Как правильно должна оплачиваться командировка. Как рассчитать суточные в выходные дни в командировке

Зачастую для исполнения профессиональных обязанностей сотруднику организации приходится на некоторое время поехать в другой город или страну. Это означает дополнительные расходы для специалиста: на питание, проживание в гостинице, приобретение железнодорожного или авиабилета, оформление визы и другие нужды. Затраты погашаются работником не из собственного кармана, а из средств компании согласно действующим правилам, по которым оплачивается командировка.

Командировки и материальное вознаграждение за них рассматриваются в ст. 167-168 ТК РФ. В нормативном акте говорится, что за специалистом, отправленным в служебную поездку, сохраняется средний заработок и занимаемая в компании позиции. Фирма-наниматель обязана компенсировать ему траты, связанные с проживанием вдали от дома, – т.е. суточные расходы.

Как оплачиваются командировочные? За основу расчета берется количество дней, потраченных на служебную поездку. В него входят:

• дни, потраченные на дорогу в оба конца;
• дни вынужденных простоев;
• выходные, праздничные даты, попавшие в период поездки.

Полученное число дней умножается на нормативную сумму, закрепленную во внутренних положениях компании. Суточные при командировках определяются фирмой-нанимателем самостоятельно и закрепляются во внутренних документах организации. Законом (ст. 217 НК РФ) установлен их следующий максимальный размер, не предполагающий обложения подоходным налогом:

• 700 руб. – для внутрироссийских поездок;
• 2,5 тыс. руб. – для заграничных.

Если компания платит сверх указанного уровня, разницу необходимо обложить НДФЛ.

Минимальный размер суточных законодательно регламентируется. Распространена практика, что рядовым специалистам полагается один уровень компенсации за служебные поездки, руководству организации – увеличенные суммы в зависимости от занимаемой должности. Градация закрепляется приказами и иными внутренними актами фирмы.

Перечисление суточных при однодневной командировке в пределах РФ не предусмотрено действующим законодательством, но фирма-наниматель вправе оговорить оплату компенсации и закрепить коллективным соглашением или приказом руководства.

Какие расходы специалиста возмещаются работодателем?

Что входит в суточные командировочные расходы? Фирма-наниматель обязана возместить следующие траты специалистов:

• приобретение билетов туда и обратно;
• оплату жилья (отель, квартира, комната и т.д.);
• непосредственно суточные – т.е. траты, понесенные на питание и проживание вдали от дома;
• иные расходы (пример: оформление визы, аэроэкспресс в аэропорт, такси с вокзала до отеля, провоз сверхнормативного багажа и т.д.).

Законодательство регламентирует расчет командировочных, но не диктует, на что специалист вправе тратить суточные. Подразумевается, что на полученные средства он будет питаться во время поездки, совершать иные расходы, необходимые для создания комфортного проживания вне дома. Работник не обязан отчитываться в тратах: предоставлять чеки и квитанции, а администрация предприятия не вправе контролировать целесообразность использования денег.

Для подтверждения иных расходов, кроме суточных, специалист в трехдневный срок после возвращения из поездки представляет в бухгалтерию авансовый расчет. К нему прилагаются бланки билетов, чеки, подтверждающие оплату гостиницы и иные траты, связанные с решением рабочих вопросов.

Перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем, открытый. Это означает, что сотрудник получает возврат средств за любые траты, необходимые для профессиональной деятельности вдали от дома, совершенные с согласия фирмы-нанимателя или без него.

Оплачиваются ли выходные, проведенные в отъезде?

Оплата командировки в выходной день имеет нюанс: сотрудник получает зарплату за указанные даты в том случае, если на них распланированы рабочие мероприятия, выпадает дорога домой или к месту выполнения трудовых функций.

• Билеты, подтверждающие даты отъезда и возвращения.
• Служебную записку с отметками принимающей стороны – аналог билетов для сотрудников, передвигавшихся на собственном авто или утерявших билеты.

Суточные за выходные уплачиваются при любом раскладе. Бухгалтер находит общую продолжительность поездки (в днях) и умножает на сумму довольствия, указанную во внутренних положениях компании.

