Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание .

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2-6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;

• составить лист-заверитель;

• подшить (переплести) дело;

• пронумеровать листы дела;

• оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет ?

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы ?

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

• значимость, полнота (завершенность) документов;

• аутентичность (полнота и достоверность) документов;

• отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009-01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

• самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

- начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Организации согласно ГК РФ вправе создавать обособленные подразделения (далее – ОП) в форме представительств и филиалов. Такие структуры различаются названием, юридическим статусом, правами и обязанностями. Согласно п. 3 ст. 55 ГК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) представительства и филиалы должны быть указаны в Едином государственном реестре юридических лиц.

В соответствии со ст. 11 НК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) ОП организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Для целей налогообложения признание ОП организации происходит независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Согласно ст. 209 ТК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

ОП не являются самостоятельными юридическими лицами. Цель, задачи и функции таких структур определяются создавшей их организацией. Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.

Бухгалтерский учет в ОП

Порядок ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности в ОП зависит от того, выделено или нет соответствующее структурное подразделение на отдельный баланс.

В случае, если структурное подразделение имеет незначительное количество операций и сотрудников, выделять его на отдельный баланс нецелесообразно. В данной ситуации все первичные документы собираются в ОП и передаются в бухгалтерию головной организации, где и ведется . Следует установить периодичность передачи первичных документов. Головная организация должна обеспечить раздельный учет своих операций и структурного подразделения. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утвержденного учетной политикой организации. Аналитический учет операций следует вести в разрезе этих субсчетов. Вводить отдельный счет, например 79 «Внутрихозяйственные расчеты» , для учета операций таких ОП нецелесообразно.

В случае, если ОП имеет значительное количество операций, большой штат сотрудников, отдельный расчетный счет и ведет полноценную хозяйственную деятельность, такое структурное подразделение следует наделять собственной бухгалтерией и выделять на отдельный баланс. В таком структурном подразделении ведется собственный бухгалтерский и налоговый учет, в котором отражаются все хозяйственные операции. На основании данных учета ОП формируют свою бухгалтерскую отчетность, а также необходимую налоговую отчетность. Сформированные данные передаются в головную организацию для составления консолидированного (сводного) баланса. Для ведения внутрихозяйственных расчетов между головной организацией и ее структурным подразделением в данном случае может применяться счет .

Налогообложение

В соответствии со ст. 19 НК РФ налогоплательщиками признаются организации. ОП российских организаций исполняют обязанности этих организаций по уплате налогов и сборов по своему месту нахождения. Факт наличия у организации ОП оказывает существенное влияние на порядок исчисления, уплаты налогов и представление налоговой отчетности. Рассмотрим этот порядок подробнее.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 2 ст. 288 НК РФ уплата авансовых платежей, а также сумм налога, подлежащих зачислению в доходную часть бюджетов субъектов РФ, производится налогоплательщиками – российскими организациями по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее ОП исходя из доли прибыли, приходящейся на эти ОП. Доля прибыли определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников (расходах на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества, определенной в соответствии с п.1 ст. 257 НК РФ, в целом по налогоплательщику. При этом налогоплательщики самостоятельно определяют, какой из показателей должен применяться.

Организация, имеющая несколько ОП на территории одного субъекта РФ, вправе перейти на исчисление суммы налога, подлежащей уплате в бюджет этого субъекта РФ, исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей обособленных подразделений, находящихся на территории данного субъекта, и уплату налога производить через одно из этих ОП. О выборе ответственного ОП налоговые органы следует уведомить до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду.

В соответствии с п. 5 ст. 289 НК РФ организация подает по месту своего нахождения налоговую декларацию с распределением сумм налога по ОП.

В налоговый орган по месту нахождения ОП представляется сокращенная декларация. Состав ее показателей приведен в п. 1.4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 26.11.14 г. № ММВ-7-3/600@.

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с п. 2 ст. 174 НК РФ НДС уплачивается централизованно в целом по организации по месту ее регистрации в налоговом органе. Согласно п. 5 ст. 174 НК РФ также представляется в налоговый орган только по месту нахождения организации.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с абзацем 2 п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения ОП организации, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого ОП, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами ОП) от имени такой организации.

Отчитаться за работников ОП нужно по месту его учета. Согласно абзацу 4 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, представляют в налоговый орган по месту учета таких ОП, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета ОП, заключивших такие договоры:

расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих ОП, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.15 г. № ММВ-7-11/450@.

Страховые взносы в ПФР и ФСС РФ

ОП организации, выплачивающее вознаграждения физическим лицам при наличии отдельного баланса и расчетного счета, должно самостоятельно уплачивать и представлять отчетность в фонды (п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ (в ред. от 3.07.16 г.) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Для этого ОП подлежит постановке на учет в ФСС РФ и ПФР в заявительном порядке как страхователь по месту своего нахождения.

ОП необходимо представлять следующую отчетность:

расчет РСВ-1 ПФР и сведения персонифицированной отчетности, входящие в его состав, по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.14 г. № 2п (в ред. от 4.06.15 г.);

расчет 4-ФСС по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 26.02.15 г. № 59 (в ред. от 4.07.16 г.).

Налог на имущество

В соответствии со ст. 384 НК РФ организация, в состав которой входят ОП, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи по налогу) в бюджет по местонахождению каждого из ОП в отношении имущества, находящегося на отдельном балансе каждого из них. Сумма налога определяется как произведение налоговой ставки, действующей на территории соответствующего субъекта РФ, на которой расположены данные ОП, и налоговой базы (1/4 средней стоимости имущества), определенной за налоговый (отчетный) период в отношении каждого ОП.

Согласно п. 1 ст. 386 НК РФ налогоплательщики обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять в налоговые органы по местонахождению каждого своего ОП, имеющего отдельный баланс, налоговые расчеты по авансовым платежам по налогу и налоговую декларацию.

Транспортный и земельный налог

Уплата налогов и авансовых платежей по налогам производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363 НК РФ), земельных участков (п. 3 ст. 397 НК РФ).

Организации по истечении налогового периода представляют налоговые декларации в налоговый орган по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363.1 НК РФ), земельных участков (п. 1 ст. 398 НК РФ).

Таким образом, уплата и представление отчетности по данным налогам может быть и в регионе, где находится головная организация, и по месту ее ОП в другом регионе.

Чтобы филиал или обособленное подразделение создавали вам меньше проблем, необходимо уделить особое внимание налаживанию документооборота с ним. А также не стоит обходить вниманием и сотрудников филиала. С ними нужно провести специальную разъяснительную работу о том, какие документы, в какой срок и каким образом должны оформляться. Воспользуйтесь для этого советами лектора.

Итак, уважаемые слушатели, прежде чем начать наш разговор, напомню, что все первичные документы работники филиала должны составлять от имени или на имя организации. Поскольку именно ей принадлежат вес права и обязанности по сделкам. Обратите внимание: не филиал ведет деятельность, а организация через него. Таковы нормы законодательства. Ведь согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ, обособленные подразделения, в частности филиалы, не являются юридическими лицами. Они лишь наделяются правом представлять интересы фирмы и выполнять ее функции. Это юридические тонкости.

Теперь перейдем непосредственно к бумагам. Порядок документооборота филиала напрямую зависит от того, выделен он на баланс или нет. Предлагаю начать с наиболее распространенной ситуации, когда филиал не имеет отдельного баланса. В этом случае, как вы понимаете, бухгалтерский и налоговый учет в полном объеме ведет головной офис. А филиал занимается только оформлением первичных документов, например договоров, накладных, счетов-фактур. И соответственно, эти документы из филиала в головное предприятие должны поступать вовремя, без задержек.

Для этого необходимо установить четкие сроки их передачи. Например, доставлять документы в головной офис один раз в не делю, по понедельникам. Конкретный срок фиксируется во внутренних нормативных актах. Это могут быть учетная политика, график документооборота организации или отдельный приказ о сроках сдачи документов филиалами. И не забудьте назначить ответственных за прием-сдачу документов. Именно от них вы будете требовать неукоснительно соблюдать принятый порядок.

