Составляется объяснительная записка. Пример объяснительной записки

В процессе трудовых взаимоотношений в коммерческих или государственных учреждениях, часто оформляется объяснительная, что из себя представляет объяснительная записка работника её определение, виды, образец, рассмотрим в сегодняшней теме.

Объяснительная записка – это поясняющего характера документ, в котором описывается иные положения основного документа (проекта, отчета, плана) или объясняющие причины того или иного поступка, факта или события. Хотя действующий закон не дает установленного определения, что такое объяснительная записка работника.

Как правило, инициатором написания данного документа, является руководитель компании, правоохранительные органы либо служба охраны. Подобные действия, имеют правовую основу, которая обязывает нанимателей требовать в некоторых ситуациях письменного объяснения от трудящихся о сделанном ими поступке (ТК статья № 408, 199).

Если рассматривать в общем, то оформление объяснительной записки , считается ненормативной документацией, которая может разъяснить причины действия либо условия, какого-либо бездействия, происшествия или наступления определенного события. Она составляется работником предприятия, и предоставляется руководителю или лицу вышестоящему по должности.

Согласно конституции, оформление объяснительной записки – это право любого работника, а не обязанность. В тоже самое время, работодатель обязан потребовать составление данного документа (письменная форма):

До введения в силу дисциплинарного взыскания (ТК статья № 199);
до вынесения распоряжения, которое будет касаться взыскания определенной денежной суммы с оклада работника (ТК статья № 408).

В других случаях, наниматель имеет право, но совсем не обязан требовать от сотрудников предоставить разъяснения (для того, чтобы узнать позиции работника компании в какой-либо ситуации или для общей оценки причины содеянных действий, либо принятия какого-то решения).

Виды объяснительных записок

Существуют следующие виды объяснительных записок, которые делятся на:

Оправдательная, когда записка содержит в себе причины бездействия или неправильного действия.
Объяснительная, когда работник организации поясняет действия других лиц, описывает обстоятельства или условия сложившихся определенных событий, которые произошли по причинам независящих от него.

Как правило, объяснительная касается рассмотрения следующих аспектов:

Прогул либо неявка на рабочее место в положенное время;
Пребывание на работе в состоянии опьянения или любого другого характера (алкогольного, наркотического);
Опоздания;
Нарушение требований и норм охраны труда;
Хищение чужой собственности, если кража произошла на рабочем месте;
Аморальный поступок;
Предоставление не правдивых сведений в разные инстанции;
Нарушение трудовой дисциплины;
Неполное или некачественное выполнение обязанностей.

Образец объяснительной записки работника и правила составления

Данная записка составляется на листе бумаге А4 исключительно индивидуально в единственном экземпляре.

Некоторые предприятия используют специально установленную форму для своего персонала. При том, что установленная форма имеет лишь только рекомендательный характер, утверждение своего варианта осуществляется с помощью местного нормативно-правового акта.

Но, несмотря на это документ обязан нести в себе несколько частей:

Фактическую (нужно указать в соответствующем поле все факты, которые послужили для причины рассмотрения данного вопроса);
Причинную (приводятся и подробно записываются причины, которые в полной мере объясняют произошедшую ситуацию);

Каждая должна с объективной точки зрения отображать все приведенные факты, свидетельствующие в вашу пользу.

Если сравнивать с докладной запиской, то здесь может предусматриваться отсутствие логической части, в которой прописываются выводы.

Помимо того, что мы уже написали в записке должно отображаться следующее:

Точное наименование организации, где осуществляет деятельность работник;
Место составления документа;
Информация, которая в достаточной мере предоставляет сведения о получателе;
Точное наименование документа;
Дата написания;
Номер регистрации;
В конце записки обязательно ставится подпись.

Бывают ситуации, при которых работник может отказаться писать записку в связи с разными событиями, которые носят как законный характер, так и не законный. Если при законном отказе работника составлять записку, оформляется , который отображает всех имеющихся свидетелей. Наличие свидетелей должно составлять более двух человек. В обязательном акте указываются все обстоятельства сложившейся ситуации, по которой и произошли данные разногласия. Отображается личная и контактная информация свидетелей, место проживания, должность и так далее.

Так же нужно помнить, что регистрация объяснительной записки осуществляется в порядке, установленном руководителем и ни кем другим.

После рассмотрения материалов дела, ваш руководитель устанавливает резолюцию на исполнение приказа. Срок хранения данного документа в любой организации, составляет не менее трех лет.

Пожалуй, это все основные моменты, которые должным образом описывают, что такое объяснительная записка работника, её определение, виды и образцы документации.

Что представляет собой объяснительная директору и в каких случаях ее надо писать? Об этом будет рассказано в данной статье.

Когда пишется объяснительная записка?

Сразу стоит отметить, что объяснительная директору необходима далеко не во всех случаях. Более того, в некоторых ситуациях ее желательно и не писать вовсе. Однако такие случаи являются скорее исключением из правил. Это происходит крайне редко. О том, когда и в каких случаях оформление объяснительной записки является необходимой процедурой, будет рассказано далее.

Первая и наиболее распространенная причина - оценка уважительности мотивов, повлекших за собой проступок или дисциплинарное правонарушение работника. Проще говоря, лицо, задействованное в трудовой организации, должно с помощью объяснительной записки доказать свою причастность или непричастность к тому или иному происшествию. Стоит также отметить, что написание подобного рода документа является наиболее распространенной и официальной формой диалога между начальством и подчиненными.

Руководство требует объяснительную записку: что делать?

В компании, где трудится то или иное лицо, произошла чрезвычайная ситуация, и руководство потребовало от работников объяснений. Многие сотрудники сразу же начинают волноваться и гадать, стоит ли им составлять документ или нет. Сразу необходимо отметить: для конструктивного диалога с начальством составлять объяснительную, конечно же, стоит. Более того, работник будет иметь от этого и некоторые преимущества. Так, во-первых, появится возможность наиболее четко и ясно изложить свою позицию. А во-вторых, написание документа поможет избежать проблем в дальнейшем. Дело в том, что объяснительная директору - это своего рода защита самого себя, возможность смягчить или отдалить возможное наложение санкций. Если же объяснительная не поступит начальству на стол в течение 2 дней, то наказание будет полным и неминуемым.

Таким образом, составлять объяснительный документ все-таки стоит независимо от случившегося. Опоздание, причинение материального ущерба, ненадлежащие действия на рабочем месте и прочее - все это могло произойти совершенно случайно. Руководство дает возможность объяснить свои действия, и ее не стоит упускать.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Разобравшись с тем, что написание объяснительной является процедурой хоть и не обязательной, но желательной, стоит перейти к следующему вопросу: о ее грамотном оформлении. К сожалению, большинство граждан пишут объяснительную совершенно не по правилам. Да, зачастую на многих предприятиях оформление рассматриваемого документа не находится в приоритете. Однако это вовсе не означает, что оформлять записку можно как угодно. директору грамотно и согласно правилам? Об этом далее.

Первое, о чем необходимо поговорить, - на кого необходимо писать объяснительную. Здесь, казалось бы, все просто. Однако у большинства граждан возникают проблемы уже на первом этапе. И проблемы эти оправданы: зачастую руководство представляет собой громадный штаб, и понять, кто является непосредственным начальником, бывает не так уж и просто. Однако разобраться все-таки можно. Для этого необходимо заглянуть в специальный документ, который именуется Именно там и должно быть написано, кто же является непосредственным начальником работающего лица.

О вариантах написания объяснительной записки

Как именно необходимо писать объяснительную: на листе бумаги или на компьютере? Четких требований здесь нет. Закон не запрещает какой-то из этих вариантов. Но все же стоит указать на то, что большинство предприятий принимает объяснительные, написанные от руки. Это даже удобнее.

Естественно, написанный от руки текст должен читаться. Ведь в случае, если у руководства возникнут затруднения с идентификацией написанного, могут возникнуть проблемы.

Итак, принципиальной разницы в том, как именно оформлять документ, конечно же, нет. Но если руководство предъявляет какие-то определенные требования, то их, конечно же, лучше выполнить.

Правила оформления объяснительной записки: шапка

Напечатанная на компьютере объяснительная директору должна иметь определенную структуру. Какой она должна быть? О том, как писать объяснительную на имя директора, будет рассказано далее.

На листе справа сверху пишется, кому адресована записка и от кого она. Здесь указываются организация и подразделение, а также собственная должность и инициалы. Ниже, посередине пишется заголовок: "Объяснительная записка".

Зачастую руководство требует оформления документов в соответствии со всеми возможными и невозможными нормами. Лицам, имеющих подобное начальство, стоит взять на заметку следующее правило: шапка пишется целиком, без каких-либо пробелов. Ниже приведен образец объяснительной директору. Пример верного и неверного оформления показан наглядно.

Правила оформления объяснительной записки: основная часть

После оформления шапки стоит взяться за написание основной части документа. Что именно здесь можно посоветовать? Объяснительная на имя директора должна быть краткой, лаконичной и понятной для чтения. Стоит указать дату события, все необходимые имена и фамилии, а также относительно подробно описать причины произошедшего.

Что не стоит делать ни в коем случае? Во-первых, писать неправду. Собственное руководство недооценивать не стоит. Рано или поздно правда все равно может всплыть. Во-вторых, нельзя употреблять в записке ненормативную лексику и разного рода ненадлежащие слова. Стиль должен быть сугубо деловым и официальным. Абсолютно каждым лицом независимо от его должности должна быть при случае умело и грамотно составлена объяснительная на имя директора.

Дальнейшие действия с объяснительной запиской

С тем, как писать объяснительную на имя директора, разобраться не так уж и сложно. Далее следует понять, куда и в какие инстанции необходимо направлять составленный документ.

Как уже было сказано, работник имеет всего лишь два дня на то, чтобы составить и отослать начальству объяснительную записку. В противном случае работодатель сможет наложить на специалиста полную Написав записку, работник отдает ее в соответствующую инстанцию. Узнать о том, куда именно, можно из специальных локальных актов.

Работнику желательно писать объяснительную в двух экземплярах. Нужно это для того, чтобы в дальнейшем не поступало претензий о том, что специалист подал документ не вовремя. Ведь зачастую объяснительная может очень долго доходить до начальства. В случае если руководитель не удовлетворился показаниями работника и наложил на специалиста полную ответственность, проблема должна решаться на совершенно другом уровне - путем прямого диалога. Стоит также отметить статью 193 Трудового Кодекса РФ, в которой как раз даются все необходимые сведения о таком понятии, как объяснительная на имя директора.

Статья 193 ТК РФ: общая характеристика

Содержится в законе и другая ценная информация. Например, о том, что начальство не может возлагать ответственность на работника спустя шесть месяцев после случившегося, а также накладывать сразу несколько видов взысканий всего лишь за одно правонарушение.

О написании объяснительной записки в учебное заведение

Объяснительная записка директору учебного заведения составляется, как правило, непосредственно участником образовательного процесса. Каких-то общих четких требований здесь тоже нет. Опять-таки, каждое отдельно взятое учебное учреждение способно выдвигать свои индивидуальные требования по оформлению документа.

Объяснительная на имя директора школы составляется примерно тем же образом, что и объяснительная для работников. Шапка должна находиться справа сверху, а основная часть должна быть краткой и лаконичной. Нет особых различий и в видах объяснительных. Не имеет значения, составляется ли она за опоздание, за нарушение дисциплины или за что-либо еще.

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

ФАЙЛЫ

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

• сведения о предприятии,
• информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
• дата проступка,
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате .

1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка , при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

В жизни может сложиться непредвиденная ситуация, в которой без не обойтись. Но как же правильно ее оформить? В данной статье рассмотрим, как именно атрибуты непременно должны быть отражены в этом деловом документе, а также затронем основные правила заполнения объяснительных записок.

Объяснительная записка — это документ

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, в котором осуществляется сбор объяснений всех участников конфликта. Однако, следует понимать, что данный документ не является основанием для обращения с требованием к руководству. В нем просто на просто будет отражена суть проблемы.

Обычно объяснительную просят предъявить , нарушении рабочей дисциплины и т.д. Но при этом многие даже и не задумывались никогда, как же правильно надо составлять объяснительную записку. Чтобы разобраться в данном вопросе, можно пойти 2 путями:

1. В поисковой системе задать запрос «как правильно составить объяснительную записку» и выбрать наиболее подходящий вариант (на ваш взгляд)
2. Изучить данную статью и почерпнуть информацию о правильности составления объяснительной записки на все случаи жизни

Примите на заметку, что при составлении объяснительной записки действует одно основное правило. Оно является типовым правилом деловой переписки и соблюдение его должно быть таким:

• В записке должна отражаться главная мысль проблемы в деловом стиле без ненормативного лексикона и просторечия
• Достоверность указанной информации и краткое ее изложение
• Объяснительная пишется от первого лица с логическим и последовательным построением предложения, сохраняя хронологию
• В конце документ обязательно должен быть завизирован подписью и датой составления

Необходимость формы и бланка объяснительной записки

Объяснительная записка: образец

Типового бланка объяснительной записки нет, он попросту не утвержден. Поэтому записка пишется в произвольной форме. Но в случае, если вы понятия не имеете, как правильно написать объяснительную, то лучше воспользуйтесь образцом объяснительной записки на нашем сайте.

Примечательно, что в некоторых организациях утвержден свой собственный бланк объяснительной записки. Это не запрещается законодательством нашей страны, а значит вам придется использовать именно тот бланк, который предлагает вам предприятие.

Образец объяснительной записки руководству организации

На примере пояснительной записки руководству организации по причине опоздания или прогула рассмотрим, как все-таки надо составлять такой документ? Возьмем, например, ситуацию, когда работник опоздал на работу или вообще решил сделать себе выходной, который будет числиться прогулом. Что в таком случае писать?

В общем, заполнение объяснительной записки будет выглядеть примерно так:

1. В правом верхнем углу листа следует написать Ф.И.О. должностного лица, которому направляется пояснительная записка. К примеру, ООО Вишенка Иванову Ивану Ивановичу
2. Чуть ниже, под адресатом, надо указать от кого написана записка. Т.е. указываете свои данные. Например: от главного экономиста Левочкина Евгения Романовича.
3. Отступив еще чуть ниже, по центру листа необходимо написать название документа. А именно: Объяснительная.
4. Основная часть записки. В этой части пояснительной записки нужно четко и ясно отразить причину прогула, которую теперь руководство предприятия требует разъяснить.
5. Завершение. В конце надо поставить дату составления документа и свою подпись. К примеру: 29.06.16, Левочкин Е.Р.

Пример

В объяснительной записке придется объяснить причины нарушения

Пример основной части объяснительной записки выглядит должно иметь примерно такой вид: 28.06.2016 я не явился на рабочее место по уважительной причине – прорыв канализации в квартире. В результате возникновения аварийной ситуации мне пришлось вызывать аварийную службу, а также предпринимать меры по минимизации в результате аварии.

Аварийная служба приехала по вызову только через 4 часа, т.е. в 13.25 по местному времени. Бригада специалистов приступила к ремонтным работам в 13.40. Устранить проблемы они смогли лишь спустя 3 часа 45 минут. К тому времени рабочий день уже подходил к концу. Покинуть квартиру на время проведения ремонтных работ я не мог, поскольку проживаю сам. Соответственно кроме меня сантехникам никто больше не мог обеспечить доступ к моей квартире.

Позвонить и предупредить руководство предприятия, где я работаю я не мог, по причине отсутствия мобильного телефона. А при звонке со стационарного происходили какие-то помехи, из-за которых дозвониться на работу я не смог. К объяснительной записке прилагаю справку, которая подтверждает действительность произошедшей аварии и проведения ремонтных работ в моей квартире.

Составленная пояснительная записка направляется на рассмотрение начальнику или , которое уполномочено в данных вопросах. Тот, в свою очередь, изучает поданный документ и прилагает свою резолюцию по принятию конкретных мер по отношению к данному работнику.

Если руководитель принял решение применить по отношению к работнику дисциплинарное взыскание, то пояснительная записка будет прикреплена к делу в виде доказательства.

Объяснительная в школу

Объяснительная записка пишется на имя руководителя

В принципе, пояснительная записка в школу практически ничем не отличается от той записки, которая предоставляется работником по месту его трудоустройства. Главной отличительной чертой пояснительной записки в школу будет должностное лицо:

• Классный руководитель
• Завуч
• Директор

Давайте рассмотрим, как же правильнее написать пояснительную в школу:

1. «Шапка», т.е. сверху в правом углу листа нужно указать адресата. Например, Директору СОШ №1 Кузьмину Алексею Викторовичу.
2. «От кого». Далее прописываете так: от ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной. Если записка написана от лица родителя ученицы, то она должна быть написана от гр. Лавренко Ларисы Витальевной
3. Основная часть. Здесь в тексте надо пояснить причину опоздания на школьные занятия.

Пример

Допустим, что объяснительную записку писала мама ученицы, тогда ее содержание должно быть следующим:

«Я, Лавренко Лариса Витальевна, мама ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной, относительно пропуска ею школьных уроков могу предоставить пояснения. Проснувшись утром, моя дочь пожаловалась на острую зубную боль, и мы отправились вместе с ней на прием к стоматологу. После оказания помощи врач сказал, что моей дочери нужен покой и лучше ей отправиться домой. В связи с этим ребенок не явился на занятия 12.10.2016. К пояснительной записке прикрепляю справку, которую выдал врач-стоматолог.»

Обычно такие объяснительные пишутся на имя классного руководителя. Но не в этом суть. Главное, разобраться кому именно будет адресована записка, и только потом приступайте к ее составлению.

Умение грамотно составить пояснительную записку никому не помешает. Однако, если за вашей спиной уже имеется неоднократное опоздание или пропуски, то, возможно, вам пора задуматься и поработать над своей пунктуальностью. Ведь это поможет вам исправить свою репутацию в лучшую сторону.

Как написать объяснительную? Научит видеоурок:

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

Дата документа	Регистрационный номер	Вид документа, краткое содержание	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении (подпись, дата)	Отметка о направлении документа в дело
07.04.2014	03-10/14	Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р.	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров	Отдел кадров	Смирнова В.А. 07.04.2014	В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет

При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.