Помимо командировочных специалисту причитается средний заработок. Для субботы, воскресенья и праздников, приходящихся на поездку и предусматривающих рабочие мероприятия, полагается оплата в удвоенном размере или одинарном, но с предоставлением сотруднику в дальнейшем соответствующего количества оплачиваемых отгулов.

Как оплачиваются заграничные командировки?

Большинство организаций прописывают две шкалы суточных во внутренних приказах:

• для внутрироссийских поездок;
• для отъездов за пределы страны.

• по «заграничным» нормам – для дней пребывания за рубежом;
• по «внутрироссийским» – для дня въезда на территорию РФ.

Ориентир для расчета дней – отметки пограничных служб в загранпаспорте специалиста, проставляемые при выезде из страны и въезде.

Командировка за границу может оплачиваться в рублях и в валюте в зависимости от положений внутренних документов компании-нанимателя. Пример: размер суточных может быть номинирован в долларах или евро, но работнику на руки выдается сумма в рублях, рассчитанная по курсу Центробанка.

Как оплатить дни пребывания в рабочей поездке?

Согласно положениям законодательства, оплата командировочных производится исходя из среднего дохода специалиста, исчисленного за 12-ти-месячный период. Если гражданин трудоустроен в компании меньше года, в расчет включается весь период его работы до последнего дня месяца, идущего перед месяцем поездки.

Расчет среднего заработка для командировки осуществляется по формуле:

Сз = З/До* Дк, где

З – выплаты сотруднику за годовой временной интервал, включаемые в расчет (оклад, премии и другие доходы);

До – число дней, фактически отработанных за 12-ти-месячный период;

Дк – количество дней служебной поездки.

С выплат, причитающихся специалисту, находившемуся в поездке, удерживается подоходный налог. Бухгалтерия работодателя обязана начислить и уплатить в ИФНС страховые взносы за специалиста.

Как отразить оплату командировки в бухгалтерском учете предприятия?

Чтобы отразить выплату суточных, бухгалтер должен сделать проводки по командировочным расходам. Ему необходимо посчитать возмещение и показать результат по счетам:

• Д 26 (20, 23, 25 – в зависимости от должности сотрудника) – К 71 – начисление суточных.
• Д 71 – К 51 (50) – выплата причитающихся сумм безналичным (наличным) расчетом.
• Д 26 (20, 23, 25 – согласно должности сотрудника) – К 70 – начисление зарплаты за дни в поездке.
• Д 70 – К 51 (50) – перечисление зарплаты на карточку специалиста (выдача на руки из кассы).

Учет командировочных расходов предполагает, что возврат трат, понесенных в поездке, не облагается НДФЛ. Указанные суммы включаются компанией в расчет налога на прибыль и уменьшают его размер в случае, если имеют документальное подтверждение и признаются целесообразными с экономической точки зрения.

Аванс на командировочные расходы или постоплата по факту совершенной поездки – обязанность работодателя, регламентированная законодательно. Так фирма возмещает расходы специалиста, понесенные на бизнес-путешествие, необходимое для исполнения служебных обязанностей. На период отсутствия за сотрудником сохраняется занимаемая должность и средний оклад.

Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

• служебное задание;
• приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
• командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

• командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
• авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
• отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

• оформление загранпаспорта и визы;
• страхование выезжающих за рубеж;
• телефонные переговоры;
• комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
• провоз багажа не более 30 кг;
• прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

• документы по расходам;
• копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
• подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 " " (далее – Положение № 749).

Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от ; ; ), а также Министерства труда и социальной защиты РФ ( от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные , на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " " (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований ).

Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации ( , ), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные .

Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от , от , от и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).

Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от и от пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от , Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от , предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

Список литературы

1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
4. О заполнении личной карточки работника: Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
5. Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
6. от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Работодатель обязан возмещать суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику:

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации « » в Контур.Школе :

«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Правила оплаты командировки

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в обязанности работодателя входит компенсирование затрат командированного сотрудника, в частности, оплата проезда и проживания. Также он должен оплатить так называемые суточные. Кроме того, работник может произвести другие расходы с разрешения начальства. Тогда эти оговоренные расходы покрываются средствами работодателя.

В случае возникновения споров, связанных с выплатами командировочных расходов, бремя доказывания о произведенных расчетах лежит на работодателе. Это считается одной из гарантий защиты трудовых прав работника, поскольку он экономически и организационно зависит от работодателя (апелляционное определение Омского облсуда от 18.02.2015 по делу № 33-1023/2015).

При этом факт пребывания в командировке доказывается самим работником (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 28.10.2015 по делу № 33-7024/2015). Доказать этот факт можно с помощью:

• приказа о направлении в командировку;
• служебного задания, утвержденного работодателем;
• авансового отчета;
• билетов на поезд, самолет или другие виды транспорта;
• отчета работника о проделанной работе.

В отдельных случаях судом в качестве доказательств могут быть приняты копии указанных документов.

Таким образом, труд работника, находящегося в командировке, оплачивается в соответствии с гл. 24 ТК РФ.

Как оплачивается командировка в выходной день?

Согласно ст. 153 ТК РФ труд в выходной день работнику оплачивается минимум в двойном размере, исходя из средней зарплаты за 1 день. Как вариант ТК РФ допускает оплату в одинарном размере с возможностью выбрать в будущем выходной на свое усмотрение.

Применительно к ситуации с оплатой командировки в выходной день стоит отметить, что работодателем он оплачивается не только, если работник выполнял свои обязанности, но и если находился в пути, включая отъезд и прибытие (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

При этом не имеет никакого значения, сколько времени фактически работник находился в пути: несколько часов или весь день.

Привлечь работника к труду в выходной можно только с его письменного согласия. Это правило распространяется и на случай нахождения сотрудника в командировке.

Так, основанием для оплаты выходных в командировке будут служить:

• согласие работника на привлечение к труду в выходной день;
• соответствующий приказ работодателя;
• служебное задание, где прописан этот момент;
• письмо или справка в произвольной форме от работодателя, у которого в выходной день трудился прикомандированный работник.

Таким образом, за рабочие дни в командировке работнику выплачивается его средний заработок, а за отработанные/проездные выходные дни оплата происходит в порядке ст. 153 ТК РФ.

Суточные в выходные дни в командировке

Суточные платятся сотруднику организации в качестве компенсирования затрат на проживание вне дома (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ), например, на оплату питания. При этом, согласно абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках и письму Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415, работник получает суточные за весь период нахождения в командировке, в том числе выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути.

Кроме того, суточные выплачиваются работнику, даже если он заболел в командировке. И выплачиваются они до тех пор, пока он не выполнит свое служебное задание и/или не вернется домой.

Согласно абз. 4 п. 11 Положения о командировках, если характер выполняемой работы и состояние транспортного сообщения дают возможность работнику каждый день возвращаться домой, суточные не выплачиваются.

Таким образом, за командировку в выходной день работнику также полагаются суточные.

Как оплачиваются больничные, сверхурочные, работа в ночное время в момент нахождения работника в командировке?

Если болезнь работника совпала с командировкой, то работодатель оплачивает суточные и аренду жилья (кроме случаев нахождения работника в больнице). Заработная плата не начисляется, сотрудник получает пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 Положения о командировках).

В случае сверхурочной работы или работы в ночное время в командировке применяются положения, содержащиеся в ст. 152 и ст. 154 ТК РФ, поскольку на труд работника в командировке распространяются те же нормы трудового законодательства, что и в случае работы в обычном режиме (на своем рабочем месте).

Таким образом, при нахождении работника в командировке за ним сохраняются все предусмотренные действующим законодательством социальные гарантии и порядок оплаты труда.

В статье были дан ответ на вопрос: «Командировка в выходные дни — как оплачивать?» .

В спорах, связанных с оплатой командировки в выходной день, доказывать факт нахождения в командировке должен работник, а факт полного расчета с ним — работодатель. Если работник, находясь в командировке в выходной день, фактически исполнял свои трудовые обязанности или находился в пути, то он вправе получить двойную оплату труда. Соответственно, если он в эти дни не работал, оплата не производится. Суточные начисляются в любом случае, даже если работник был на больничном.