Теперь что касается самого процесса передачи документов. Чтобы они "не терялись", советую при передаче оформлять сопроводительный реестр. Вы можете сами составить форму реестра и объяснить работникам филиала, как ее заполнить. В реестре указывается номер филиала, период, за который передаются документы. Более того, обязательно надо указать перечень документов с их реквизитами: наименованием, номером, датой, суммой. Реестр оформляется в двух экземплярах и подписывается ответственными сотрудниками филиала и головного офиса.

Когда филиалы располагаются в разных городах, документы могут приходить с опозданием. Хороший выход из этой ситуации - обмен информацией по электронной почте. То есть работники филиала наравне с почтовым отправлением отсылают тот или иной документ по электронной почте. В этом случае головная организация сможет своевременно отразить все необходимые данные в бухгалтерском и налоговом учете и не будет зависеть от момента поступления "первички".

Как правильно обмениваться данными

Теперь поговорим о том, как лучше организовать документооборот филиала, если он выделен на баланс. Такие обособленные подразделения ведут бухгалтерский учет самостоятельно. Соответственно, в головную организацию должна поступать информация о заключительных оборотах по счетам бухучета, видам доходов и расходов для расчета налога наприбыль. Кроме того, обмен данными необходим для контроля внутрихозяйственных расчетов между филиалом и головным офисом.

Прежде всего, передавать данные можно при помощи специально разработанного программного обеспечения. Например, вести учет в единой бухгалтерской программе. Нo, к сожалению, далеко не у каждой фирмы есть такая финансовая возможность. Поэтому многие идут более простым путем и используют документ, который называется авизо, или извещение. Авизо показывает корреспонденцию счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты" по дебету и по кредиту с другими счетами для каждой хозяйственной операции. Унифицированной формы авизо нет, вы разрабатываете ее сами и утверждаете с учетной политике.

Но не забудьте, что созданный вами документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. - 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как может выглядеть форма авизо, я вам сейчас расскажу. Она очень простая и легко заполняется. Вы сейчас и сами в этом убедитесь. Рассмотрим пример передачи сумм НДС в головной офис. Предположим, филиал занимается торговлей. При покупке товара он делает такие проводки

ДЕБЕТ41 КРЕДИТ 60

10 000 руб. - приобретем товар;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

1800 руб. - выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19

1800 руб. - принят к вычету входной НДС.

Затем купленный товар реализуется:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет "Выручка"

- 14160 руб. - отражена выручка от реализации товара;

ДЕБЕТ 90 субсчет "Себестоимость продаж" КРЕДИТ 41

10 000 руб. - списана себестоимость реализованного товара;

ДЕБЕТ 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"

2160 руб. - начислен НДС в бюджет.

Таким образом, по балансу филиала проходит сумма НДС, полученная при приобретении товара, а также сумма налога, начисленная при реализации. Однако обязанность перечисления налога в бюджет лежит на головном офисе, поскольку налогоплательщиком НДС является сама организация. Соответственно, филиал должен передать ему данные для определения налоговой базы.

По окончании месяца филиал передает головному офису сумму начисленного и полученного НДС:

ДЕБЕТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"

1800 руб. - передана сумма входного НДС, подлежащего вычету;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям"

2160 руб. - передана сумма начисленного НДС.

Суммы НДС заносятся в авизо Они должны совпадать с данными книги покупок и книги продаж филиала. Выписки из книг прикладываются к авизо, получив авизо, головной офис делает проводки:

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ "РАСЧЕТЫ ПО НДС"

КРЕДИТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям"

1800 руб. - получена от филиала сумма входного НДС, подлежащего вычету;

ДЕБЕТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"

2160 руб. - получена от филиала сумма НДС к уплате.

Итак, на основании авизо филиала головная организация формирует записи у себя в бухгалтерском и налоговом учете. Кроме того, проверяет, правильно ли ведет учет филиал. Выпи-сывается авизо в двух экземплярах: один остается в филиале, а другой предается в организацию. Сроки представления документа вы прописываете в учетной политике.

-Елена Витальевна, авизо требуется составлять отдельно для каждой операции?

Нет, не обязательно. Если у вас немного хозяйственных операций, то вы можете собрать информацию о них в одном документе. Главное, чтобы авизо был передан в срок

Нюансы оформления счетов-фактур, кассовых документов

Хотелось бы обратить ваше внимание на то, как филиал должен заполнять счета-фактуры. К сожалению, здесь бывает больше всего ошибок. В результате у покупателя могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС. Кроме того, много сложностей вызывает ведение книги покупок и книги продаж в филиале. И не все знают, как оформлять собственную кассовую книгу филиала. Об этом мы сейчас с вами и поговорим.

Итак, с чета-фактуры, которые выписывает филиал, оформляются по определенным правилам. Запомните, счет-фактура выставляется всегда от имени организации. В строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" указывается наименование самой организации и ее адрес, то есть адрес головного офиса. А вит в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" должны быть данные структурного подразделении: его наименование и почтовый адрес. В строке 26 "ИНН/КПП продавца" нужно указывать И1IIIорга-низации и КПП структурного подразделения*.

Счет-фактура должен быть составлен в течение пяти календарных дней с даты отгрузки. Такова норма пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ. Скажите, а если филиал - это только склад, и на баланс он не выделен. Как нужно оформлять счета-фактуры?

Рекомендую правила оформления счетов-фактур донести до сведения сотрудников филиала, которые непосредственно их выписывают. Оптимальный вариант - составить памятку, образец. И прикрепить его возле рабочего места каждого сотрудника, занимающегося счетами -фактурами.

Кстати, нелишним будет сделать такую же памятку и для входящих счетов-фактур, если филиал сам напрямую работает с поставщиками. Сделайте образец, как должны быть оформлены полученные счета-фактуры. Тогда работник филиала сможет сразу проверить, правильно ли они заполнены, и тем самым оградить фирму от возможных неприятностей с налоговиками.

Итак, в строке 4 "Грузополучатель и его адрес" должны быть записаны наименование и адрес филиала. В строках 6 "Покупатель" и 6а "Адрес" - реквизиты головной организации в соответствии с учредительными документами. А в строке 66 "ИНН/КПП покупателя" - ИНН организации и КПП филиала.

Что касается журнала регистрации полученных и выданных счетов-фактур, то обособленным подразделениям разрешено вести его как разделы единых журналов организации*. С книгами покупок и книгами продаж та же картина.

В конце каждого налогового периода по НДС соответствующие разделы книг передаются в головной офис и включаются в единую книгу покупок и книгу продаж по организации в целом. При этом в головную организацию могут быть переданы подлинники разделов, а в филиале оставлены заверенные ко-пии, и наоборот.

Такой порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж вы должны отразить в учетной политике У филиалов, работающих с наличностью, возникают проблемы с оформлением кассовой книги. Дело в том, что специальный порядок по ведению кассовой книги для организаций, имеющих обособленные подразделения, законодательством не установлен. А по общим правилам организация должна вести одну кассовую книгу. Таковы требования пункта 23 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директо-ров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. - 40.

Понятно, что головной офис и филиалы не могут одновременно вести записи в одной кассовой книге, особенно если значительно удалены друг от друга. Ведь согласно пункту 24 Порядка записи в кассовую книгу нужно вносить сразу же после получения или выдачи денег по кассовым ордерам. При этом прием или выдача денег производится в день составления кассового ор-дера*.

Поэтому, на мой взгляд, ведение филиалом своей кассовой книги при расчетах наличными вполне оправданно. Тем более что официального запрета на это нет.

Кроме того, Минфин России позволяет компаниям вести операционную кассу. Для этого в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен специальный субсчет счета 50, который так и называется - "Операционная касса"*.

То есть вы можете кассовые операции по филиалам отра-жать на этом субсчете.

Соответственно, в учетной политике нужно указать, что основная касса находится в головном офисе, а в филиалах открыты операционные кассы. При этом в филиалах оформляются операционные кассовые книги по форме " КО-4"".

Также напоминаю, что по кассовым документам, как и по всем остальным, вы должны выбрать порядок нумерации. И закрепить его в учетной политике. А также ею или отдельным приказом установите сроки передачи информации по кассе филиала и кассовой документации в головной офис.

-Елена Витальевна, а как быть с лимитом кассы филиала?

Если филиал открывает собственный расчетный счет в банке, то этот банк устанавливает филиалу свой лимит. В противном случае лимит кассы устанавливается единый длявсей организации в целом. Исходя из него руководитель решает, какой будет лимит у каждого филиала. Чтобы проконтролировать соблюдение лимита, кассы филиала должны передавать в головной офис сведения об остатках на конец дня.

-То есть лимиты касс подразделений будут складываться?

Да, конечно. Например, общий лимит для всей организации - 100 000 рублей. Головному офису устанавливается лимит 50 000 рублей, филиалу? 1 - 30 000 рублей, филиалу?2-20 000 рублей. Все это делается внутренним распоряжением по организации Елена Витальевна, такой вопрос. В филиале используется кассовый аппарат, который зарегистрирован по местонахождению головной организации. Если мы его не перерегистрируем по местонахождению филиала, какие будут санкции?

Дело в том, что штраф предусмотрен только за отсутствие кассового аппарата. Это статья 14.5 КоАП РФ. Поэтому вам штрафные санкции не грозят. Однако налоговики считают, что ККМ нужно регистрировать по местонахождению филиала. Такую точку зрения они высказали в письме ФНС России от 6 июня 2005 г. ?22-3-12/1013.

Поэтому, на мой взгляд, лучше кассовый аппарат перерегистрировать, чтобы избежать споров с налоговой инспекцией.

-Хотелось бы уточнить. У меня много филиалов и каждый имеет свой расчетный счет. Скажите, в какую налоговую инспекцию нужно сообщать об открытии расчетного счета?

В инспекцию по местонахождению организации. И сделать это вы должны в течение семи рабочих дней. Такова норма пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

-А мне в нашей налоговой инспекции говорят, что нужно сообщать по местонахождению филиала. Я так и делаю.

Они не правы. Норма четко прописана в кодексе. Если у вас не приняли сообщение об открытии счета, то пусть подтвердят это письменно. Иначе сами же и оштрафуют по статье 118 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа - 5000 рублей Мы занимаемся автострахованием, и у нас рабочие места созданы во многих автосалонах Москвы, а также в области. Головной офис находится в Москве. Должны ли мы регистрировать эти рабочие места в Москве или только те, которые в области?

Подразделения, которые открыты в том же городе, что и организация, но на территории, подведомственной другой налоговой инспекции, также ставятся на учет. Так разъяснили чиновники в письме Минфина России от 16 февраля 2005 г, - 03-06-05-04/35. При этом вы должны сообщить в свою налоговую инспекцию о том, что вы создали обособленное подразделение.

-Елена Витальевна, а обязательно хранить первичные документы филиала в центральном офисе?

Этовы решаете сами. Но я считаю, что вся документация по филиалу должна храниться в головной организации. Это позволит, с одной стороны, проконтролировать правильность отражения операций в бухучете филиала. А с другой стороны, у вас будет меньше проблем при налоговой проверке организации.

Как выглядит филиал с отдельным балансом

Что значит"филиал, выделенный на отдельный баланс", в налоговом законодательстве и нормативных актах по бухучету не сказано. Однако Минфин России в письме от 29 марта 2004 г. - 04-05-06/27 все же разъяснил, что под "отдельным балансом" следует понимать набор определенных показателей. Их устанавливает сама организация. Перечень показателей и формы отчетности, которые представляет филиал, должны быть зафиксированы во внутренних документах, например в положении о филиале. Как правило, отчетность филиала состоит из тех же показателей, что и отчетность головного офиса. Это делается для того, чтобы было проще сводить итоговые суммы. Получив авизо, головной офис делает проводки.

Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2015.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Дата публикации: Август 2009г.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.

Можно - в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

• Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
• Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» - вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны, присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.