким рискам.

Совет Закрепите порядок предоставления копий документов сотрудникам в Инструкции по делопроизводству или Правилах внутреннего трудового распорядка отдельной главой или утвердите Положение о выдаче документов работникам

Законны ли требования чиновников?

Сотрудник Пенсионного фонда РФ попросил Олега Ф. представить именно оригинал трудовой книжки. Это объясняется тем, что она является основным документом для подтверждения трудового стажа сотрудника, включаемого в страховой стаж для назначения трудовой пенсии (ч. первая ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

Специалисты Пенсионного фонда для оформления трудовой пенсии имеют право запрашивать у граждан документы, перечисленные в Перечне, утвержденном постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27 февраля 2002 г. № 16/19па (далее - Перечень). Пунктом 13 Перечня регламентируется, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. При этом трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим страховой стаж.

Пенсионный фонд зачтет период трудовой деятельности на основании (раздел II Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91): оригиналов трудовых договоров; справок, выданных работодателями или государственными (муниципальными) органами; выписок из приказов, лицевых счетов; расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты; авторского, лицензионного договоров; документов, подтверждающих уплату платежей на социальное страхование; иных документов о периоде трудовой деятельности (например, на основании военных билетов).

Следовательно, требование сотрудника Пенсионного фонда представить исключительно подлинник трудовой книжки незаконно.

Два варианта решения вопроса

Неужели для того, чтобы оформить пенсию, Олегу Ф. придется увольняться? Нет, никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 ТК РФ).

Внимание! За свидетельствование верности копии трудовой книжки придется заплатить нотариальный тариф (п. 9 ч. 1 ст. 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ 11 февраля 1993 г. № 4462-1)

В законе такие обязанности работодателя не прописаны, поэтому вопрос с Пенсионным фондом решается путем переговоров.

Если специалист Пенсионного фонда откажется принять у Олега Ф. заверенную работодателем копию трудовой книжки, он может обжаловать такой отказ в административном или судебном порядке.

Запомните главное Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Айшат ЗАЙНАЛБИЕВА, ведущий специалист по работе с персоналом ОАО "Даггаз" (г. Махачкала):

Трудовую книжку нельзя выдавать сотруднику на руки. В такой просьбе ему нужно твердо и вежливо отказать. Ведь если работник, которому была выдана трудовая книжка, ее потеряет, ответственность за утрату ляжет на кадровика как на специально уполномоченное лицо работодателя.

Марина АБРАМОВА,

исполнительный директор правового бюро "Олевинский, Буюкян и партнеры" (Москва):

У сотрудников Пенсионного фонда РФ нет законных оснований требовать только подлинник трудовой книжки. Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные нотариусом или специалистами Пенсионного фонда РФ.

Статья подготовлена по материалам наших коллег из журнала "Кадровое дело"

• Темы:
• Прием на работу
• Кадровое делопроизводство
• HR

Работодатель принимает гражданина на работу, но тот не приносит трудовую книжку. Что делать работодателю.

Законодатель устанавливает общий порядок: если трудовая книжка есть, то работник обязан передать ее работодателю. Если работник трудоустраивается впервые, то трудовую книжку оформляет компания. Последний случай достаточно прост и понятен, он не вызывает серьезных вопросов. Что делать работодателю в ситуации, когда работник не предъявил трудовую при найме на работу.

Почему нет трудовой книжки при трудоустройстве

В компании появился новый сотрудника. Но отдел кадров не получил его трудовую при найме на работу. Эксперты выделяют не менее трех основных причин, почему работники при трудоустройстве заявляют, что у них нет трудовой книжки:

1. «Некрасивое» основание увольнения. Работника, например, уволили «по статье» за появление на рабочем месте в состоянии опьянения. Естественно, что начинать свой карьерный путь на новом месте работы с таким послужным списком никто не хочет.
2. Отсутствие в трудовой каких-либо важных сведений, внесение ложных данных.
3. Потеря трудовой книжки. Если соиcкатель утратил трудовую, работодатель обладает правом завести ему новую трудовую. Основанием будет заявление работника, в котором он укажет причину отсутствия документа.

Оформление новой трудовой книжки подтверждают документы кадровиков

Если у работника нет трудовой, ему выдают новый документ. Впоследствии отделу кадров может понадобиться подтвердить факт оформления новой трудовой книжки. В качестве подтверждения можно использовать:

1. Официальное заявление со стороны работника с просьбой о создании новой трудовой книжки. Без такого заявления обойтись нельзя. Законодатель и правоприменительная практика однозначно указывают, что заявление необходимо для отчетности работодателя. Без заявления достаточно сложно опровергнуть тот факт, что работник не передавал трудовую книжку работодателю ().
2. Отчет о наличии бланков . Факт оформления новой трудовой можно проследить по этому документы.
3. Книгу учета трудовых книжек работников . Иногда суд учитывает движение документации по данной книге (см. напр. , апелляционное определение Самарского областного суда от 13.07.2015 № 33-7574/2015). Однако полагаться только на нее не стоит. Суд поддержит работника, если у работодателя не будет других подтверждений нарушения.
4. Локальные акты компании . На некоторых предприятиях прямо устанавливают требование по оформлению работников с трудовыми книжками. Указанное требование обычно в пользу работодателя. Но может помочь и работнику ().

Что делать, если работник не вернул трудовую в отдел кадров

Еще одна ситуация: работник взял свою трудовую для Пенсионного фонда РФ, но не вернул обратно. При выдаче книжки по заявлению работника работодатель должен в обязательном порядке истребовать от работника расписку о получении трудовой на время. Данный документ следует оформить следующим образом:

• указать в ней идентификационные данные работника (фамилию-имя-отчество, паспортные данные);
• -серию, номер трудовой, вкладыша в ней;
• -цель получения трудовой книжки;
• дату и подпись работника.

Расписку необходимо записать в книге учета движения трудовых.

Срок возврата трудовой книжки должен составлять не более 3 рабочих дней после получения ее в ПФР. Если работник задерживает свою трудовую на срок более месяца, то ему стоит напомнить о выданной расписке и требованиях ТК РФ. При отказе работника нужно составить официальный акт, который будет служить дополнительным документальным доказательством в вероятном конфликте.

Если трудовую взяли без разрешения, за это можно наказать

Работник взял трудовую без разрешения. За это можно привлечь к ответственности.

Приведем пример. Работник отвечал за работу с трудовыми книжками на основании приказа и должностной инструкции. Гражданин нарушил требования законодательства и забрал свою трудовую. Работодатель зафиксировал данный факт, потребовал объяснения, а потом привлек работника к дисциплинарной ответственности. Суд встал на сторону компании ().

Работники отдела кадров несут полную ответственность за то, чтобы все кадровая документация была приведена в соответствие с требованиями по законодательству. Сотрудника не смогут принять на постоянную работу документально, если он не принесет все документы, которые требуются для оформления. В случае, если работник не предоставил трудовую книжку, то сотрудники кадровой службы должны руководствоваться следующими рекомендациями:

Как реагировать, если работник не предоставляет трудовую?

В этом случае следует обратить внимание на последствия таких необдуманных действий: с работником невозможно будет заключить трудовой договор по статье 65 Трудового кодекса.

Согласно ст. 65, все сотрудники, которые собираются устраиваться на работу, должны принести в кадровую службу обязательный перечень необходимых для трудоустройства документов, среди которых значится и трудовая книжка. В порядке исключения рассматриваются следующие ситуации:

• человек устраивается на работу в первый раз;
• сотрудник работает в качестве совместителя.

Если для работника это первое место работы, то ему книжку оформляет работодатель. Если у вновь поступившего сотрудника не имеется трудовой, так как он ее потерял или повредил, работодатель должен после подачи от данного сотрудника заявления по соответствующей форме, где должна быть указана причина ее отсутствия, завести ему новую книжку.

Что произойдет, если работник не предоставил трудовую книжку?

Пакет документов, которые должен предъявить приступающий к работе работник своему работодателю, устанавливается Трудовым кодексом РФ. Каждый из представленных документов должен быть достоверным. Трудовая на сегодняшний день является главным документом, с помощью которого можно легко подтвердить трудовую деятельность сотрудников. Она нужна, чтобы подсчитать специальный и непрерывный стаж, а также подтвердить факт работы в том или ином месте. Если работник не предоставляет книжку, то трудовые отношения не могут быть оформлены.

Оформление трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами их ведения и хранения. На территории РФ действуют новые книжки, но наряду с ними документы старых образцов также являются действительными. Поэтому даже если у работника нет трудовой нового образца, он может принести в кадровую службу ту, которая у него имеется на момент поступления на новую работу.

Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?

В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.

В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.

Если трудовая от работника не получена – что делать?

Итак, если работник не предоставил трудовую книжку, что следует делать работодателю? Ни один работодатель на территории России не имеет права брать сотрудника на работу без предоставления необходимых документов. Если сотрудник отказывается отдать свою трудовую в кадровую службу, вы не можете взять его на постоянную работу и тем более не положено заключать с ним трудовой договор.

В Трудовом кодексе (ст. 22) предусмотрена административная ответственность и штраф за несоблюдение законов или других правовых актов. Если обнаружится нарушение, то инспектор обяжет к выплате административного штрафа кадрового специалиста. При отсутствии таких сотрудников в организации наказание понесет руководитель, который должен будет найти виновного в создавшейся ситуации. Штраф варьируется в пределах 5-50 минимальных зарплат.

Кроме того, благодаря наличию данных специального реестра в трудовой книжке, сегодняшний работодатель сможет узнать, является ли работник дисквалифицированным или нет. Как известно, при приеме дисквалифицированного сотрудника, организация будет оштрафована на 1 000 минимальных окладов, при этом трудовой договор необходимо расторгнуть. Кадровый работник также понесет наказание.

Можно ли оформиться без трудовой книжки?

На сегодняшний день законодательство предоставляет возможность подработать в другой компании, не увольняясь с основной работы. В этом случае нет необходимости оформлять запись. Это можно рассмотреть на примере.

Если женщина в декретном отпуске, то есть так называемый альтернативный вариант устройства на работу без книжки. Сегодня возможно трудоустроиться, если заключить с организацией договор об оказании услуг или подряда (это зависит от того, какую работу вам предстоит выполнять). При этом отношения станут регулироваться Гражданским кодексом. Договор в одном экземпляре должен храниться у работника. Он в будущем может понадобиться, чтобы подтвердить трудовой стаж.

Некоторые факты из истории трудовой книжки : Видео

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника . В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Как внести в трудовую книжку сотрудника запись о повышении квалификации

Если сотрудник в период работы повысил квалификацию, то об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. В трудовую книжку вносится запись, которая указывает, когда он обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров, и укажите реквизиты соответствующих документов (диплом, удостоверение, свидетельство). При этом продолжительность курсов значения не имеет, то есть они могут быть как краткосрочными (несколько дней), так и долгосрочными (от нескольких недель до нескольких месяцев). Это следует из положений подпункта «б» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Работнику завели новую трудовую книжку, а он нашел старую

В жизни всякое бывает, поэтому из-за разных обстоятельств у работника может оказаться не одна, а две трудовые книжки или даже больше. Например, он потерял свою трудовую либо ее незаконно отказываются выдавать ему по прежнему месту работы. Скажем, из-за какого-то конфликта. В итоге работник просит вас оформить новый документ. Вы выполняете его просьбу, но спустя некоторое время работник приносит первую трудовую книжку.

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит ().

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек или вторую трудовую книжку предоставил уже после того, как ему была оформлена новая трудовая книжка, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении (при предоставлении сразу двух трудовых книжек) или продолжить вести заведенную ему новую трудовую книжку.

Можно предоставить работнику возможность самому выбрать, в какой из книжек нужно продолжать делать записи о его трудовой деятельности. Логичнее в этом случае использовать документ, оформленный в более позднее время.

При этом период работы, указанный во второй трудовой книжке, в которой не ведутся записи, также необходимо учитывать для расчета фактического страхового стажа, поскольку она является основным документом, который используется в указанных целях ( и п. 8 приказа Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91). При этом совпадающий период работы по двум трудовым книжкам (если таковой имеется) следует засчитать однократно.

Нужно ли переносить все записи из новой книжки в старую, чтобы данные о стаже не были утеряны?

Правила ведения трудовых книжек закреплены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. . Возможность заполнять две книжки одновременно там не предусмотрена. Поэтому лучше перенести все данные в первую трудовую. Таким образом, там будет указан весь стаж сотрудника. А эти данные, напомним, нужны для корректного расчета больничных. Выданную же работнику ранее новую книжку рекомендуется уничтожить по акту как испорченную.

Новый сотрудник сразу принес вам две трудовые, в которых периоды его работы не совпадают

Вторую трудовую книжку ему оформили у предыдущего работодателя, а первую он также нашел уже после того, как ему открыли новую. В этом случае попросите самого работника выбрать, в какую из двух книжек внести запись о приеме на работу. Ведь стаж в старой книжке может оказаться куда больше, чем в новой.

На хранение возьмите только ту трудовую книжку, в которой вы сделали запись о приеме на работу. Вторую можете отдать обратно работнику. Однако рекомендуется сделать с нее копию. Она может понадобиться для подтверждения страхового стажа сотрудника, когда вам надо будет рассчитывать ему пособие по временной нетрудоспособности.

Есть и другой вариант, более выгодный для вашего работника. Верните ему обе трудовые книжки и попросите отнести их прежнему работодателю. Тому, кто как раз и оформил новую трудовую книжку. Пусть он перенесет все данные из нее в старую. После чего у работника на руках будет только одна трудовая - с полными данными о стаже.

Вносить записи в трудовую книжку иностранного государства
работодатель не может.

На территории России сейчас имеют силу только две формы трудовых книжек.

1. трудовая книжка советского образца, которая была утверждена постановлением Совета Министров СССР от 06.09.1973 № 656
2. 2) трудовая книжка российского образца, утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Как оформить трудовую книжку на нового сотрудника

На территории Российской Федерации сейчас действительны трудовые книжки только тех двух образцов, которые перечислены выше. Поэтому трудовые книжки по формам, утвержденным в других государствах, российские работодатели использовать не могут.

В таком случае возникает вопрос: как быть, если работник предъявил вам иностранную трудовую книжку ?

Порядок действий кадровика при приеме на работу иностранца описан в . Так, если у иностранного работника нет трудовой книжки того образца, который действителен в РФ в настоящее время, ему оформляется новая трудовая книжка. В этом случае нужно использовать ту же форму книжки, что вы применяете при приеме на работу российских граждан. То есть утвержденную постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если человек трудоустраивается в России впервые, вы должны оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 ). При этом иностранная трудовая книжка должна остаться у иностранца. Так как она на территории РФ не применяется, и удерживать ее вы не вправе.

Обратите внимание:

при оформлении на работу беженца с Украины внимательно изучите его трудовую книжку. Вполне возможно, что документ будет по форме, утвержденной постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.73 № 656. В таком случае вы обязаны принять эту трудовую книжку, если она была заведена в период с 1 января 1975 года по 31 декабря 2003 года. Ведите ее в общем порядке: в разделе «Сведения о работе» сделайте следующий номер записи и внесите необходимые сведения о приеме на работу.Часто кадровики допускают вот какую ошибку. Если в трудовой книжке закончилось место в разделе «Сведения о работе». И вместо того, чтобы вшить вкладыш, кадровики вносят записи о приеме, переводе, увольнении работника в раздел «Сведения о награждении». Это недопустимо!

Как же поступить? Допустим, в разделе «Сведения о работе» закончилось место на записи под номером 24. Для того чтобы внести запись в трудовую книжку, например, об увольнении работника, необходимо вшить вкладыш . На титульном листе трудовой книжки поставьте штамп «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Затем заполните титульный лист вкладыша. И в разделе «Сведения о работе» вкладыша поставьте порядковый номер 25 и сделайте запись об увольнении.

Какую ставить печать в трудовой книжке, где и как ставить, если нет печати

Запись об увольнении заверена другой печатью

Если запись об увольнении работника заверена печатью кадровой службы, «для документов», а не печатью организации , при проверке компанию и должностных лиц могут оштрафовать по . Правда, так как нарушение малозначительное, его можно обжаловать, ссылаясь на .

Кроме того, новый работодатель бывшего сотрудника может усомниться в том, что запись об увольнении действительна и трудовой договор расторгнут на самом деле. Ему потребуются дополнительные справки и письменные запросы.

Поэтому, чтобы избежать негативных последствий как для себя, так и для работника, рекомендуется дополнительно проставить в трудовой книжке «правильную» печать. Заметьте, что зачеркивать не «ту» печать, поставленную первоначально, не нужно .

После записи об увольнении нет печати: что делать новому работодателю?

По общему правилу если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (например, копии приказа об увольнении).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у этого работодателя, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Но может получиться и так, что записи в трудовой книжке работника, сделанные последним работодателем, не заверены печатью. А этот работодатель к моменту, когда работник поступает на работу к другому работодателю, уже ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ.

Может ли новый работодатель исправить отсутствие печати предыдущего работодателя в трудовой книжке?

Если работник располагает документами, подтверждающими его прием и увольнение, новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку. Однако отсутствие печати, которая заверяет записи предыдущего работодателя, исправить не представляется возможным. Один из возможных вариантов в этой ситуации - оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица, поступающего на работу, с указанием причины необходимости оформления трудовой книжки.

Новый работодатель вправе принять такого человека на основную работу только если у него у него есть документы, подтверждающие его увольнение с прежней работы (например, копия приказа об увольнении). В противном случае он может взять его на работу только по совместительству.

Кроме того, в случае, когда в трудовой книжке нет печати прежнего работодателя, она считается оформленной ненадлежащим образом, поэтому при подсчете страхового стажа для оплаты больничного работодателю придется использовать другие документы (ту же копию приказа об увольнении).

