В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка. Образец докладной записки: как правильно составить и что необходимо указать

Информационная докладная записка — это документ, целью которого является побуждение вышестоящего лица принять какое-либо решение. Автор может составить докладную записку как по личному желанию, так и по указанию вышестоящего лица. Рассмотрим, как правильно писать докладную записку

Докладные записки имеют несколько подразделений.

1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически. Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний. Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата :

• внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;
• внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Внутренние докладные записки пишутся на обычном листе бумаги, внешние — на специальном бланке организации.

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, о том, как это сделать легко и эффективно.

Оформление внутренней докладной записки

Для правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.

1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г. , тот день, когда документ был составлен и подписан.
5. Кратко напишите суть докладной записки.
6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Бланк внешней докладной записки

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

• название организации
• наименование документа
• номер документа и дата составления
• город составления
• адресат (должность, инициалы, фамилия)
• заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
• сам текст докладной записки
• должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Пример докладной записки

Рассмотрим образец написания докладной записки на сотрудника на примере внутренней докладной.

Докладная записка о прогуле (образец)

Докладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.

В тексте докладной о прогуле сначала указывают сам факт отсутствия сотрудника, затем выдвигают просьбу решить эту проблему. Структура докладной остается прежней.

Главный отдел

Директору ООО «Сладкоежка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Краснову И. Ф.

Довожу до вашего сведения, что 11 сентября 2012 г сотрудник Белов З.Ю. отсутствовал на рабочем месте по неопределенной причине. Ставлю Вас в известность, что сотрудник не является на работу уже 4 раз за последние два месяца.

Прошу Вас применить к Белову В.В. меры дисциплинарного воздействия, так как его прогулы способны существенно снизить производительность нашего предприятия.

Заместитель директора (подпись) Горшков Ю.Г.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Докладная записка на имя руководителя о нарушении дисциплины включает в себя ФИО провинившегося, вид нарушения, количество подобных проступков и возможные пути решения ситуации.

Терапевтическое отделение Главному врачу

Докладная записка – это документ , содержащий подробное объяснение какого-либо вопроса составителем, этот документ заключается выводами составителя. Докладная записка адресована вышестоящим лицам, и бывает оформлена по-разному, также она может иметь разное содержание.

Виды докладных записок

Докладные записки бывают разных видов. Среди них выделяются инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к каким-то действиям. Информационная докладная записка дает информацию о том, как проводится работа, и составлять такую записку нужно регулярно. Отчетная докладная записка информирует руководителя о произошедших в организации изменениях.

Докладная записка на сотрудника может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка обычно посылается в вышестоящую организацию, и пишется на специальном листе бумаги. Внутренняя докладная записка пишется на обычной бумаге, и пишется по инициативе одного из работников.

Как оформить докладную записку на сотрудника?

Есть определенный образец докладной записки. Так, в правом углу сверху нужно написать имя, отчество и фамилию адресата. Чуть ниже напишите своё имя, отчество и фамилию.

Посреди документа пишется «Докладная записка ». Докладная записка на сотрудника состоит из двух частей. В первой части вы рассказываете о том, что сделал сотрудник, на которого вы жалуетесь. Укажите, какие конкретно внутренние правила распорядка организации он нарушил, и какие последствия может вызвать его проступок.

Вторая часть докладной записки посвящена тому, как нужно поступить с провинившимся сотрудником. Предложите начальнику разобраться в конфликте, но не пишите в приказной форме, что надо делать. Не предлагайте наказывать сотрудника. Руководитель сам разберется, как воздействовать на него.

После написания документ надо распечатать и подписать, после этого его можно послать лично директору или послать по почте.

Докладная записка часто составляется по поводу отсутствия сотрудника на рабочем месте. Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте более трех часов, то он должен дать объяснение по этому поводу. Если он не может дать объяснения, то на него составляется докладная записка руководству. За что можно привлечь к ответственности работника? За неисполнение трудовых обязанностей, за нарушение трудовой дисциплины, нарушение трудового договора.

Если работник пропустил работу по уважительной причине, то по этому поводу пишется , которая помещается в дело. Если у работника отсутствуют уважительные причины, то такую докладную записку можно считать основанием для дисциплинарного взыскания. Но если после нарушения работником дисциплины прошел месяц, то дисциплинарное взыскание применяться не может. Докладная записка на сотрудника учитывает, сколько раз было совершено нарушение. Если больше трех раз, то есть все основания для увольнения.

Докладная записка образец:

Докладные записки могут иметь положительный характер , если необходимо выделить рабочие достижения сотрудника организации, а также негативный , в целях наказания провинившегося, причинившего обиду, оскорбления, рукоприкладство или за хамское поведение.

Составителем документа является работник предприятия, в том числе и руководство, формируется на основе обращения к лицу, высшему по должности.

Причины для оформления могут быть связаны с жалобами либо отчетами за проведенную работу . Зачастую основаниями являются оскорбительные выражения на предприятии во время работы, хамские поступки, которые учитывают с особым вниманием при ее создании.

Разновидности и формы

В соответствии с содержанием подразделяются на:

Согласно адресату, записки бывают:

1. Внутренними : затрагивают вопросы, связанные с неприятными ситуациями на производстве.
2. Внешними : предназначены для вышестоящих инстанций.

Законодательные основы

По законодательству не выделяют различные сведения служебного характера, таким образом упоминание о докладной записке не встречается в разделах Трудового Кодекса и нормативных актах. Ее сравнивают с внутренним кодом, применяемым в целях удобной передачи информационных сведений различным должностным лицам одного предприятия, также как объяснительные или служебные записки.

По общероссийскому классификатору управленческой документации имеет номер 0286041 .

Докладная — документ , предоставляющий служебную информацию по сравнению с другими бумагами, направляется конкретно лицам, занимающим высокую должность, их представителям, руководителям подразделений, всем, кто уполномочен предпринять существенные действия.

Докладная записка отличается от служебной предназначением . Первая передает сведения от подчиненного до руководителя, вторая информирует равных по статусу сотрудников. Еще одно отличие служебной — отсутствие принадлежности к общероссийскому классификатору управленческой деятельности, поэтому оформляется в свободной форме.

По сравнению с объяснительной докладная не объясняет случившее событие для обвинения либо оправдания действий работника, хотя обе предназначены руководящему звену. В документах подразумевается побуждение руководства принять соответствующие решения по дисциплинарным нарушениям . Запискам присвоен код по ОКУД, составляются по просьбе начальника.

Документ о поведении сотрудника выполняет основную функцию — передать информацию вышестоящему должностному лицу, стимулируя его к принятию соответствующего решения. С ее помощью можно:

• решить сложившиеся производственные, административные либо хозяйственные трудности;
• усовершенствовать рекомендации, связанные с улучшением производственного процесса;
• донести до руководителя идеи, в соответствии с принятым решением, зачастую сотрудник выражает свое несогласие;
• объяснить собственное мнение, если возникает конфликтная ситуация между работниками либо с начальником соответствующего подразделения;
• регулярно предоставлять отчеты о деятельности предприятия;
• пожаловаться на сотрудника, невыполняющего указания руководящего лица;
• разобраться с неправомерным делегированием обязательств;
• поставить в известность руководителя по поводу нарушения дисциплины служащими при выполнении трудовых обязанностей и рабочего распорядка;
• предоставить сведения, касающиеся происшествий, повлиявших на возникновение финансовых потерь либо физического вреда;
• изложить благоприятную информацию, требующую реакции руководящего звена.

Классификация и авторство

В соответствии с фактами сведения, адресованные руководителю, нуждаются в срочном принятии решений. Обычно они являются негативными, но могут быть положительными, если сотрудник успешно проявил себя на работе и требуется оповестить руководство. Лица, высшие по должности, принимают поощрительные меры в отношении служащего материальным или другим способом.

Существуют типы , связанных с:

• нарушением рабочего порядка и дисциплины;
• невыполнением либо плохим выполнением трудовых обязательств;
• допущением использования оскорбительных фраз по достоинству другому служащему, недопустимых поступков в поведении, провокацией конфликтных ситуаций;
• рабочими достижениями, достойными награждения.

Записки, докладывающие о заслугах или провинностях работников, имеет право написать каждое должностное лицо предприятия. Зачастую ее подают подчиненные начальнику, соблюдая субординацию. Он, в свою очередь, принимает решение о доведении сведений до гендиректора.

Руководитель определенного отдела, составляя документ, может адресовать его генеральному директору . Сотрудник имеет возможность оформить докладную непосредственно главе компании, но перед передачей необходимо подписать ее у начальника подразделения.

В качестве исключения, бумаги, несущие информационный характер, оформляются в виде жалобы на руководителя отдела . Работник направляет записку с претензиями напрямую гендиректору.

В оформлении необходимо соблюдать обязательные требования . Обычно документ состоит из трех самостоятельных частей .

1. События, факты, причины. Раскрытие сути случившегося события.
2. Идеи составителя относительно сложившихся обстоятельств, что он предлагает, какие решения видит.
3. Подведение итогов и рекомендации.

Докладная записка — официальный и деловой документ, следовательно, ее составляют в соответствии с требованиями, установленными государственным стандартом №6.30-2003 об унифицированных системах документов, включая организационно-распорядительные бумаги.

Оформление внутренней записки заключается в использовании листа формата А4, при этом допускается рукописный или напечатанный текст. Специальный бланк здесь не предусмотрен. Обязательно указать:

• сверху, слева и в углу наименование структурного подразделения, данные составителя;
• справа, сверху и в углу фамилию, имя, отчество, должность адресата;
• название официальной бумаги, с помощью заглавных букв, располагая его в центре листа, иногда оно размещено в левом поле листа, по краю;
• под названием дату, месяц и год подписания, используя арабские цифры;
• короткие сведения о содержании;
• текст из обособленных блоков.

Последняя строчка состоит из подписи составителя, а также расположенных рядом фамилии, инициалов и должности.

Внешней докладной запиской считается исходящая официальная бумага , составленная с помощью фирменного бланка предприятия. Кроме основных сведений, документ содержит:

• наименование, контактную информацию о компании — составителе;
• номер;
• название города, где она была сформирована;
• заголовка, расположенного под названием документа, например, «О нарушении дисциплины».

Требования по остальным элементам — наименования данной бумаги, информации о получателе, текста и подписи составителя – остаются, как и при написании внутренних докладных.

Премирование

Докладная по премированию имеет поощрительное направление, в целях побудить лицо, высшее по должности, наградить сотрудника за выполненные трудовых обязанностей либо прочие заслуги.

Прогул

Документ представляет обвинение по нарушению трудового порядка со своими особенностями по оформлению, ведь он излагает поведение определенного служащего, которому может грозить увольнение из-за отсутствия на месте в рабочие дни.

Для грамотного формирования бумаги важны следующие моменты:

1. К прогулу относится неявка на место выполнения трудовой деятельности более трех часов. Когда сотрудник отсутствует меньше указанного времени, даже на минуты, нарушение не будет считаться прогулом, и работник оправдывает действия в виде объяснительной записки.
2. Чтобы приступить к составлению, получают от провинившегося объяснения в письменной форме либо прочую подтверждающую документацию. Перечисленные бумаги составитель указывает в докладной. В итоге она заканчивается требованиями применить к провинившемуся наказания или просьбой по смягчению.

Коммерческий отдел

Генеральному директору ООО «Слава»

В.С. Лапину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 11.03.2016

об отсутствии на рабочем месте

Настоящим довожу до сведения руководства, что вчера, 10 марта 2016 года, менеджера по продажам Климова Ильи Сергеевича не было на месте выполнения трудовых обязанностей на протяжении всей рабочей смены, а именно с 10.00 до 19.00 часов.

Климов И.С. не предоставил информации для подтверждения уважительных обоснований своего поступка.

Прошу Вас предпринять в отношении менеджера по продажам Климова И.С. дисциплинарное взыскание.

Начальник коммерческого отдела / Совцов / В.П. Совцов

Кража

Кража при выполнении служебных обязанностей считается непосредственной причиной для прекращения сотрудничества с работником . Документ формируется в целях увольнения виновного служащего. Проведение процедуры на законном основании сопровождается:

• получением письменного обращения сотрудника, где он признается в совершении проступка;
• предоставлением необходимой документаций, подтверждающей совершенные действия.

Иногда в деле участвуют органы правоохранительной деятельности, из-за того хищение является серьезным правонарушением .

Отдел охраны

Директору ООО «Родник»

Белову И.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5

от 07.06.2017

о хищении имущества

01 июня 2017 года в 16 часов 40 минут грузчик склада готовой продукции, Савельев Николай Степанович, пытался вынести за пределы территории ООО «Родник» кофе-машину. Данный факт был выявлен начальником охранной службы Горьких Л.А.

Савельев Н.С. не смог объяснить данный поступок, отказываясь от показаний.

Прошу Вас назначить комиссию и осуществить инвентаризацию складского помещения, где хранится готовая продукция, и отстранить Савельева Николая Степановича от рабочей деятельности, пока не будут выяснены обстоятельства и определена степень его вины.

Начальник отдела охраны / подпись / Горьких Л.А.

Нарушение дисциплины

Докладная формируется для передачи информации по поводу нарушения трудового порядка и относится к внутренней документации, не выходящей за границы определенной компании. Она должна точно описывать нарушения сотрудника, упоминая, затребованы ли от него соответствующие обоснования поступков.

Важные моменты в оформлении :

• информационный характер без эмоциональных утверждений, абсолютно нейтральный стиль;
• извещает руководство предприятия, в том числе выходя за его границы (для каждого варианта приняты определенные условия по оформлению).

Докладная записка составляется по причинам передачи информации, выражения собственного несогласия, предоставления получателю рекомендаций, в зависимости от ситуации.

Отдел снабжения

Генеральному директору ООО «Скала»

Б.Л. Воронову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

от 07.08.2017

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что 05 августа 2017 г. сотрудница отдела снабжения Кудряшова Елена Михайловна допустила серьезное отступление от трудового порядка.

По окончанию перерыва на обед, который заканчивается в 13:00, Елена Михайловна не вернулась на место работы и не присутствовала на нем до конца рабочей смены, а именно, до 17:00. Сотрудница на данный момент не предъявила документы, которые могли бы оправдать и объяснить ее поступок.

В виду допущенных грубых нарушений трудового порядка выношу свое предложение объявить выговор Кудряшовой Елене Михайловне и занести информацию в данные личной карточки.

Начальник отдела снабжения / подпись / А.Л. Градов

Невыполнение работником должностных обязанностей

Докладная записка подобного характера позволяет поставить в известность руководителя о невыполнении либо неподобающем осуществлении должностных функций сотрудником, согласно профессиональным обязанностям.

Документ заканчивается просьбой оказать дисциплинарное воздействие на работника. Допустимо применить меры наказания, признавая их обоснованными.

Отдел бухгалтерии

Генеральному директору ООО «Восход»

Куликову В. А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №1

от 13.04.2017

о невыполнении должностных обязанностей

Прошу Вас принять к сведению, что сотрудница отдела бухгалтерии Драгунина Катерина Петровна допустила грубый недочет при составлении квартального отчета, согласно показателям предыдущего квартала. Не проверив сформированный отчет, предоставила его в налоговую службу, в итоге налоговый инспектор выставил штраф организации в размере 500 рублей.

По причине допущенного нарушения, требую вынести Е.П. Драгуниной строгое предупреждение, с последующим указанием его в личной карточке, а также лишить сотрудницу премиальной выплаты согласно сумме штрафного взыскания, выставленного налоговым органом.

Главный бухгалтер / подпись / С.И. Попова

Некорректное поведение сотрудника

В целях предоставления информации руководству, по поводу оскорбительных действий определенного работника по отношению к другому во время выполнения рабочих обязанностей формируется официальная бумага и передается начальнику . Руководство, согласно полученной докладной, предпринимает соответствующие меры относительно наказания виновного в целях исключить подобное поведение в будущем.

Производственный отдел

Генеральному директору ООО «Пирамида»

Столбовой Л.Н.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №5

от 07.06.2017

о некорректном поведении сотрудника

Ставлю Вас в известность, что 06 июня 2016 года технолог Зуев Е.С. допустил некорректные действия по отношению к заместителю начальника производственного отдела Клюевой Нины Васильевны. Зуев Е.С. употребил нетактичные замечания по поводу внешнего образа Клюевой Н.В., добавляя нецензурные фразы оскорбительного характера.

Хочу подчеркнуть, что сотрудник производственного отдела Зуев Евгений Семенович не в первый раз допустил грубые выражения, обращаясь к остальным работникам, при этом нарушая трудовую дисциплину и провоцируя на конфликт в рабочем коллективе.

В связи с этим, предлагаю провести с Зуевым Е.С. воспитательную беседу и объявить выговор из-за недопустимого поведения на месте трудовой занятости.

Руководитель производственного отдела / подпись / Гришаев К.И.

Реакции адресата

После получения документа с информацией, относительно действий определенного сотрудника, адресат, учитывая перечисленные события, применяет соответствующие меры .

Намерения руководитель представляет в виде резолюции, оформленной на том листе, где расположен текст докладной. Согласно изложенной резолюции, реализовываются мероприятия по принятому решению.

Итоги

Докладная записка позволяет руководителю организации быть в курсе событий, взаимодействовать с рабочим коллективом и поддерживать трудовую дисциплину. От грамотного и точного оформления зависит решение, которое предпринимает глава компании относительно определенного должностного лица.

Отличие от служебной записки представлено на видео.

Доронина Л.А. , к.э.н., доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

наименование структурного подразделения;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

регистрационный номер;

заголовок к тексту;

• подпись составителя (с указанием должности).

докладной записки внутренней докладной записки двумя способами:

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления п о дписи .

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

• Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка ». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку » в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки , в отличие от докладных записок , обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки :

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

• аналитические,
• отчетные или
• информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

• внешними и
• внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

• полноты и достоверности фактов и сведений;
• правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
• точности датирования;
• соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера :