Акт передачи между главными бухгалтерами при увольнении. Передача дел от одного главного бухгалтера другому

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации.

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

• причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
• сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
• лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии;

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период - период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка - передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

1. Устав, учредительный договор;
2. Выписка их ЕГРЮЛ;
3. Свидетельство о регистрации;
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
2. Политика по налоговому учету;
3. План счетов бухгалтерского учета;
4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Регистры бухгалтерского и налогового учета

1. Оборотно - сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

1. Бухгалтерская отчетность;
2. Декларации и расчеты по всем налогам;
3. Книги покупок и продаж;
4. Журнал учета полученных и выставленных счетов - фактур;

Документы по инвентаризации

1. Приказ о проведении инвентаризации;
2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

1. Акты налоговых проверок;
2. Акты сверок с налоговыми органами;

Документы по учету основных средств

1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
2. Акты приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1;
3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
4. Акты на списание основных средств

Документы по учету товарно-материальных ценностей

1. Карточки учета материалов;
2. Приходные ордера по форме № М-4;
3. Требования - накладные по форме № М-11;

Документы по учету денежных средств

1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
2. Платежные поручения;
3. Выписки банков по расчетным счетам;
4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;

Документы по учету труда и заработной платы

1. Трудовые договоры;
2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
3. Штатное расписание;
4. Табели учета рабочего времени;
5. Расчетно-платежные ведомости;

Документы по расчетам с подотчетными лицами

1. Авансовые отчеты;

Документы по учету расчетов контрагентами

1. Договоры с поставщиками и покупателями;
2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг

Прочие документы

1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
2. Бухгалтерские справки;
3. Путевые листы;
4. Бланки строгой отчетности;
5. Доверенности;
6. другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

• Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
• дату передачи дел;
• период, за который осуществлена передача дел;
• дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
• наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
• все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
• число переданных печатей, штампов и тому подобное.
• последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира - операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

1. Первичные.
2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

• внутренние и внешние;
• распорядительные и оправдательные;
• разовые и накопительные;
• строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

• в специальных книгах (журналах);
• на отдельных листах и карточках;
• в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
• непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

• бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
• учетную политику и локальные нормативные акты;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
• переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,

Процедура приема и передачи дел главного бухгалтера нормативными документами не регулируется, поэтому рекомендуем использовать пошаговую инструкцию, учитывающую большинство факторов. Вы можете воспользоваться приемлемыми для вас рекомендациями.

Инструкция по передачи дел

1. Приказ

Каждая компания может самостоятельно устанавливать правила приема-передачи дел, закрепив порядок приказом, в котором следует указать:

• причину передачи дел;
• сроки проведения;
• ответственное за передачу лицо;
• лицо, принимающее дела;
• членов комиссии;
• дату завершения учетных процессов.

2. Завершение учетного процесса

Главный бухгалтер, сдающий дела, должен сформировать все первичные документы, сделать соответствующие бухгалтерские записи, подготовить отчетность, статотчетность и т. д.

3. Инвентаризация

Инвентаризация денежных средств проводится, независимо от того, был ли заключен договор о материальной ответственности. Результаты инвентаризации оформляют описями в трех экземплярах и прикрепляют к акту приема-передачи дел.

4. Проверка

Для объективной оценки состояния дел целесообразно провести аудиторскую проверку. Если это невозможно, вновь назначенный главный бухгалтер своими силами должен проверить учет и отчетность, особенно внимательно – за текущий год.

5. Акт приемки-передачи

Акт приема-передачи нужно составить для разграничения ответственности передающего и принимающего лица. Дополнительно данный документ помогает получить представление о том, в каком состоянии находятся:

• основные финансовые показатели компании;
• первичная документация.

В акте должны быть отражены следующие вопросы:

• Характеристика работы бухгалтерии и состояние бухгалтерского учета.
• Учет денежных средств.
• Учет расчетных операций.
• Учет основных средств и нематериальных активов.
• Материальный учет.
• Расчеты с работниками.
• Отчетность.
• Организация хранения документов.
• Опись первичных документов.
• Остатки по счетам.
• Недостающие документы с объяснительными записками предыдущего главного бухгалтера.
• Замечания к акту.
• Передача фирменной печати, штампов, ключей от сейфа, ключей от «Клиент-Банка», сертификатов оператора связи.
• Подписи сдающего и принимающего главных бухгалтеров и членов комиссии.
• Дата приемки-передачи дел.
• Документ, на основании которого переданы дела (приказ).

В больших компаниях в бухгалтерии работает, кроме главного бухгалтера, целый штат сотрудников. В акт приема-передачи включаются только документы, которые непосредственного контролировал главный бухгалтер.

После прихода на должность нового работника может возникнуть вопрос о части его ответственности. Новый главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за неподобающее ведение бухучета или неуплату налогов предшественником.

Если увольняющимся главным бухгалтером был причинен материальный ущерб компании, он должен возместить его полностью. Но в случае если главбух не подписывал договор о полной материальной ответственности, возмещение возможно только в размере его средней заработной платы.

Вступление в должность

Вполне возможна ситуация, когда главному бухгалтеру не от кого принимать дела, так как бывший сотрудник уже уволен. Нужно учитывать, что без подписания акта приемки-передачи невозможно будет доказать отсутствие части документов. Можно посоветовать принимать дела только после проведения аудита, чтобы избежать возможных неприятностей.

Если смена главного бухгалтера планируется при еще работающем предшественнике, желательно принять нового главбуха на должность заместителя. Так можно без спешки передать дела, и только после этого издавать приказы об увольнении-назначении.

Смена главного бухгалтера нередко происходит по причинам, которые могут стать для нового работника неприятным сюрпризом. Именно по этой причине не стоит относиться к процессу приема-передачи дел как к простой формальности.