У работника же в будущем могут возникнуть проблемы со службой занятости (которая может не засчитать указанные периоды в период оплачиваемой работы для исчисления пособия по безработице), а также с органами ПФР при назначении трудовой пенсии.

Итак, если у работника есть на руках копия приказа об увольнении, то внесение записи о приеме на работу в его трудовую книжку при отсутствии в ней печати предыдущего работодателя не чревато ничем серьезным ни для вас, ни для работника. Не забудьте только приобщить к личному делу работника копию с копии приказа об увольнении. Она понадобится:

• работодателю - для подтверждения правильности подсчета страхового стажа работника для исчисления соцстраховских пособий;
• работнику - для подтверждения стажа для пособий и впоследствии для назначения пенсии.

Если же у нового сотрудника нет никаких документов, подтверждающих увольнение с прежнего места работы, и вы берете его на основную работу, то лучше заведите ему новую трудовую книжку по его заявлению . Ведь трудинспекция при проверке может посчитать, что вы незаконно приняли сотрудника на основную работу, и оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Работодатели обязаны заверять печатью записи в трудовой книжке

С 7 апреля 2015 года вступил в силу Федеральный закон , который позволяет организациям (ООО и АО) отказаться от использования печати (см. « »).

В вышеуказанном письме отмечено, что обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ ), а также пунктами 2.2, п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтрудсоцразвития ). Данные подзаконные акты приняты во исполнение требований федерального закона - пункта 2 ), поэтому записи в трудовой книжке необходимо заверять печатью .

Запись в трудовой книжке можно заверить какой угодно печатью

Главное, чтобы она была круглой, а на оттиске содержалось полное название организации и точный адрес.

Во многих компаниях помимо основного штампа есть еще и дополнительные. Сотрудники разных отделов и подразделений используют разные печати. К примеру, одна из них может быть с оттиском «Для документов», вторая - «Филиал № 3», третья - «Кадровая служба» и т. д. Однако какую бы печать ни поставили в трудовой книжке работника, запись будет верной.

Как правило, в трудовой книжке печатью заверяют запись об увольнении сотрудника (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Другие сведения о работнике можно отражать в книжке без штампа.

Что предпринять, если уволившийся надомник не явился за своей трудовой книжкой

Сотруднику нужно выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку документа по почте . С этого момента работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Например, работник не явился за трудовой книжкой и не прислал согласие на ее пересылку. Тогда компании придется хранить документ до момента его востребования. Срок хранения невостребованных книжек определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Согласно этому документу, трудовые должны храниться в архиве не менее 50 лет .

Сколько хранить трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей ( , утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Можно ли отправить сотруднику трудовую книжку ценной бандеролью?

Да. Но только с письменного согласия самого сотрудника . То есть перед тем, как выслать ему трудовую ценной бандеролью, он должен прислать в компанию свое письменное согласие. Без письменного согласия отправлять нельзя .

Как заполнить трудовую книжку при смене названия организации

В остальных случаях (кроме, конечно, увольнения) выдавать книжку работнику по-прежнему опасно (п. 7, 41 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225) . Если это обнаружится (например, из-за того, что работник ее потеряет), то существует риск, что вас оштрафуют за нарушение трудового законодательства.

В приказе директора предприятия об увольнении сказано, что работник уволен 15 августа. Работник договорился с кадровой службой другой фирмы, что сразу придет с документами устраиваться к ним на работу. Но на предприятии по прежнему месту работы трудовую книжку выдали только 21 августа, и он потерял четыре рабочих дня. Кто заплатит за вынужденный прогул?

Сотрудник уволен за систематическое отсутствие на работе без уважительных причин и надлежащего оформления своего отсутствия. По той же причине вручение ему трудовой книжки не представляется возможным. Как правильно поступить в такой ситуации, ибо в соответствии с Правилами несвоевременное вручение трудовой книжки влечет за собой штрафные санкции по отношению к работодателю?

Должна ли в трудовой книжке фиксироваться работа по совместительству?
В соответствии с ТК РФ (ст. 66) по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

По вине работника кадровой службы потерялась трудовая книжка работника. Стаж достаточно большой, с 1986 года. В кадровой службе осталась копия трудовой книжки. Можно ли внести одну запись за весь период времени в таком случае по заявлению работника?

Для недопущения подобных ситуаций работодатель должен был приказом назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Если потеря все же случилась, работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки с указанием общего стажа работы. То есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника.