Гост 6.30 правило оформления документов. О принятии и введении в действие

Начитался ужасов о Windows 10 на . Сначала не поверил и решил разобраться в вопросе самостоятельно. Все данные подтвердились. Могу сказать, что на Либератуме еще очень аккуратно преподносят информацию, чтобы не травмировать расшатанную психику особо впечатлительных читателей. Ну так вот, изучил вопрос, убедился и принял единственно возможное для нормального человека решение - уходить с Windows 10.

Уходить, но на что? Выбор был между Windows 7 и Ubuntu. Я решил воспользоваться случаем, чтобы познакомиться с хваленым Линуксом поближе. Так ли он хорош на практике?

Установил без проблем за 15 минут. За день разобрался с интерфейсом и основными возможностями. Всё просто, удобно, продумано.

Но есть вопросы. Концептуального уровня, так сказать. Я искал ответы, но так и не нашел их. Может кто подскажет? Без ответов на эти вопросы я не смогу пользоваться Ubuntu. Подозреваю, что у Linux популярность на уровне 1% именно потому, что 99% остальных пользователей в свое время не нашли эти ответы и вынужденно бежали обратно на Windows. Итак:

1. Обеспокоенность по поводу приватности. Я мигрировал с Windows на Linux потому, что мне была неприятна слежка. Поставил Ubuntu, пришел на работу, а местный сисадмин надо мной смеется. Говорит, что я поменял шило на мыло. И вообще, . А за слив пользовательских данных . Так ли это?

Сразу хочу пояснить, что мне не нужно рассказывать о том, что можно отключить некие линзы в Ubuntu. В Windows 10 тоже . Мне интересно, действительно ли замена Windows 10 на Ubuntu в контексте приватности эквивалентна замене шила на мыло?

2. GIMP - аналог Photoshop? Вы серьезно? Мне присылают макеты сайтов в PSD и я по долгу службы произвожу кое-какие манипуляции с этими файлами. Я попробовал этот ваш GIMP и могу совершенно уверенно заявить, что это недоредактор. Он медленный. Очень медленный. У меня банально нет столько времени, чтобы дожидаться завершения работы элементарных фильтров. У него откровенно враждебный к пользователю интерфейс. Некоторых функций вовсе нет. Да, возможно, в нем можно рисовать каляки-маляки. Но это совершенно определенно не аналог Photoshop. Крутил, вертел этот ваш GIMP неделю и нашел только одно применение этой программе - выставлять ее напоказ, как в цирке. Мол, смотрите, какой в нашем Линуксе есть аналог Фотошопа. И весь расчет на то, что поверят на слово и не станут проверять.

Собственно, вопрос: есть ли в Linux нормальная программа для работы с растровыми изображениями? Не любительские поделки от энтузиастов, а что-нибудь для реальной работы, пускай и с возможностями начального уровня.

3. Куда деть мои лицензионные программы? Я купил Microsoft Visual Studio. Следует отметить, что стоимость этой программы многократно превосходит стоимость ОС. Операционная система в данном случае - всего лишь прокладка между VS и компьютером. Ну так вот, 3 дня пытался запустить VS в Linux под Wine и ни к чему хорошему это не привело. Получается, я должен выкинуть дорогую программу ради возможности сменить прокладку (извините за сомнительно звучащие аналогии).

Но, в принципе, я готов. Linux имеет репутацию системы для программистов. Я перепробовал разные IDE. Geany, MonoDevelop, KDevelop и еще какую-то фигню. Господа, это определенно не профессиональные средства разработки. Это незавершенные программы от энтузиастов для энтузиастов. Причем, очень низкого качества. Например, под Windows есть прекрасная IDE под названием SharpDevelop. Свободная, кстати. Представляет из себя простой аналог Visual Studio. Без излишеств, но вполне применимо в профессиональной сфере для небольших и средних проектов. С удовольствием использовал бы SharpDevelop в Linux вместо VS. Но не работает. Да-да, вы не ослышались. Хотя SharpDevelop распространяется под лицензией GPL, в Windows эта программа работает, а в Linux нет. Вот тебе и сила Линукса!

4. Игры. Правильно ли я понимаю, что отказ от Windows де-факто означает отказ от игр? Только не надо мне рассказывать о небольшом проценте игр, которые распространяются через Steam. Я хочу выбирать игры по критерию их классности, хочу самые интересные и популярные новинки, а не выбирать из того, что окажется в Steam. Кстати, сам , разве нет?

5. Linux не для десктопа. У линуксоидов стало уже доброй традицией объявлять каждый следующий год годом Линукса на десктопе. Однако я слышал, что крупные и успешные компании, выпускающие коммерческие дистрибутивы Linux, и сосредоточились исключительно на серверном применении. И даже сам отец Linux признал, что . Если это так, то о какой замене Windows вообще может идти речь? Если сам отец Linux считает, что его ОС не готова к применению на десктопах, было бы глупо утверждать обратное и пытаться за счет своего времени и сил пытаться доказывать всем обратное.

6. Браузеры. Как известно, не только Microsoft крадет чужие данные. , только не на уровне операционной системы, а на уровне своего браузера Chrome. Правильно ли я понимаю, что в Linux всё тот же самый Chrome, который и в Windows? Мне говорили, что в некоторых дистрибутивах есть свободная ветка Chrome под названием Chromium. Якобы она принципиально перерабатывается разработчиками дистрибутива и оттуда безжалостно удаляются все шпионящие модули. Недавно я прочитал, заметку о том, как Chromium тайно подгружал бинарный код с сервера Google. Получается, что реально никто из разработчиков Linux-дистрибутивов не занимается аудитом кода? Тогда какие есть основания утверждать, что проприетарный код может следить, а вот свободный гарантированно от этого застрахован? Какая польза от перехода на Linux, если в нем всё те же шпионящие программы? Проясните мне этот момент, пожалуйста!

Хочу обратно на Windows

Подведем краткий итог:

• в наше время хороших и плохих ОС нет - следят все;
• смена ОС не дает очевидного выигрыша, так ОС хотя и разные, но шпионящие программы одни и те же;
• в Windows меньше проблем с софтом и играми;
• Linux не годится для настольного применения, о чем заявляет сам автор - Линус Торвальдс.

Я тщательно взвесил все плюсы и минусы. И понял, что оптимальным на сегодняшний день выбором будет Windows 7. Если я где-то ошибся в рассуждениях, прошу указать мне на мои ошибки. Иначе я через несколько дней вернусь на Windows и виноваты в этом будете вы - линуксоиды. Ведь это вы не смогли отстоять свои убеждения и защитить свою любимую операционную систему. И не жалуйтесь потом, что ваш 1% остается одним процентом уже на протяжении десятилетия.

По материалам письма в редакцию . Правки согласованы с автором.

Linux может пригодиться вам по многим причинам. Например, ваш старый компьютер нельзя обновить до новых версий Windows или macOS, или вам нужны специфические приложения для Linux, или же вам просто любопытно попробовать новое. А может быть, вы просто приобрели новый компьютер без операционной системы и хотите сэкономить, выбрав бесплатную Linux.

Установить Linux несложно. Конечно, есть такие дистрибутивы, как Arch, установка которого довольно трудна для новичка. Но большинство современных дистрибутивов устанавливается очень просто. Пожалуй, даже проще и быстрее, чем Windows.

Прежде чем устанавливать Linux на свой основной компьютер, сделайте копию важных данных. Работая с разделами вашего жёсткого диска, вы можете по небрежности стереть что-нибудь важное. Конечно, если вы будете следовать инструкциям и внимательно читать, что вы делаете, то ничего непредвиденного не произойдёт. Но - нелишняя штука в любом случае.

Установить Linux можно на компьютеры под управлением Windows и macOS или на пустой жёсткий диск. Вы можете выбрать Linux своей основной системой либо пользоваться ей параллельно с вашей старой системой.

1. Загрузите дистрибутив Linux

Прежде всего нужно выбрать дистрибутив Linux. Определиться вам поможет рейтинг DistroWatch.com .

Затем нужно загрузить выбранный дистрибутив. Сделать это легче лёгкого: откройте сайт нужного дистрибутива, отыщите раздел загрузок и выберите то, что подходит по разрядности вашему процессору.

Как правило, дистрибутивы Linux на официальных сайтах предлагается скачать двумя способами. Первый способ - обычная загрузка. Второй - через P2P посредством торрент-клиента. Второй способ, естественно, быстрее. Так что выбирайте его, если хотите сэкономить время.

Когда дистрибутив в формате ISO скачан, нужно записать его на CD или обычную USB-флешку.

Запись на CD можно осуществлять стандартными средствами системы: «Запись образа диска» Windows или «Дисковая утилита» macOS. Достаточно щёлкнуть по загруженному образу правой кнопкой мыши и выбрать соответствующий пункт в меню.

Для записи ISO на флешку вам понадобятся специальные утилиты. Для Windows лучше выбрать Rufus , а для macOS - UNetbootin . У этих программ очень простой интерфейс, в них довольно сложно запутаться.

3. Подготовьте раздел диска

Этот пункт следует выполнять в том случае, если вы хотите сохранить установленную у вас систему и использовать Linux одновременно с ней. Если вы решили перевести свой компьютер на Linux полностью или устанавливаете ОС на пустой жёсткий диск, пропустите параграф.

Windows

Откройте «Средство управления дисками» Windows. Выберите диск или раздел, от которого вы планируете отрезать немного места для установки Linux. Большинству дистрибутивов с лихвой хватит 10 ГБ. Но если вы планируете устанавливать много приложений, возьмите больше. Щёлкните по разделу правой кнопкой мыши и выберите «Сжать том». Введите размер и нажмите ОК.

Процесс может занять довольно много времени, так что запаситесь терпением.

Когда «Средство управления дисками» закончит изменять размеры разделов, на диске появится пустое неразмеченное пространство, отмеченное чёрным цветом. Туда мы и установим Linux.

Позже, если Linux вам не понадобится, можно будет удалить разделы с ним и отдать освободившееся место обратно Windows при помощи всё того же «Средства управления дисками».

macOS

Выделить место для установки Linux можно через «Дисковую утилиту» macOS. Выберите ваш диск и щёлкните по значку «+», чтобы создать раздел для Linux. Создание нового раздела может занять некоторое время.

4. Подготовьте загрузчик

Windows

Этот пункт касается только новых компьютеров под управлением предустановленной Windows 10, 8.1 или 8. На таких компьютерах используется загрузчик UEFI, который не позволит вам загрузить какую бы то ни было систему, кроме Windows.

Чтобы это исправить, зайдите в настройки BIOS вашего компьютера и отключите опцию Secure Boot. Затем перезагрузитесь. Готово, теперь вы можете загружать и устанавливать другие системы рядом со своей Windows.

macOS

В отличие от большинства компьютеров, Mac требует пары дополнительных действий для того, чтобы установить Linux в дуалбуте с macOS.

Прежде всего, отключите SIP. Перезагрузите Mac и нажмите Cmd + R. Появится меню Recovery. Выберите в нём «Терминал» и введите csrutil disable .

Перезагрузите Mac ещё раз. SIP отключён.

Ручной

Подойдёт, если вы хотите сами задать размеры для ваших разделов или, например, создать отдельный раздел для ваших файлов. Для этого выберите «Другой вариант» и нажмите «Продолжить».

Linux отобразит, какие разделы есть у вас на компьютере. Вы можете удалять их, форматировать или, наоборот, не трогать разделы с той информацией, которую хотите сохранить.

Чтобы установить Linux вместо вашей системы, выберите раздел с установленной системой и удалите его кнопкой «–». Затем на освободившемся месте создайте новые разделы.

• Корневой раздел для системных файлов Linux. Выберите файловую систему Ext4 и точку монтирования /.
• Swap-раздел, или раздел подкачки, пригодится, если у вас не хватает оперативной памяти, но зато быстрый SSD-диск. В списке файловых систем выберите «Раздел подкачки».
• Home-раздел, где будут храниться ваши файлы. Выберите файловую систему Ext4 и точку монтирования /home.

Нажмите «Продолжить» и подтвердите изменения. Установщик сотрёт выбранные вами разделы и создаст новые на освободившемся месте.

Как установить Linux рядом с текущей системой

Установить Linux рядом с вашей системой можно двумя способами.

Автоматический

Большинство установщиков Linux сразу обнаруживают установленные у вас системы. Если вы не создавали отдельное пространство на диске для Linux, то можете попробовать выбрать пункт «Установить рядом с Windows». Установщик самостоятельно создаст нужные разделы, и вам не придётся ничего делать вручную.

Ручной

Если же вы хотите сами определить, сколько места выделять системе, и выполнили указания в пункте 3, щёлкните «Другой вариант» и нажмите «Продолжить». Вы увидите разделы своего диска и пустое место, которое мы приготовили для Linux. Создайте там корневой раздел (точка монтирования /), как описано выше. Домашний раздел в таком случае не обязателен: вы сможете копировать и изменять файлы в своей основной системе.

Нажмите «Продолжить». Установщик оставит ваши файлы на своих местах. Он просто создаст новые разделы на свободном месте. Вы сможете выбирать, какую систему хотите загрузить при запуске.

8. Завершите установку Linux

Затем вам будет предложено представиться. Введите своё имя и придумайте пароль. Не забудьте пароль, поскольку он будет постоянно нужен вам для выполнения задач от имени всех. При желании можете зашифровать свою домашнюю папку.

Затем просто подождите. Когда установка завершится, вам будет предложено вытащить установочный диск и перезагрузиться. Не забудьте отключить в BIOS загрузку с внешних дисков, если вы включали её.

Что делать после установки

Когда вы перезагрузитесь и перед вами появится рабочий стол вашей Linux, вы сможете делать всё то же, что и в Windows и macOS: сёрфить в интернете, редактировать документы и слушать музыку. Не забудьте обновиться и заглянуть в «Магазин приложений» (или его аналог в зависимости от дистрибутива), чтобы доустановить нужные вам приложения.

Попробуйте Linux, и вы увидите, что в повседневной жизни она ничуть не сложнее Windows или macOS.

МОДУЛЬ 2 Нормирование оформления документов

ЛЕКЦИЯ. Общие положения о правилах оформления документов

Для чего нужны правила составления документов?

· С целью придания юридической силы

· Для оперативного исполнения документа и последующего использования в информационных и научно-исторических целях

· С целью создания предпосылок для машинной обработки информации самих документов

· Для сокращения затрат труда и средств при составлении документа и работе с ними

Правила устанавливаются стандартами!

· ГОСТ Р 6.30 – 1997

· ГОСТ Р 6.30 – 2003

Унифицированные системы документации (УСД)

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Требования к оформлению документов

1 раздел : «Область применения». Описывает ту позицию, что стандарт разработан впервые и имеет рекомендательный характер. Указывается, что стандарт распространяет свою силу на все документы, включенные в ОКУД.

2 раздел : «Реквизиты документа». Всего описывается 30 реквизитов.

3 раздел : «Требования к оформлению реквизитов документа»

4 раздел : «Требования к изготовлению бланков реквизитов»

Приложение 1 «Зона расположения реквизитов»

Формат бумаги: А4 (210х287), А5 (210х148)

Шаг письма – 2,6 мм

Межстрочный интервал – 4,25 мм

Размер шрифта – 12-14

Печатание реквизитов: Всё (кроме текста), состоящее из нескольких строк – через 1 межстрочный интервал, отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Требования к оформлению служебных документов (ГОСТ Р 6.30 – 2003)

Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенной постоянной информацией (постоянными реквизитами) и местом для заполнения переменной информацией (переменными реквизитами); набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Стандартные форматы бумаги : А4 (210х287мм), А5 (148х210мм)

Виды бланков:

· Бланк для письма

· Общий (все прочие виды документов за исключением письма (устав, долж. инстр-ия))

· Бланк конкретного виды документа (докладная записка) формируется на базе общего бланка

Максимальный набор реквизитов 2-х видов бланков – 14шт

Бланк письма	Общий бланк
	01- Государственный герб РФ
09- справочные данные об организации	02- герб субъекта РФ
04- код организации	03- эмблема организации
05- основной гос-ый регистрационный номер	<=>07- код формы документа
06- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)	08- наименование организации
11- дата документа	<=>10- наименование вида документов
	11- дата документа
13- ссылка на регистрационный номер и дату документа	12- регистрационный номер документа
	<=>14- место составления или создания документа

Ниже представлен рисунок, где расположены все реквизиты и характеристика каждого реквизита!

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке , если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем .

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации : первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10) , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Дата документа – реквизит (реквизит 11) , обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Т.о. датой документа является:

· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);

· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);

· дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Гриф утверждения (реквизит 16) – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Резолюция (реквизит 17) , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Текст документа (реквизит 20) – основная содержательная часть документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле.

ЛЕКЦИЯ.

Алгоритм составления документа:

Аналитические шаги

· Постановка цели документа, выбирается вид

· Изучение законодательной базы, изучение подобных документов

· Сбор фактов

Материал должен быть : необходимым и достаточным, актуальным, достоверным, объективным

· Составление проекта документа

· Согласование проекта документа

· Этап удостоверения документа

Реквизиты:

1. Заголовок к тексту (поисковый признак документа) - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?

Оформление заголовка – это от левого поля документа строками (1,5мм межстрочный интервал).

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. На рисунке данный реквизит обведен.

2. Адресат - реквизит, обозначающий физическое (частное) или юридическое (организация, должностное лицо) лицо, которому направляется документ.

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Таким образом, реквизит «Адресат» может включать до 5 элементов:

1. Наименование организации

2. Наименование структурного подразделения

3. Указание должности получателя

4. Фамилия и инициалы получателя

5. Почтовый адрес

Пример 1:

Генеральному директору

ЗАО "Термика"

А.Г. Цицину

Пример 2:

Образцову О.П.

Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,

г. Москва, 109316

Пример 3:

ЗАО "Термика"

Управление производства и внедрения информационных систем

На одном документе указывается не более 4-х реквизитов адресатов.

ЛЕКЦИЯ

Проект документа Согласование документа

Время Готовый документ

Удостоверение документа

Согласование - оценка проекта документа с точки зрения соответствия действующему законодательству, компетенции принимающего документ органа, оптимальности принятого решения.

Виды согласования:

· Внутри учреждения (визирование)

· Вне учреждения (внешнее - за пределами организации)

Технология визирования:

1. Исполнитель – визирует документ

Оформление внутреннего согласования:

· Подпись

· Расшифровка

2. Начальник (руководитель) структурного подразделения

Оформление внешнего согласования:

· Справка согласования

· Протокол согласования

· Гриф согласования

· Несколько грифов (лист согласования)

Удостоверение – придание официальному документу юридической силы.

Способы удостоверения документов:

· Подписание

· Оттиск печати

· Утверждение

· Заверительная надпись (отметка о заверении копии)

1.Подписание документа – принятие на себя ответственности за то, что изложено в документе и за то, что должно быть выполнено.

Реквизит «Подпись» имеет:

· Наименование должности лица

· Личная подпись

· Расшифровка подписи

Глава администрации ПодписьРасшифровка подписи

2.Оттиск печати проставляется на наиболее важных документах, с целью удостоверения подлинности документа.

3.Утверждение – способ удостоверения уже подписанного документа, санкционирующий его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений, должностных лиц, граждан.

Утверждение возможно:

· Конкретным должностным лицом

· С помощью распорядительного документа

Утверждение с помощью распорядительного документа применяется в том случае, если необходимо помимо утверждения предусмотреть срок введения утверждаемого документа в действии комплекс мер предшествующих документу, а также контроль за исполнением утверждаемого документа и распорядительного.

4.Заверение – отметка на копии документа с целью придания ему юридической силы.

Отметка на документе:

· Отметка о наличии приложения (на 2 листах и в 3 экземплярах)

· Резолюция – отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.

· Отметка о контроле

· Отметка об исполнители

· Отметка о поступлении документа в организацию

· Отметка об исполнении документа и помещении его в дело

· Идентификация электронной копии документа

Образцы бланков документов - в приложении Б.

АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

Судебная практика и законодательство - Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

3.2.2. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Издание официальное

ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва

ГОСТ Р 6.30-2003

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

© ИПК Издательство стандартов, 2003

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России

ГОСТ Р 6.30-2003

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation.

Unified system of managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

Дата введения 2003-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

Издание официальное

ГОСТ Р 6.30-2003

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют

в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

ГОСТ Р 6.30-2003

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ГОСТ Р 6.30-2003

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись _______В.А.Степанов Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

АО "Электронные технологии" Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

	УТВЕРЖДЕНО
	приказом ВНИИДАД
	от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой

"ТЕРМИКА" к 05.10.2003

Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

ГОСТ Р 6.30-2003

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы

- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

ГОСТ Р 6.30-2003

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

ГОСТ Р 6.30-2003

Личная подпись

Ю.Г.Демидов

Личная подпись

К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ,

а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г.Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела