तालिका नियम. कार्य समय के उपयोग को रिकार्ड करने के निर्देश

किसी भी संगठन में टाइम शीट अनिवार्य है। इस दस्तावेज़ को प्रारूपित करने के नियम, इसका उद्देश्य और एक तैयार उदाहरण जिसे नमूने के रूप में उपयोग किया जा सकता है - इन सभी पर नीचे चर्चा की गई है।

एक नमूना प्रपत्र लेख के अंत में डाउनलोड किया जा सकता है।

शिफ्ट की नियोजित अवधि और महीने में कार्य दिवसों की कुल संख्या लगभग हमेशा उन घंटों और दिनों से भिन्न होगी जो वास्तव में काम किए गए थे। तथ्य को रिकॉर्ड करने के लिए, एक समय पत्रक रखा जाता है: यह आपको काम के समय के बारे में सारी जानकारी एकत्र करने की अनुमति देता है जो वास्तव में काम किया गया था।

इस दस्तावेज़ का उद्देश्य दोहरा है:

1. संपूर्ण कार्य अवधि की जानकारी प्राप्त करें।
2. उसी अवधि के लिए अनुपस्थिति पर डेटा प्राप्त करें।

ऐसी जानकारी सबसे पहले एक अकाउंटेंट के लिए उपयोगी होती है। साथ ही, कुछ निरीक्षकों को जानकारी की आवश्यकता होगी - संबंधित विवरण तालिका में दिया गया है।

प्रपत्र: रिक्त और नमूना

प्रत्येक कंपनी को अपने स्वयं के नमूने का उपयोग करने और एक विशेष फॉर्म का उपयोग करके काम के घंटों का रिकॉर्ड रखने का अधिकार है। टी 12. आप आधार के रूप में बिल्कुल इसका स्वरूप ले सकते हैं (यह नीचे दिया गया है) और इसे कंपनी की जरूरतों के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं।

दस्तावेज़ में 3 मुख्य भाग हैं:

1. शीर्षक पृष्ठ में कोड की एक एकीकृत प्रणाली होती है, जो उदाहरण के लिए, अतिरिक्त दिनों की छुट्टी (ओवरटाइम के कारण), बीमार छुट्टी, नियोक्ता की गलती के कारण डाउनटाइम आदि को इंगित करती है। प्रत्येक परिस्थिति में एक वर्णमाला और संख्यात्मक कोड होता है।
2. दूसरा (सारणीबद्ध) भाग काम के घंटों का वास्तविक लेखा-जोखा है। यह दैनिक आधार पर (छुट्टियों और छुट्टियों के दिन सहित) किया जाता है।
3. तथा तीसरा भाग भी एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया गया है। यह वेतन के भुगतान (राशि, घंटे और दिन, दर) पर जानकारी प्रदान करता है।

रिक्त प्रपत्र T-12 इस प्रकार दिखता है।

टी-12 फॉर्म के साथ-साथ टी-13 भी होता है। इसमें अंतिम (तीसरे) भाग का अभाव है - अर्थात, यह दस्तावेज़ पेरोल गणना के बिना, काम के घंटे तय करने के लिए एक सरल समय पत्रक है। तैयार नमूना दस्तावेज़ नीचे दिखाया गया है।

आचरण का क्रम

दस्तावेज़ का रखरखाव विशेष रूप से नियुक्त कर्मचारियों द्वारा किया जाता है: वे प्रत्येक दिन के लिए कार्य समय तय करते हैं। एक नियम के रूप में, सही डिज़ाइन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति संरचनात्मक इकाई (उदाहरण के लिए, बिक्री विभाग) का निदेशक होता है। जिम्मेदारी उनके डिप्टी द्वारा साझा की जा सकती है। यदि कंपनी काफी बड़ी है, तो वे टाइमकीपर की एक विशेष स्थिति पेश करते हैं, जो सभी जानकारी रिकॉर्ड करता है।

किसी भी मामले में, जिम्मेदार व्यक्तियों को हमेशा प्रमुख द्वारा नियुक्त किया जाता है, जो संबंधित आदेश (निःशुल्क नमूना) द्वारा इंगित किया जाता है - उदाहरण के लिए, नीचे दिखाया गया दस्तावेज़।

टिप्पणी। सभी जिम्मेदार व्यक्तियों को आदेश के पाठ से परिचित होना चाहिए और अपने हस्ताक्षर और तारीख डालनी चाहिए।

सामान्य तौर पर, आदेश इस तरह दिखता है:

1. जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक दिन की जानकारी दर्ज करता है।
2. भरने के बाद (एक महीने के बाद) दस्तावेज़ कार्मिक विभाग को स्थानांतरित कर दिया जाता है।
3. कार्मिक विभाग के बाद वह लेखा विभाग में प्रवेश करता है।
4. अंतिम हस्ताक्षर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के पास रहता है।

टिप्पणी। जब दस्तावेज़ भर जाता है और सभी जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित हो जाता है, तो इसे दाखिल किया जाता है और भंडारण के लिए संग्रह में भेज दिया जाता है। न्यूनतम भंडारण अवधि 5 वर्ष है। लेकिन अगर उद्यम में काम खतरनाक और हानिकारक परिस्थितियों में किया जाता है, तो भंडारण का समय काफी बढ़ जाता है - कम से कम 75 वर्ष।

टाइम शीट कैसे भरें: चरण दर चरण निर्देश

भरते समय, एकल अंकन प्रणाली का उपयोग किया जाता है। टाइम शीट "एक पद एक पद के लिए अभिप्रेत है" नियम के अनुसार काम किए गए समय को रिकॉर्ड करती है। केवल उन कर्मचारियों को ध्यान में रखा जाता है जिनके पास रोजगार अनुबंध है, जिसमें आंतरिक अंशकालिक कर्मचारी भी शामिल हैं - उनके लिए, विशेष रूप से, दो बार जानकारी दर्ज करना आवश्यक है।

निम्नलिखित कर्मचारियों को ध्यान में नहीं रखा जाता है:

• अनौपचारिक रूप से कार्यकर्ता;
• बाहरी साझेदार;
• सिविल अनुबंध के आधार पर कार्य करना।

भरने की प्रक्रिया शीर्षक पृष्ठ और वास्तविक सारणीबद्ध भाग के सही डिज़ाइन के लिए प्रदान करती है।

शीर्षक पेज

निम्नलिखित जानकारी यहां दर्ज की गई है:

1. कंपनी का नाम (एक संक्षिप्त संस्करण की अनुमति है, उदाहरण के लिए, अल्फा एलएलसी)।
2. OKUD और OKPO के लिए कोड।
3. नंबर - कंपनी स्वतंत्र रूप से नंबरिंग प्रणाली चुनती है। उदाहरण के लिए, कैलेंडर वर्ष के दौरान संख्याओं के अनुक्रमिक असाइनमेंट का एक प्रकार आम है।
4. रिपोर्टिंग अवधि - अर्थात दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए आरंभ और समाप्ति तिथियों के साथ महीना।
5. संकलन तिथि अंतिम दिन को संदर्भित करती है जिसके बाद इस पर सभी जिम्मेदार कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। फिर दस्तावेज़ को अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

सारणीबद्ध भाग

यहां आपको सभी कॉलम भरने होंगे:

पेरोल की जानकारी

यदि टी-12 फॉर्म बना हुआ है तो यह अनुभाग भी भरा जाता है। यहां मुख्य रूप से भुगतान के 2 प्रकारों के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है:

1. वेतन स्वयं (4-अंकीय कोड 2000 द्वारा दर्शाया गया है)।
2. छुट्टी के दिनों के लिए भुगतान (कोड 2012 द्वारा दर्शाया गया)।

सभी राशियाँ तथाकथित ऑफसेट खाते से डेबिट की जाती हैं - भुगतान के प्रकार की परवाह किए बिना, यह समान होगा।

हमेशा की तरह, काम के घंटे कुल दिनों और घंटों को ध्यान में रखते हुए तय किए जाते हैं।

दस्तावेज़ के अंत में, सभी अधिकृत कर्मचारी हस्ताक्षर करते हैं:

• दस्तावेज़ रखने वाला व्यक्ति (यदि कोई हो)
• कार्मिक विभाग का प्रतिनिधि;
• विभाग के प्रमुख।

पंजीकरण के लिए वीडियो निर्देश

भरने पर वीडियो कमेंट्री:

अतिरिक्त शीट

ऐसे कई मामले हैं जब टाइम शीट ही पर्याप्त नहीं होती है, क्योंकि लेखांकन में अतिरिक्त जानकारी दर्ज करना शामिल होता है। फिर आपको एक और शीट जारी करनी चाहिए:

1. यदि कोई कर्मचारी महीने के मध्य में या शुरुआत में नौकरी छोड़ देता है। इस मामले में, वास्तव में काम किए गए सभी दिन और घंटे एक अतिरिक्त शीट पर दर्ज किए जाते हैं। और फॉर्म में वे ठीक उसी तारीख को "निकाल दिया गया" प्रविष्टि करते हैं जब बर्खास्तगी हुई थी। फिर दस्तावेज़ को एक अतिरिक्त शीट के साथ जमा किया जाता है।
2. इसकी आवश्यकता तब भी होगी जब कर्मचारी ने काम नहीं किया, लेकिन साथ ही संपर्क नहीं किया और अपनी अनुपस्थिति के कारणों की सूचना नहीं दी। यदि वह उपस्थित नहीं हुआ (या कारण की वैधता की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ नहीं लिए), और दस्तावेज़ सौंपने का समय आ गया है, तो कोड 30 डाल दिया जाता है (अक्षर पदनाम "НН")।

ऐसे मामलों में, सभी निशान पेंसिल से बनाना बेहतर होता है। यदि बाद में यह पता चलता है कि कर्मचारी को, उदाहरण के लिए, बीमार छुट्टी मिली है, तो आपको कोड 19 (अक्षर "बी") पर एक निशान लगाना चाहिए।

सारांश लेखांकन: गणना सुविधाएँ

यदि घंटों की सामान्य संख्या (प्रति दिन 8 घंटे और प्रति सप्ताह 40 घंटे) नहीं देखी जा सकती है, तो वास्तव में काम किए गए समय की कुल लंबाई एक साधारण योग के रूप में निर्धारित की जाती है। यह प्रक्रिया उन उद्यमों में मौजूद है जो:

• चौबीसों घंटे, पाली में काम करना;
• एक लचीली अनुसूची का उपयोग करें;
• शिफ्ट कार्य व्यवस्थित करें.

तब लेखांकन अवधि मुख्य अवधारणा बन जाती है। - कैलेंडर माह, 1 तिमाही या पूरा वर्ष। उद्यम की विशेषताओं के आधार पर विशिष्ट अंतराल का चयन किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि खतरनाक और हानिकारक परिस्थितियों में काम अपेक्षित है, तो 1 तिमाही की अवधि को आधार माना जाता है।

यदि कुछ समय तक कर्मचारी ने अच्छे कारणों से काम नहीं किया, तो इस समय को ध्यान में नहीं रखा जाता है (अर्थात इसे पूरी तरह से बाहर रखा जाता है)।

गैर-मानक स्थितियाँ: क्या करें

ज्यादातर मामलों में, दस्तावेज़ तैयार करना काफी सरल है, क्योंकि लेखांकन प्रत्येक कर्मचारी के लिए कार्य समय के एक समान, समान वितरण पर आधारित है। हालाँकि, कुछ परिस्थितियों के कारण इस प्रक्रिया का अक्सर उल्लंघन किया जाता है, उदाहरण के लिए:

1. यदि कोई सहकर्मी छुट्टी मांगता है, और प्रबंधक को कोई आपत्ति नहीं है, तो केवल वास्तव में काम किए गए घंटे (पूर्णांक) दर्ज किए जाते हैं। अनुपस्थिति को "I" या दो अंक "01" द्वारा दर्शाया जाता है।
2. यदि वह बीमार है, तो वे "बी" डालते हैं, और फ़ील्ड के निचले भाग को खाली छोड़ देते हैं। बेशक, ऐसे चिह्न के लिए बीमार छुट्टी की उपस्थिति एक अनिवार्य आवश्यकता है।
3. यदि इसकी योजना बनाई गई थी, और कर्मचारी ने इसे सहमति के अनुसार लिया, तो वर्तमान प्रक्रिया के अनुसार, उन्होंने पदनाम "एनवी" (डिजिटल संस्करण में, कोड "28") डाल दिया। ऐसे समय होते हैं जब अनुपस्थिति के सही कारण अस्थायी रूप से अज्ञात होते हैं। फिर आप "एनएच" डाल सकते हैं, लेकिन स्थिति स्पष्ट होने की स्थिति में, उपयुक्त पदनाम का चयन किया जाता है, और "एनएच" को काट दिया जाता है।
4. यदि कोई सहकर्मी व्यावसायिक यात्रा पर गया हो, तो "K" अंकित करें। जब वह आधिकारिक तौर पर लौटता है और अपने सामान्य कर्तव्य शुरू करता है, तो वे "I" अक्षर डालते हैं।

बदलाव कैसे करें

कार्य समय के लेखांकन में उन सूचनाओं को ठीक करना शामिल है जो दिन या सप्ताह के दौरान बदल सकती हैं, इसलिए, टाइमशीट परिवर्तन करने की संभावना भी प्रदान करती है। वास्तविक स्थिति को प्रतिबिंबित करने के लिए समायोजन किया जाना चाहिए, जिसकी सच्चाई प्रलेखित है।

सुधार करने के 2 तरीके हैं:

1. अशुद्धियों की अनुमति है, लेकिन दस्तावेज़ को तथाकथित सुधारात्मक प्रपत्र द्वारा पूरक किया गया है। दोनों कागजात एक साथ सत्यापन के लिए जमा किए जाते हैं।
2. मूल दस्तावेज़ को सही कर दिया गया है, और कोई अतिरिक्त प्रपत्र तैयार नहीं किया गया है। फिर आपको सभी गलत डेटा को सावधानीपूर्वक काटने की आवश्यकता है। यह एक क्षैतिज पट्टी के साथ किया जाता है। यदि निकटवर्ती फ़ील्ड में ग़लत जानकारी शामिल है, तो एक पंक्ति काट दी जाती है।

इस मामले में, एक उपयुक्त प्रविष्टि आवश्यक रूप से की जाती है, जो उदाहरण के लिए, स्थिति को विस्तार से बताती है।

लेख में विचार करें कि टाइम शीट का गठन क्या होता है, किन रूपों का उपयोग किया जाता है। टाइम शीट भरने के नियम, भरने का एक उदाहरण। हम टाइम शीट भरने में मुख्य कठिनाइयों की पहचान करेंगे, जिससे वेतन की गणना में त्रुटियां हो सकती हैं।

टाइम शीट एक दस्तावेज़ है जो प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या और संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह अनुपस्थिति की संख्या को दर्शाता है। इसके आधार पर गणना की जाती है।

सभी संगठनों को एक टाइम शीट बनाए रखना आवश्यक है।

कार्य समय को रिकॉर्ड करने के लिए, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित दो एकीकृत रूप टी -12 और टी -13 हैं।

फॉर्म टी-12 का उपयोग न केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, बल्कि वेतन की गणना के लिए भी किया जाता है। इसलिए, छोटी फर्मों में, जब एक एकाउंटेंट एक कार्मिक विभाग भी रखता है, तो इस टी-12 फॉर्म का उपयोग किया जाता है।

जब केवल काम किए गए घंटों की संख्या और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है, तो फॉर्म टी-12 या फॉर्म टी-13 के पहले भाग का उपयोग किया जाता है।

काम के घंटे रिकॉर्ड करने के लिए किसी भी फॉर्म का उपयोग किया जा सकता है।

टाइमशीट भरने के नियम

टाइम शीट प्रतिदिन कार्मिक अधिकारी द्वारा भरी जाती है, यदि कंपनी के पास कार्मिक विभाग नहीं है, तो टाइम शीट का रखरखाव एक लेखा अधिकारी द्वारा किया जाता है।

टाइम शीट भरते समय संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम बताना न भूलें।

"दस्तावेज़ संख्या" और "संकलन की तिथि" अवश्य भरी जानी चाहिए

सेल "रिपोर्टिंग अवधि" में उस महीने की शुरुआत और अंत डालें जिसके लिए समय पत्रक बनाए रखा जाता है।

- क्रम संख्या;

- उपनाम, आद्याक्षर, स्थिति (विशेषता या पेशा);

- कार्मिक संख्या;

- महीने के दिनों के अनुसार काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति के अंक

तालिका की ऊपरी पंक्ति में महीने के प्रत्येक दिन (उपस्थिति, व्यापार यात्रा, आदि) के लिए कार्य घंटों का वर्णमाला या संख्यात्मक कोड होता है। सबसे नीचे, उनके लिए घंटों की संख्या दर्ज की गई है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी ने 3 जुलाई 2014 को पूरी शिफ्ट पूरी कर ली है, तो जुलाई के टाइम शीट में, कर्मचारी के अंतिम नाम के सामने 3 नंबर वाले सेल में, कोड "I" और 8 कार्य घंटे डाल दिए जाते हैं। यदि कर्मचारी उस दिन बीमार पड़ गया, तो "बी" लगाना आवश्यक है, और चूंकि उसके पास काम के घंटे नहीं थे, इसलिए नीचे की सेल नहीं भरी गई है या 0 दर्ज किया गया है।

- मध्यवर्ती और अंतिम परिणाम;

-अनुपस्थित होने पर कारणों से अनुपस्थिति पर अंक अंकित कर दिये जाते हैं।

टाइम शीट के अंत में, हमें यह जांचना चाहिए कि टाइम शीट भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर हैं, साथ ही संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर भी हैं।

टाइम शीट भरने के लिए बुनियादी कोड

टाइम शीट भरते समय गैर-मानक स्थितियाँ

1. छुट्टी के दौरान एक कर्मचारी बीमार पड़ गया।

छुट्टी के बाद, कर्मचारी काम पर गया और बीमारी की अवधि के लिए बीमार अवकाश प्रदान किया। रिपोर्ट कार्ड में, छुट्टी (ओटी) के बजाय, बीमारी के पहले दिन से एक अस्थायी विकलांगता कोड (बी) चिपका दिया जाता है, और छुट्टी को बीमारी की अवधि के लिए बढ़ा दिया जाता है।

ऐसे मामले हैं जब कोई कर्मचारी छुट्टी खत्म होने के बाद भी बीमार पड़ता रहता है, नियोक्ता को चेतावनी दी गई है। चूँकि कर्मचारी के शब्द टाइमशीट भरने का आधार नहीं हैं, इसलिए, छुट्टी के बाद, हम अस्पष्टीकृत कारणों (एचएच) के लिए अनुपस्थिति डालते हैं। कर्मचारी द्वारा बीमार छुट्टी प्रदान करने के बाद, हम कोड बी के लिए अवधि को सही करते हैं।

2. छुट्टी के दौरान कर्मचारी की छुट्टियाँ थीं।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी 1 जून से 29 जून 2014 तक छुट्टी पर था। टाइम शीट में, हम मुख्य अवकाश अवधि के लिए ओटी कोड डालते हैं, जबकि 12 जून को कोड बी (गैर-कार्य अवकाश) के साथ चिह्नित करते हैं, क्योंकि यह दिन भुगतान अवकाश अवधि में शामिल नहीं है।

लेखांकन और नियंत्रण व्यवसाय के दो बुनियादी सिद्धांत हैं। इसलिए, टाइमशीट लेखांकन उन सभी कंपनियों के लिए प्रासंगिक है जिनके पास राज्य में कम से कम एक कर्मचारी है। और ये केवल पारिश्रमिक की गणना और उल्लंघनों की पहचान के लिए आंतरिक दस्तावेज़ नहीं हैं। यह रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित प्रत्येक नियोक्ता का कर्तव्य है। समय रिकॉर्ड रखने की शुद्धता श्रम और कर नियामकों, रोसस्टैट और श्रम निरीक्षणालय द्वारा नियंत्रित की जाती है। इसलिए, किराए के कर्मियों वाली कंपनी में, टाइमशीट को नियंत्रित करने वाले आंतरिक दस्तावेजों के पूरे पैकेज को लागू किया जाना चाहिए।

टाइम शीट - मानक, नियम और रखरखाव के तरीके

किसी संगठन में काम के समय का रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया और नियम मुख्य रूप से रूसी संघ के श्रम संहिता (भाग 4) के अनुच्छेद 91 द्वारा विनियमित होते हैं, जिसमें कहा गया है कि सभी नियोक्ताओं को प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम के घंटों का नियमित रिकॉर्ड रखना आवश्यक है। उनका उद्यम. केवल इस रजिस्टर के आधार पर ही वेतन और बोनस, छुट्टी और बीमारी की छुट्टी के लिए मुआवजा भुगतान, साथ ही कर्मचारी को अन्य सब्सिडी की गणना की जा सकती है। हर महीने, किराए के कर्मियों वाले सभी उद्यमों को उनकी कानूनी स्थिति और संगठनात्मक रूप की परवाह किए बिना: और कानूनी की परवाह किए बिना, टाइम शीट भरनी होगी। व्यक्ति और व्यक्तिगत उद्यमी।

दूसरे, टाइम शीट, लेखांकन और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का प्राथमिक दस्तावेज होने के नाते, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति नंबर 1 के डिक्री में परिलक्षित नियामक आवश्यकताओं के अधीन है "लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" श्रम और उसका भुगतान ”।

प्राथमिक खाते के लिए मुख्य आवश्यकताएँ:

1. केवल आदेश द्वारा इस कार्य के लिए नियुक्त उद्यम के कर्मचारी को कार्य समय का रिकॉर्ड रखने का अधिकार है, अन्यथा चेक के दौरान उसके कार्यों को अवैध माना जाएगा, और रजिस्टर स्वयं अमान्य हो जाएगा। इस मामले में, नियोक्ता को पहले कर्मचारी को अतिरिक्त शुल्क के लिए इस कार्यक्षमता को करने की पेशकश करनी होगी, और उसे इस कर्तव्य से इनकार करने का अधिकार है। लेखांकन रजिस्टर के रखरखाव का अवैतनिक कार्य भी अवैध है। नतीजतन, टाइम शीट भरने की शुरुआत से पहले, उद्यम को कर्मचारी के वीजा सहित सभी विवरणों के साथ टाइमकीपर की शुरूआत पर आदेश की पुष्टि करनी होगी। कर्मचारी की स्थिति कोई मायने नहीं रखती, यह हो सकती है:
2. काम किए गए घंटों का लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने के तरीके कानून द्वारा विनियमित नहीं हैं। यहां मुख्य नियम यह है कि किसी भी तरीके का उपयोग टाइमकीपिंग और आंतरिक श्रम नियमों पर स्थानीय विनियमन द्वारा तय किया जाता है।

   आंतरिक लेखांकन के नियमों को मंजूरी देने वाले विनियमन के बिना, टाइम शीट अमान्य हो जाएगी

3. 2013 में, विनियमों ने स्थापित किया कि प्रत्येक नियोक्ता को अपने विवेक से, लेखांकन की वह विधि चुनने का अधिकार है जो उद्यम के लिए अधिक सुविधाजनक हो, ये हो सकती हैं:
   • मैनुअल विधि, जब टाइमकीपर कागज पर एक रजिस्टर रखता है, नियमित रूप से इसे हाथ से भरता है। यह विधि उन कंपनियों में होती है जहां कर्मचारियों की संख्या न्यूनतम होती है और लेखांकन प्राथमिक होता है, उदाहरण के लिए, जब हर कोई बिना ओवरटाइम के समान समय तक काम करता है;
   • इलेक्ट्रॉनिक रूप में, उदाहरण के लिए एक्सेल में टाइम शीट रखना। छोटे और मध्यम उद्यमों के लिए यह सबसे आम तरीका है। एक्सेल टाइमकीपर को फ़ाइल में पहले दर्ज किए गए फ़ार्मुलों का उपयोग करके, प्रत्येक कर्मचारी, विभाग, संगठन के लिए अंतिम आंकड़ों की स्वचालित रूप से गणना करने और पूरे वर्ष के लिए सभी टाइमशीट को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने की अनुमति देता है;

     स्प्रेडशीट को एक्सेल फॉर्मेट में रखना आसान है

   • स्वचालित टाइमकीपिंग सबसे कुशल ऑनलाइन विधि है, जो 1सी और एंटरप्राइज़ एक्सेस सिस्टम से जुड़ा होने के कारण, आपको वास्तविक समय में प्रत्येक कर्मचारी के प्रवेश/निकास को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। संरचनात्मक इकाई के प्रत्येक प्रमुख या सीईओ के पास प्रत्येक अधीनस्थ (और स्वयं के लिए) के लिए काम किए गए समय को देखने का अवसर होता है। यह स्पष्ट है कि इस तरह के लेखांकन का उपयोग बड़े उद्यमों के साथ-साथ विभागों और सरकारी एजेंसियों में भी किया जाता है। यह विधि त्रुटियों को शून्य तक कम करना, मानव कारक के प्रभाव को कम करना और प्रक्रिया को स्वचालित करना संभव बनाती है।

     अभिगम नियंत्रण से जुड़े 1C प्रोग्राम में, लेखांकन वास्तव में स्वचालित रूप से किया जाता है

4. फॉर्म के अनुसार, टाइम शीट बनाए रखने के लिए चार संभावित विकल्प हैं:
   
5. लेखांकन दस्तावेजों का भंडारण संग्रह आवश्यकताओं के साथ-साथ कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 29 के आधार पर किया जाना चाहिए। शेल्फ जीवन - 5 वर्ष.

टाइमशीट भरने की शुद्धता और नियमितता को डेस्क और फील्ड निरीक्षण के दौरान नियंत्रित किया जाता है। श्रम निरीक्षणालय यह भी जांच सकता है कि टाइम शीट कैसे रखी जाती है। इसलिए, प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का नियंत्रण सभी नियोक्ताओं के लिए एक गंभीर प्रक्रिया है।

काम के घंटों के लेखांकन और उद्यम पर सांख्यिकीय रिपोर्टिंग में भाग लेता है।

टाइम शीट कुछ प्रकार के कर्मचारियों के काम के घंटों के सही आंतरिक लेखांकन के लिए उपयोगी है। यह श्रम विवादों (आंतरिक और न्यायिक दोनों) में नियोक्ता का बीमा होने के कारण, मौद्रिक अवनति के साथ-साथ लापरवाह कर्मचारियों की बर्खास्तगी के लिए पूर्ण औचित्य प्रदान करता है। साथ ही, टाइमशीट अकाउंटिंग, जब सही ढंग से उपयोग किया जाता है, प्रबंधन लेखांकन के लिए एक अच्छा विश्लेषणात्मक उपकरण है; इसके आधार पर, आप नियमित रूप से शेड्यूल बना सकते हैं और किसी उद्यम में कार्य समय का उपयोग करने की दक्षता का विश्लेषण कर सकते हैं।

वीडियो समीक्षा: टाइमकीपिंग का सक्षम संगठन

टाइमशीट को सही तरीके से कैसे भरें

सबसे पहले, आपको समय रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को सीखना होगा:

1. लेखांकन रजिस्टर रूसी संघ की सरकार के स्तर पर अनुमोदित उत्पादन कैलेंडर पर आधारित होना चाहिए। गैर-कार्य दिवसों के निर्धारण का नियामक आधार रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 112 द्वारा विनियमित है। प्रत्येक वर्ष के लिए उत्पादन कैलेंडर में, कामकाजी, छुट्टियों के साथ-साथ 1 घंटे कम किए गए पूर्व-छुट्टियों के दिनों की संख्या निर्धारित की जाती है। प्रत्येक तिमाही के लिए कार्य घंटों की संख्या को विनियमित किया जाता है, मानक कार्य अनुसूची के तहत स्थानान्तरण स्थापित किए जाते हैं।
2. टाइम शीट महीने के पहले कैलेंडर दिन पर खुलती है और आखिरी दिन पर बंद हो जाती है। उत्पादन आवश्यकता के मामले में, अंतरिम रिपोर्टिंग की अनुमति है, जो प्रत्येक माह के पंद्रहवें दिन प्रस्तुत की जाती है।
3. पहले से डेटा दर्ज करना मना है. इसलिए, समय पत्रक को पूरा किया जाना चाहिए और महीने के अंत के बाद पहले कार्य दिवसों पर अनुमोदन के लिए भेजा जाना चाहिए। प्रक्रिया का समय आंतरिक अधिनियम में निर्धारित किया जाना चाहिए।
4. लेखांकन को संगठन के संरचनात्मक प्रभागों और समग्र रूप से उद्यम दोनों के लिए रखा जा सकता है। यह मद आंतरिक लेखा विनियमों में स्थापित किया जाना चाहिए। यदि लेखांकन अलग से किया जाता है, तो संगठन में जितने विभाग होते हैं, उतनी ही टाइमशीट तैयार की जाती है।
5. स्प्रैडशीट में प्रत्येक कक्ष पूरा होना चाहिए।
6. नौकरी के लिए आवेदन करते समय, प्रत्येक कर्मचारी को एक कार्मिक संख्या सौंपी जाती है। किसी उद्यम में किसी व्यक्ति के काम करने के दौरान इस कोड को बदलना गलत माना जाता है, यानी जब किसी कर्मचारी की स्थिति बदलती है, तो वह वही रहती है। और यहां तक ​​कि जब किसी व्यक्ति को बर्खास्त कर दिया जाता है, तो उसका कार्मिक नंबर तीन साल तक किसी और को नहीं सौंपा जाता है।
7. टाइमशीट भरते समय, राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित कार्य घंटों की रिकॉर्डिंग के लिए एकीकृत कोड का उपयोग किया जाता है। चुनने के लिए दो विकल्प हैं - वर्णमाला और संख्यात्मक। किसका उपयोग किया जाएगा इसका निर्धारण लेखांकन नियमों में किया जाना चाहिए।

रूसी संघ के वित्त मंत्रालय ने कार्य समय के लेखांकन पर अपनी टिप्पणियों में घोषणाकर्ताओं का ध्यान आकर्षित किया कि टाइमशीट डिज़ाइन 2 प्रकार के होते हैं (पत्र संख्या 02–06–10/32007 देखें):

• निरंतर विधि - महीने के प्रत्येक दिन काम किए गए घंटों की मात्रा की जानकारी दर्ज की जाती है;
• विचलन विधि - जब केवल ऐसे संकेतक दर्ज किए जाते हैं जो उत्पादन प्रक्रिया के मानक से संबंधित नहीं होते हैं (एक व्यक्ति काम से अनुपस्थित था, व्यापार यात्रा पर था, किसी अन्य छुट्टी पर था या बिना वेतन के आराम कर रहा था, आदि)।

टाइम शीट भरने के लिए चरण-दर-चरण एल्गोरिदम

एक नमूने के लिए, आइए एकीकृत फॉर्म टी-13 लें, जो योजना को यथासंभव पूर्ण रूप से दर्शाता है। भरने का क्रम इस प्रकार है:

1. सबसे पहले, एक टाइमशीट हेडर तैयार किया जाता है, जहां कार्मिक रिकॉर्ड के लिए मानक विवरण दर्शाया जाना चाहिए:
   
2. लेखांकन रजिस्टर का दैनिक डेटा सारणीबद्ध रूप में भरा जाता है। स्तंभ सामग्री:
   
3. टाइम शीट कागज पर मुद्रित होनी चाहिए और जिम्मेदार कर्मचारियों द्वारा समर्थित होनी चाहिए:
   

तालिका: राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा स्थापित टाइमशीट कोड

वीडियो निर्देश: टी-13 फॉर्म कैसे भरें

टाइम शीट का गलत समापन - विशिष्ट त्रुटियां और उन्हें ठीक करने के लिए एक एल्गोरिदम

फॉर्म की तैयारी में सबसे आम गलती उस अवधि के दौरान छुट्टी के दिनों का कोड निर्धारण है जब उत्पादन कैलेंडर छुट्टियों के लिए प्रदान करता है। यदि छुट्टियां छुट्टियों पर पड़ती हैं, तो रिपोर्ट कार्ड में सभी के लिए मानक कोड दर्ज किया जाता है - "बी" या "26" (दिन की छुट्टी)। लेकिन छुट्टियों की अवधि में सप्ताहांत को ध्यान में नहीं रखा जाता है, इसलिए शनिवार और रविवार को कर्मचारी को "ओटी" या "09" (छुट्टी) अवश्य देनी चाहिए।

एक समान रूप से विशिष्ट विसंगति सप्ताहांत या छुट्टी पर यात्रा के दिनों का गलत डिज़ाइन है। ऐसा होता है कि कोई व्यक्ति 00.01 बजे व्यावसायिक यात्रा से लौटता है, श्रम कानून के अनुसार इसे व्यावसायिक यात्रा के दिन के रूप में मान्यता दी जाती है। और यदि यह तथ्य किसी व्यावसायिक यात्रा की अग्रिम रिपोर्ट में दिखाई देता है, तो कोड "K/06" (व्यापार यात्रा) न कि "B" सप्ताहांत और छुट्टी दोनों पर रिपोर्ट कार्ड में होना चाहिए।

टाइम शीट में सुधार करना सामान्य है और लेखांकन नीति द्वारा इसकी अनुमति है। यदि टाइमशीट तैयार करने और हस्ताक्षर करने के बाद कोई त्रुटि पाई जाती है, तो टाइमकीपर को एक अद्यतन दस्तावेज़ तैयार करना होगा। इसे प्राइमरी टाइम शीट की तरह ही एक अंतर के साथ तैयार किया जाता है - दस्तावेज़ के हेडर में यह दर्ज किया जाता है कि फॉर्म सुधारात्मक है, और सही अकाउंटिंग कोड डाले गए हैं। फॉर्म को प्राथमिक क्रमांक के बाद अगला क्रमांक दिया गया है। समायोजनों को प्रलेखित किया जाना चाहिए.टाइम शीट में एक सेवा संलग्न करना आवश्यक होगा, जिसमें दस्तावेजों की प्रतियों का उपयोग करके स्पष्टीकरण के कारणों और आधारों को प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक गैर-मानक स्थिति तब होती है जब कोई कर्मचारी काम पर नहीं जाता है और उसके प्रबंधक को नहीं पता होता है कि ऐसा क्यों हुआ। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के नियमों के अनुसार, आपको चाहिए:

1. मुखिया को - एक रिपोर्ट और काम से अनुपस्थिति का एक अधिनियम तैयार करना।
2. दो कर्मचारी - गवाह के रूप में अधिनियम पर हस्ताक्षर करने के लिए।
3. टाइमकीपर को - दस्तावेज़ में कोड "HH / 30" इंगित करें (अस्पष्ट कारण के लिए अनुपस्थिति)।
4. जब व्यक्ति कार्यस्थल पर लौटे, तो अनुपस्थिति के लिए स्पष्टीकरण मांगें। यहां संभावित विकल्प दिए गए हैं:
   • कर्मचारी काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र प्रस्तुत करता है - सुधारात्मक दस्तावेज़ में, प्रविष्टि को "बी / 19" में बदल दिया जाता है, बीमार छुट्टी की एक प्रति दाखिल की जाती है;
   • अच्छे कारण की पुष्टि करने वाला कोई दस्तावेज़ नहीं है - श्रम अनुशासन का उल्लंघन करने वाले को एक व्याख्यात्मक नोट लिखना होगा। यदि कारण को वैध नहीं माना जाता है, तो अनुपस्थिति को सुधार पत्रक में दर्शाया गया है। अधिनियम और व्याख्यात्मक नोट की प्रतियां इसके साथ संलग्न हैं।

सुधार पत्रक दो तरीकों से पूरा किया जा सकता है:

1. रिपोर्ट में उन संकेतकों को डुप्लिकेट करें जो समायोजन के अधीन नहीं हैं, और केवल उन पंक्तियों में संशोधन करें जहां आवश्यक हो।
2. टाइमशीट की केवल वही पंक्तियाँ भरें जहाँ आपको डेटा बदलना है।

जब पहले से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ में परिवर्तन करना आवश्यक हो तो एक सुधारात्मक समय पत्रक तैयार किया जाता है

उत्तरदायित्व: यदि टाइम शीट का रखरखाव नहीं किया जाता है, यदि त्रुटियाँ हैं

टाइमशीट में काम किए गए घंटों के तथ्य, वेतन निधि की राशि, सामाजिक योगदान की राशि और व्यावसायिक खर्चों के आंकड़े दर्ज किए जाते हैं जो कर योग्य आधार को कम करते हैं। इसलिए, यदि, राजकोषीय नियंत्रण के दौरान, आईएफटीएस को टाइम शीट में त्रुटियां या उसकी अनुपस्थिति मिलती है, तो इससे व्यावसायिक लागतों को दस्तावेजी रूप से निराधार माना जा सकता है। और यहां से, प्रतिबंधों के लिए 2 विकल्प अनुसरण कर सकते हैं:

1. कर आधार को जानबूझकर कम बताने के लिए दंड और जुर्माना।
2. कर संग्रह की राशि की पुनर्गणना.

समय रिकॉर्ड के रखरखाव में मुख्य कमियाँ रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 52.7 के अधीन हैं, यह प्रतिबंधों का प्रावधान करता है:

• 1,000-5,000 ₽ - पहली बार उल्लंघन दर्ज होने पर किसी अधिकारी या व्यक्तिगत उद्यमी पर जुर्माना लगाया जाता है;
• 30,000 -50,000 ₽ - पहले उल्लंघन के लिए संगठन के लिए जुर्माना;
• 10,000-20,000 ₽ - एक व्यक्तिगत उद्यमी या प्रबंधन के लिए जुर्माना, जब दूसरी और बाद की बार उल्लंघन दर्ज किया जाता है, तो उन्हें एक से तीन साल की अवधि के लिए कंपनी के सामान्य निदेशक के पद से भी वंचित किया जा सकता है;
• 50,000 -70,000 ₽ - कानूनी संस्थाओं के लिए जुर्माना बार-बार उल्लंघन के मामले में व्यक्ति।

प्रत्यक्ष निष्पादक पर जुर्माना नहीं लगाया जाता - टाइमकीपर को केवल आंतरिक कृत्यों द्वारा ही पदावनत किया जा सकता है। समग्र रूप से कंपनी का प्रबंधन और दस्तावेज़ को प्रमाणित करने वाला जिम्मेदार व्यक्ति उद्यम के लिए समय लेखांकन के लिए जिम्मेदार है।

टाइम शीट रखना एक निरंतर और ज़िम्मेदारी भरा काम है जिसका भुगतान किया जाना चाहिए, और इस ज़िम्मेदारी को उसी के अनुसार निभाया जाना चाहिए। जिस किसी को भी यह मिशन सौंपा गया है, उसे कंपनी के कर्मचारियों के कार्य समय के हर मिनट को ईमानदारी से और सटीक रूप से रिकॉर्ड करना होगा। यह प्रेरणा को प्रभावित करता है, कर्मचारी और नियोक्ता के बीच आंतरिक संबंधों के साथ-साथ बाहरी श्रम विवादों को भी नियंत्रित करता है। इस मुद्दे पर एक गंभीर जिम्मेदारी भी है, जो कंपनी के प्रबंधन (सामान्य निदेशक की अयोग्यता तक) और संपूर्ण संगठन दोनों पर थोपी जाती है।

टाइम शीट केवल काम के घंटे तय करने वाला एक दस्तावेज नहीं है, बल्कि वेतन की गणना का आधार भी है, जिसकी राशि किसी विशेष अवधि के पत्र पदनाम पर निर्भर करती है।

प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:

आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.

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इसके अलावा, यह रिपोर्ट कार्ड ही वह दस्तावेज़ है, जो वास्तव में, टीम के संपूर्ण कामकाजी जीवन को दर्शाता है - छुट्टियों से लेकर ओवरटाइम तक। इसीलिए यह जानना बहुत महत्वपूर्ण है कि इसे सही तरीके से कैसे भरा जाए ताकि कानून के मानदंडों या श्रमिकों के अधिकारों का उल्लंघन न हो।

यह दस्तावेज़ क्या है?

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 में निहित मानदंडों के अनुसार, नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम किए गए घंटों का रिकॉर्ड रखने के साथ-साथ उन सभी अवधियों का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है, जिसके दौरान कर्मचारी ने अपना कार्यस्थल बनाए रखा। और राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 के डिक्री के खंड 2 के आधार पर, सभी संस्थानों में, स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, टाइम शीट के स्थापित फॉर्म को भरकर रिकॉर्ड रखना आवश्यक है।

रिपोर्ट कार्ड प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण का एक एकीकृत रूप है, जिसका रूप कानून द्वारा अनुमोदित है, अर्थात् राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 का डिक्री।

सहमत दस्तावेज़ का उद्देश्य प्रशासनिक दस्तावेजों के आधार पर और कर्मचारी के नियोजित होने के क्षण से सभी प्रकार के काम और आराम के साथ-साथ अन्य अवधियों को रिकॉर्ड करना है।

इसकी आवश्यकता क्यों है?

सबसे पहले, टाइम शीट को कार्यस्थल में कर्मचारियों की दैनिक उपस्थिति या अनुपस्थिति, साथ ही काम किए गए घंटों के मासिक योग को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसके अनुसार बिलिंग अवधि के लिए इसकी गणना पहले ही की जा चुकी है। आख़िरकार, कर्मचारी न केवल प्रत्येक पाली में आवश्यक संख्या में घंटे काम करते हैं, बल्कि व्यावसायिक यात्राओं पर भी जाते हैं, बीमार पड़ते हैं, दोनों का उपयोग करते हैं।

साथ ही, कर्मचारियों को कानूनी छुट्टी के दिन काम पर लाया जा सकता है या ओवरटाइम काम किया जा सकता है, उन्हें काम से निलंबित किया जा सकता है या स्थानांतरित किया जा सकता है, जिससे काम के घंटों के स्थापित मानदंडों की संख्या में बदलाव आएगा, जिसे सही के लिए प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए। एक।

यदि वास्तव में काम किए गए घंटों के लिए भुगतान की गणना वेतन प्रणाली के अनुसार या प्रति घंटा की जाती है, तो यह पहले से ही छुट्टियों और बीमार छुट्टी के भुगतान के लिए प्रदान किया जाता है। और टाइमशीट केवल पत्र पदनाम और मजदूरी और उत्पादन दरों की वास्तविक गणना के लिए काम किए गए घंटों की संख्या का उपयोग करके सभी अवधियों को दर्शाती है।

रूप और उनका भेद

टाइम शीट महीने के दिनों के अनुरूप कॉलम के साथ लेखांकन का एक सारणीबद्ध संस्करण है और टीम की कुल संख्या के आधार पर काम किए गए घंटों की संख्या का योग है। सहमत दस्तावेज़ में 17 या 13 लंबवत कॉलम होते हैं, और क्षैतिज वाले प्रत्येक कर्मचारी के लिए होते हैं जो उसके अंतिम नाम और प्रारंभिक, पद और रोजगार के दौरान सौंपे गए कार्मिक संख्या को दर्शाते हैं।

एक नियम के रूप में, प्रत्येक विभाग या कार्यशाला के लिए टाइम शीट अलग से रखी जाती है, क्योंकि एक विशाल स्टाफ के साथ, व्यक्तिगत संरचनात्मक इकाइयों के लिए रिकॉर्ड करना आसान होता है, यह देखते हुए कि टाइम शीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञ सभी अस्पताल या अन्य स्थितियों से परिचित है। जो रिपोर्ट कार्ड में दिखना चाहिए।

फिलहाल, राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 के डिक्री ने टाइम शीट के 2 रूपों को मंजूरी दी, अर्थात्:

• टी-12;
• टी-13.

इन दोनों तालिकाओं में थोड़ा अंतर है, लेकिन इन्हें भरने का क्रम अलग है।

फॉर्म टी-12 को मैन्युअल रूप से बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है, और फॉर्म टी-13 तुरंत वेतन की गणना के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में डेटा दर्ज करने की संभावना प्रदान करता है, जबकि टी-12 में शुल्क अन्य दस्तावेजों में परिलक्षित होते हैं।

टी 12

टी-12 फॉर्म शीट में, एक नियम के रूप में, 17 स्वीकृत लंबवत कॉलम होते हैं:

• प्रत्येक कर्मचारी के कार्यस्थल पर उपस्थिति के निशान;
• पत्र संहिता के अनुसार कार्यस्थल से अनुपस्थिति;
• कुल राशि के साथ महीने की पहली और दूसरी छमाही में काम किए गए घंटों की संख्या;
• प्रति माह काम किए गए दिनों की संख्या;
• उद्यम में गैर-उपस्थिति के दिनों की संख्या, कोड और घंटों का संकेत;
• छुट्टी या छुट्टियों के दिनों की संख्या.

टी-12 टाइम शीट को मैन्युअल रूप से रखा जाता है और जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा प्रतिदिन भरा जाता है, और बिलिंग अवधि समाप्त होने से दो दिन पहले, इसे डेटा की दोबारा जांच करने और वेतन की गणना करने के लिए लेखा विभाग को सत्यापन के लिए प्रस्तुत किया जाता है।

टी-13

फॉर्म टी-13 की टाइमशीट में उपरोक्त के अलावा 13 लंबवत कॉलम हैं, जिनका उद्देश्य मजदूरी की गणना पर डेटा दर्ज करना है, अर्थात्:

• भुगतान कोड;
• काम किए गए घंटों की संख्या और अनुपस्थिति कोडिंग के प्रकार के अनुसार खाते की भरपाई करना।

टी-13 फॉर्म दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में, एक नियम के रूप में, एक्सेल प्रारूप में विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करके बनाए रखा जाता है जो स्वचालित रूप से गणना करते हैं। सहमत फॉर्म में कई कर्मचारियों तक पहुंच है जो परिणामों को दर्ज करने और गणना करने में शामिल हैं।

टाइमशीट कैसे भरें?

टाइमशीट प्रतिदिन रखी जाती है। एक नियम के रूप में, कार्यस्थल पर कर्मचारियों की उपस्थिति की जाँच के परिणामों के अनुसार और आदेशों के आधार पर डेटा दर्ज किया जाता है जो अनुपस्थिति के कानूनी कारण या कारण की वैधता की पुष्टि करता है। महीने के मध्य में, डेटा को सत्यापित करने के लिए टाइम शीट को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है, लेकिन फिर डेटा के बाद के निर्धारण के लिए सहमत दस्तावेज़ ठेकेदार को वापस कर दिया जाता है।

महीने के आखिरी दिन, टाइम शीट बंद कर दी जाती है, सभी योग प्रदर्शित किए जाते हैं - महीने में कार्य दिवसों की संख्या, काम किए गए घंटे और अन्य डेटा - और महीने के भुगतान की गणना के लिए टाइम शीट लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दी जाती है। . हालाँकि, इस तथ्य के कारण कि, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 136 के आधार पर, मजदूरी की गणना के लिए रिपोर्टिंग अवधि क्रमशः 1 और 31 तारीख नहीं हो सकती है, लेकिन, कहते हैं, 5 वीं और 25 वीं, रिपोर्ट कार्ड बिल्कुल तय तिथियों पर ही सौंपा जाता है, लेकिन यह आदर्श है।

छोटे कर्मचारियों वाले कर्मचारियों को वेतन देने के लिए, लेखा विभाग को कम से कम एक कार्य दिवस की आवश्यकता होती है, और यदि कंपनी के पास बड़े कर्मचारी हैं और कुछ विशिष्ट विशिष्टताएँ हैं, जो अतिरिक्त भुगतान और भत्ते का संकेत देती हैं, तो गणना के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है।

इसलिए, टाइम शीट पहले ही लेखा विभाग को हस्तांतरित कर दी जाती है - कम से कम कुछ कार्य दिवस, जो उस डेटा को दर्शाता है जो अभी तक नहीं हुआ है।

कुछ मामलों में काम के घंटों को सामने से जोड़ने की यह विधि कुछ कठिनाइयों का कारण बनती है। विशेष रूप से, कोई कर्मचारी बीमार पड़ सकता है या पारिवारिक समस्याओं के मामले में 1 दिन की प्रशासनिक छुट्टी मांग सकता है जिसके लिए तत्काल समाधान की आवश्यकता होती है। लेकिन वेतन पहले ही अर्जित किया जा चुका है, और टाइम शीट के आधार पर जिसमें ऐसा डेटा दर्ज किया गया है।

ऐसी स्थिति में, एक अलग प्रक्रिया प्रदान की जाती है, जिसमें सुधारात्मक समय पत्रक के आधार पर गणना में परिवर्तन करना शामिल होता है, जिसमें समायोजन के लिए तर्क के साथ एक व्याख्यात्मक नोट संलग्न होता है और उसके बाद विकलांगता प्रमाण पत्र या एक की प्रतियां संलग्न होती हैं। प्रशासनिक अवकाश आदेश.

आचरण के सामान्य नियम

एक नियम के रूप में, टाइम शीट में कई पृष्ठ होते हैं:

• पहला सामान्य डेटा दर्ज करने के लिए कॉलम प्रदान करता है, विशेष रूप से, उद्यम का नाम, जिसे घटक दस्तावेजों का पूरी तरह से पालन करना चाहिए, फिर संरचनात्मक उपधारा का नाम, दस्तावेज़ संख्या, संकलन की वास्तविक तिथि और रिपोर्टिंग अवधि हैं। संकेत दिया।
• दूसरे और तीसरे पृष्ठ पर राज्य में कर्मचारियों द्वारा काम किए गए घंटों पर डेटा दर्ज करने के लिए एक तालिका है। त्रुटियों से बचने के लिए प्रत्येक कर्मचारी के बारे में डेटा व्यक्तिगत कार्ड से टाइम शीट में स्थानांतरित किया जाता है, और कार्मिक संख्या भी इंगित की जाती है, जो रोजगार के दौरान प्रत्येक कर्मचारी को सौंपी जाती है।
• और चौथा पृष्ठ मजदूरी की गणना के लिए है, जो रिपोर्टिंग अवधि के अंत में टाइम शीट प्राप्त करने के बाद लेखा विभाग द्वारा पहले ही भर दिया जाता है।

अनुदेश भरना

यह ध्यान में रखते हुए कि 2013 से राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित प्रतीक प्रकृति में सलाहकार हैं, प्रत्येक नियोक्ता उद्यम की विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए टाइम शीट का एक सरलीकृत रूप विकसित करने के लिए स्वतंत्र है, इस प्रकार कुछ को समाप्त कर दिया गया है। पत्र लेखांकन के लिए आधार, जो उद्यम में मौजूद नहीं है।

और चूंकि टाइम शीट को सही ढंग से भरने के लिए, पत्र कोड के अलावा, सहमत दस्तावेज़ को भरने के लिए कई नियम हैं, इसलिए कुछ दर्ज करने की सभी बारीकियों और कारणों को शामिल करते हुए एक विनियमन या निर्देश बनाना भी वांछनीय है। डेटा।

कौन हस्ताक्षर कर रहा है?

टाइम शीट में जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा इस दस्तावेज़ के हस्ताक्षर के लिए तालिकाओं के अंत में कई पंक्तियाँ होती हैं जो टाइम शीट भरते हैं और प्रतिबिंबित डेटा की सटीकता के लिए जिम्मेदार होते हैं।

विशेष रूप से, विभाग के प्रमुख, कार्मिक अधिकारी और समय पत्रक बनाए रखने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए।

और चूंकि बड़े उद्यमों में कई कर्मचारियों के लिए काम किए गए घंटों को रिकॉर्ड करना मुश्किल होता है, इसलिए टाइमकीपर या रेटर की एक विशेष स्टाफ इकाई शुरू की जाती है जो जानती है कि टाइम शीट कैसे रखनी है और किन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

नोटेशन

राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 के आदेश के मानदंड, जिसने 2013 तक पत्र पदनामों को मंजूरी दी, सभी उद्यमों के लिए अनिवार्य थे, लेकिन सहमत तिथि के बाद, इन नियमों को सलाहकार के रूप में वर्गीकृत किया गया था। और चूंकि कई वर्षों तक प्रतीकों का उपयोग किया गया और उनकी सुविधा और निष्पक्षता की सराहना की गई, सब कुछ वैसा ही रहा।

निर्धारित मानक अधिनियम एक ऐसे अनुभाग का प्रावधान करता है जो उद्यम में कर्मचारियों की उपस्थिति या अनुपस्थिति के प्रत्येक कारण के लिए एक पत्र कोड को मंजूरी देता है।

इसलिए, एक कार्य दिवस पर, प्रत्येक कर्मचारी पर एक कोड लगाया जाता है: "I", और इसके तहत काम किए गए घंटों की संख्या इंगित की जाती है। यदि कर्मचारी कानूनी छुट्टी पर है, तो यह चिपका दिया जाता है: "FROM" और शून्य घंटे, क्योंकि कर्मचारी वास्तव में अनुपस्थित है।

और यह देखते हुए कि विशेष परिस्थितियों में कर्तव्यों की अनुपस्थिति या प्रदर्शन के कई कारण हैं, उद्यम ने एक विशेष तालिका विकसित की है जो रूसी संघ के श्रम संहिता में निर्दिष्ट सभी मामलों के 36 नामों से युक्त एक वर्णमाला कोड प्रदान करती है या अन्य विनियामक अधिनियम.

2019 के लिए नमूना भरना

उदाहरण के लिए, कार्य सप्ताह के लिए टाइमशीट भरना इस तरह दिखेगा:

आप हमारी वेबसाइट पर प्रतीकों के साथ पूरा टाइमशीट फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं:

प्रारुप सुविधाये

प्रत्येक उद्यम में श्रम की विशिष्टताओं को ध्यान में रखते हुए, विभिन्न स्थितियों के संदर्भ में कार्य समय के सारणीकरण में प्रतिबिंब का निम्नलिखित क्रम होता है।

रात के घंटे

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 96 के अनुसार, रात में काम को रात 10 बजे से सुबह 6 बजे तक की अवधि माना जाता है।

इसलिए, यदि किसी कर्मचारी की 12 घंटे की शिफ्ट है और वह रात 8 बजे काम शुरू करता है, तो यह अवधि टाइम शीट में निम्नानुसार दिखाई देती है:

ओवरटाइम काम

टाइम शीट में कार्य असाइनमेंट के प्रदर्शन के संबंध में किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति के दिनों में एक अक्षर कोड होता है - K, जबकि घंटे शिफ्ट के अनुसार निर्धारित होते हैं, यानी 8. यदि व्यावसायिक यात्रा के दिन होते हैं छुट्टी के दिनों के साथ मेल खाते हुए, कोड "बी" और यात्रा घंटों के बजाय टाइम शीट में कोड "के" दर्ज किया जाता है।

छुट्टी

छुट्टियों का कानूनी आधार रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय संख्या 19 में निर्दिष्ट है, जिसके अनुसार रिपोर्ट कार्ड में एक पत्र पदनाम के साथ निम्नलिखित प्रकार की छुट्टियां प्रदान की जाती हैं:

• मुख्य अवकाश - ओटी;
• सभी प्रकार - OD;
• छात्र को वेतन सहित छुट्टी - यू;
• छात्र को बिना वेतन छुट्टी - यूडी;
• - शीतलक;
• प्रशासनिक अवकाश - DO;
• अधिमान्य प्रशासनिक अवकाश - डीबी।

यह देखते हुए कि कर्मचारी किसी भी प्रकार की छुट्टी की अवधि के दौरान काम नहीं करता है, टाइम शीट में घंटे शून्य हैं।

किसी कर्मचारी की अज्ञात कारण से अनुपस्थिति

कुछ मामलों में, कोई कर्मचारी अज्ञात कारणों से, या उन परिस्थितियों के संबंध में उद्यम से अनुपस्थित हो सकता है जिनका दस्तावेजीकरण नहीं किया गया है।

उदाहरण के लिए, बीमारी की स्थिति में, बीमारी की छुट्टी ठीक होने के बाद ही जारी की जाती है, और यह कम से कम 5 दिन की होती है। बीमार अवकाश के बिना, केवल किसी कर्मचारी की कॉल के आधार पर, यह संकेत देना असंभव है कि कर्मचारी बीमार है, क्योंकि ऐसी संभावना है कि बीमार अवकाश प्रदान नहीं किया जाएगा या अवैतनिक किया जाएगा।

साथ ही, कर्मचारी राज्य या सार्वजनिक कर्तव्यों का पालन कर सकता है, जिसे काम खत्म होने के बाद प्रलेखित किया जाएगा। और हो सकता है कि कर्मचारी पारिवारिक समस्याओं के कारण काम पर न आए, लेकिन कॉल न करे।

ऐसी स्थिति में, रिपोर्ट कार्ड में कोड "एनएन" दर्शाया जाता है और काम के शून्य घंटे दर्शाए जाते हैं।

बीमार दिनों में काम करना

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 76 में निर्धारित मानदंडों के अनुसार, कंपनी का प्रमुख चिकित्सीय मतभेद होने पर कर्मचारी को काम से हटाने के लिए बाध्य है। अर्थात्, यदि किसी कर्मचारी को बीमार छुट्टी जारी की गई थी, तो उसे प्रत्यक्ष कर्तव्यों के प्रदर्शन में शामिल करना कानून द्वारा निषिद्ध है। हालाँकि, परिचालन आवश्यकता के कारण, प्रबंधन की मौन सहमति से, कर्मचारियों को कानून का उल्लंघन करते हुए बीमार छुट्टी से वापस बुला लिया जाता है, ऐसे काम के लिए गुप्त और सवैतनिक अवकाश प्रदान करके मुआवजा दिया जाता है।

आधिकारिक तौर पर, रिपोर्ट कार्ड में कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति के तथ्य को रिपोर्ट कार्ड में नोट नहीं किया गया है, क्योंकि इस तरह की कार्रवाइयां कानून का सीधा उल्लंघन हैं और इसलिए, दंड से बचने के लिए कोई भी उल्लंघन का दस्तावेजीकरण नहीं करेगा। .

इसलिए, चाहे कर्मचारी अस्पताल में हो या किसी उद्यम में, यदि कोई बीमार छुट्टी है, तो रिपोर्ट कार्ड में कोड "बी" चिपका दिया जाता है। यदि, कानून के अनुसार, अर्थात् संघीय कानून संख्या 255 के अनुच्छेद 9 के अनुसार, कर्मचारी भत्ते का हकदार नहीं है, तो रिपोर्ट कार्ड में एक चिह्न लगाया जाता है: "टी"।

कार्य से निलंबन

एक कर्मचारी को कई कारणों से काम से निलंबित किया जा सकता है, जो रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 76 में निर्दिष्ट हैं, हालांकि, यदि निलंबन कर्मचारी की गलती के कारण हुआ था और इस अवधि के लिए भुगतान प्रदान नहीं किया गया है, तो कोड रिपोर्ट कार्ड में परिलक्षित होता है: "एनबी"।

यदि निलंबन का कारण नियोक्ता की गलती थी और कर्मचारी, कानून के अनुसार, उस दिन के लिए भुगतान करने का अधिकार रखता है, तो कोड "BUT" दर्शाया गया है।

सरल

आर्थिक समस्याओं के कारण, उद्यमों के पास न केवल निरंतर काम की अवधि होती है, बल्कि डाउनटाइम भी होता है, जो रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 157 के अनुसार देय होता है, लेकिन कुछ परिस्थितियों के आधार पर एक राशि में।

विशेष रूप से:

• प्रबंधन की गलती के कारण डाउनटाइम का भुगतान औसत दैनिक वेतन के 2/3 की राशि में किया जाता है और इसका एक अक्षर कोड होता है - आरपी;
• कर्मचारी की गलती के कारण डाउनटाइम का भुगतान नहीं किया जाता है और इसे "वीपी" के रूप में कोडित किया जाता है;
• पार्टियों के नियंत्रण से परे परिस्थितियों के कारण डाउनटाइम का भुगतान वेतन के 2/3 की राशि में किया जाता है और इसे "एनपी" के रूप में दर्शाया जाता है।

हालाँकि, यह देखते हुए कि डाउनटाइम के दौरान भी, कर्मचारी प्रबंधन के आदेश से उद्यम में रह सकते हैं, काम के घंटे अभी भी संस्थान के क्षेत्र में उनके स्थान के अनुसार चिह्नित किए जाते हैं।

दान

रक्त लेने की प्रक्रिया, साथ ही दान के संबंध में प्रदान किए गए लाभ, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 186 के मानदंडों द्वारा विनियमित होते हैं, जिसके अनुसार दाता क्रमशः औसत कमाई बरकरार रखता है, कोड "जी" "रिपोर्ट कार्ड पर चिपका दिया गया है, क्योंकि रक्तदान एक सार्वजनिक कर्तव्य है।

यदि कर्मचारी रक्त नमूने के दिन काम पर जाता है, तो टाइम शीट निम्नानुसार भरी जाती है:

चिकित्सीय परीक्षण उत्तीर्ण करना

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 185 के आधार पर, एक कर्मचारी को क्रमशः चिकित्सा परीक्षा उत्तीर्ण करने के बाद प्रति दिन औसत कमाई का अधिकार है, यह दिन "एमओ" कोड के साथ रिपोर्ट कार्ड में परिलक्षित होता है।

और चूंकि यह कोड अनुमोदित एकीकृत फॉर्म टी-12 में प्रकट नहीं होता है, उद्यम के प्रबंधन को शुरू में टाइम शीट बनाए रखने पर विनियमन में इस पदनाम को मंजूरी देने का अधिकार है।

पार्ट टाईम

अंशकालिक श्रमिकों के काम की प्रक्रिया रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 44 में निहित है, जिसके अनुसार इस श्रेणी के श्रमिकों के काम की अवधि और उनकी श्रम गतिविधि की शर्तों पर प्रतिबंध को मंजूरी दी जाती है।

श्रम कानून के मानदंडों के आधार पर, अंशकालिक नौकरी एक अलग कर्मचारी इकाई है, भले ही वह क्रम में काम करता हो या नहीं। इसलिए, जब टाइमशीट में काम किए गए घंटों का हिसाब लगाया जाता है, तो अंशकालिक कार्यकर्ता के लिए एक अलग लाइन रखी जाती है।

महत्वपूर्ण बारीकियाँ

एक नियम के रूप में, टाइमशीट सुबह भर दी जाती है, जिसमें उद्यम में कर्मचारियों की वास्तविक उपस्थिति या अनुपस्थिति को ध्यान में रखा जाता है, और चूंकि कुछ कर्मचारियों के काम के घंटे अलग-अलग हो सकते हैं, इसलिए पूरा देखने के लिए शिफ्ट शेड्यूल का उपयोग किया जाता है। चित्र। टाइमशीट भरते समय एक और महत्वपूर्ण बारीकियां अच्छे कारणों से किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति है, लेकिन सहायक दस्तावेजों के बिना।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी एक सप्ताह के लिए बीमार हो सकता है और, तदनुसार, उद्यम से अनुपस्थित हो सकता है, और चूंकि बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र केवल उपचार के अंत में जारी किया जाता है, फिर भी बीमारी को चिह्नित करने के लिए कोई लिखित आधार नहीं होगा। ऐसी स्थिति में, अनुपस्थिति का निशान टाइम शीट पर चिपका दिया जाता है, इसके बाद काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र प्रदान करने के बाद दर्ज किए गए डेटा में सुधार किया जाता है।

टाइम शीट भरते समय प्रशासनिक दस्तावेज भी एक महत्वपूर्ण पहलू होते हैं, यानी ऐसे आदेश जो कर्मचारियों की अनुपस्थिति या कार्य अनुसूची में बदलाव पर डेटा दर्शाते हैं। यह प्राप्त आंकड़ों के आधार पर है कि कुछ डेटा विभिन्न स्थितियों के लिए प्रदान किए गए पत्र कोड के अनुसार रिपोर्ट कार्ड में दर्ज किए जाते हैं और राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 के समान आदेश द्वारा अनुमोदित होते हैं।

जिम्मेदार व्यक्ति

एक नियम के रूप में, एक व्यक्ति जिसके मुख्य कर्तव्यों में इस दस्तावेज़ को बनाए रखना शामिल है या एक व्यक्ति जिसे सेवा क्षेत्रों का विस्तार करने के लिए उद्यम के आदेश के आधार पर काम किए गए घंटों का लेखा-जोखा सौंपा गया है, टाइम शीट भरने के लिए जिम्मेदार है।

हालाँकि, जिम्मेदार व्यक्ति के अलावा, कई अन्य व्यक्ति टाइम शीट में परिलक्षित डेटा के लिए जिम्मेदार होते हैं, विशेष रूप से संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, जो टाइम शीट पर हस्ताक्षर करते हैं और कार्मिक कार्यकर्ता, जो छुट्टी के आदेश तैयार करते हैं। और डेटा को सत्यापित करता है, और अपने हस्ताक्षर करता है।

चूक या रखरखाव त्रुटियों के लिए दायित्व

इस घटना में कि रिपोर्ट कार्ड में कोई त्रुटि होती है, कानून एक समायोजन रिपोर्ट कार्ड जारी करने की अनुमति देता है, जो आपको ऊपर वर्णित विभिन्न बारीकियों को समायोजित करने की अनुमति देता है, यानी वही बीमार छुट्टी या प्रशासनिक छुट्टी। लेकिन यदि साधारण असावधानी के कारण, एक से अधिक बार, या नकारात्मक परिणामों की स्थिति में कोई गलती की जाती है, तो कंपनी के प्रबंधन को लापरवाह कर्मचारी पर अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने का अधिकार है, और फटकार न केवल लगाई जा सकती है। दर-निर्धारक, बल्कि उन सभी व्यक्तियों के लिए भी जो इसके रखरखाव और प्रतिबिंबित डेटा के सत्यापन के लिए जिम्मेदार हैं।

यदि कंपनी बिल्कुल भी टाइम शीट नहीं रखती है, और नियामक अधिकारियों द्वारा निरीक्षण के दौरान इस तथ्य का पता चलता है, तो नियोक्ता को जुर्माना का सामना करना पड़ेगा:

• अनिवार्य प्राथमिक लेखांकन पर संघीय कानून संख्या 402 के अनुच्छेद 9 के मानदंडों के उल्लंघन और 10 हजार रूबल की राशि में रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 120 के अनुसार कराधान नियमों के उल्लंघन के लिए;
• श्रम कानून के उल्लंघन के लिए, एक ही रात या ओवरटाइम काम से जुड़े आवश्यक लाभ और गारंटी प्रदान न करने के मामले में, जिसे रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 5.27 के अनुसार टाइम शीट के बिना प्रतिबिंबित नहीं किया जा सकता है। तीस से पचास हजार तक की रकम.

लेखांकन प्रक्रिया

भले ही उद्यम टी-13 फॉर्म का उपयोग करके एक इलेक्ट्रॉनिक टाइम शीट बनाए रखता है, यह दस्तावेज़ मुद्रित रूप में भी मौजूद होना चाहिए, क्योंकि कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करके गणना करना काफी सरल है, लेकिन इसे नियंत्रित करना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है, तुलना करें प्रतिबिंबित डेटा और सहमत दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करें।

आपको इस तथ्य को भी ध्यान में रखना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस गायब हो सकते हैं, क्योंकि लाइट बंद हो सकती है या कंप्यूटर पर वायरस दिखाई दे सकता है। इसीलिए लेखांकन डेटा को हमेशा दो संस्करणों में दोहराया जाना चाहिए, हस्तलिखित या मुद्रित और इलेक्ट्रॉनिक।

कितना और कहाँ संग्रहित है?

संस्कृति मंत्रालय संख्या 558 के आदेश के अनुच्छेद 586 के अनुसार, समय पत्रक को लेखा विभाग या संग्रह कक्ष में संग्रहित किया जाना चाहिए, क्योंकि यह दस्तावेज़ मजदूरी की गणना और संचय का आधार है, जबकि शेल्फ जीवन टाइमशीट 5 साल की है.

इस घटना में कि उद्यम में हानिकारक स्थितियाँ मौजूद हैं, और, तदनुसार, कर्मचारियों को आवश्यक भत्ते मिलते हैं, टाइम शीट को इस तथ्य के कारण 75 वर्षों के लिए रखा जाता है कि श्रमिकों को समय से पहले पेंशन प्राप्त करने का अधिकार दिया जाता है, जिसकी अवधि वास्तव में कुछ परिस्थितियों में काम किए गए समय के आधार पर निर्धारित की जाती है, जिसमें बीमार छुट्टी और छुट्टियां शामिल हैं, जो दस्तावेज़ में परिलक्षित होती हैं।

किसे और किन मामलों में दस्तावेज़ से उद्धरण की आवश्यकता हो सकती है?

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 62 के आधार पर, प्रत्येक कर्मचारी को रोजगार की अवधि के दौरान या बर्खास्तगी पर उन दस्तावेजों की प्रतियां मांगने का अधिकार है जो उनकी गतिविधियों को दर्शाते हैं, यह नियम टाइम शीट पर भी लागू होता है। और चूंकि टाइम शीट एक कार्यशाला या विभाग के लिए रखी जाती है, और इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि उद्यम संघीय कानून संख्या 152 के मानदंडों के अनुसार, व्यक्तिगत डेटा संग्रहीत करने और उन्हें अनुमति के बिना वितरित नहीं करने के लिए बाध्य है। स्वामी, केवल एक कर्मचारी के लिए उद्धरण जारी किया जाता है।

स्वामित्व के स्वरूप और कर्मचारियों की संख्या की परवाह किए बिना, सभी उद्यमों के लिए काम के घंटों का नियंत्रण अनिवार्य है। आवश्यकता कला में निर्धारित है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 91।

सामान्य भरने संबंधी प्रश्न

किसी कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय का हिसाब रखने के लिए, एक टाइम शीट रखी जाती है, जो कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए उद्यम के अनिवार्य रूपों का हिस्सा है।

टाइम शीट - एक दस्तावेज़ जो किसी कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या निर्धारित करने के आधार के रूप में कार्य करता है, जिसके डेटा का उपयोग वेतन, अवकाश वेतन की गणना के लिए किया जाता है।

उसकी जानकारी का उपयोग किया जाता है:

• पेरोल, अवकाश कर्मियों के लिए।
• जब विभिन्न बाहरी नियंत्रण निकायों द्वारा ऑडिट किया जाता है।
• कर्मचारियों द्वारा कार्य घंटों के अनुपालन पर प्रबंधन से जानकारी प्राप्त करना। दस्तावेज़ शिफ्ट शेड्यूल या पारिश्रमिक के टुकड़े-टुकड़े रूप के साथ विशेष महत्व प्राप्त करता है।
• सांख्यिकीय रिपोर्टिंग का गठन और औसत कर्मचारियों की संख्या की गणना।

डेटा निम्नलिखित सहायक दस्तावेजों के आधार पर दर्ज किया गया है:

1. रोजगार के आयोजन, व्यापार यात्राओं, विभिन्न प्रकार की छुट्टियों के प्रावधान पर आदेश।
2. विकलांगता पत्रक.
3. विभागाध्यक्षों के सन्दर्भ एवं ज्ञापन।
4. आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह द्वारा स्वीकृत अन्य व्यावसायिक कागजात।

टाइम शीट जानकारी के उपयोगकर्ता लेखांकन कर्मचारी, प्रबंधन, बाहरी उपभोक्ता - कर, श्रम निरीक्षणालय और अन्य प्राधिकरण हैं। फॉर्म को एक प्रति में तैयार किया जाता है और पेरोल के लिए सहायक दस्तावेज के रूप में लेखा विभाग में 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है। यह अवधि सामान्य लेखांकन दस्तावेजों के संग्रहण की अवधि से मेल खाती है। विशेष कार्य परिस्थितियों वाले उद्योगों के लिए 75 वर्ष की अवधि लागू की जाती है। भंडारण की अवधि शीघ्र सेवानिवृत्ति के लिए विशेष कामकाजी परिस्थितियों में काम के समय की पुष्टि करने की आवश्यकता के कारण है।

डेटा का संकलन उद्यम के कार्मिक कर्मचारी को सौंपा गया है, इसके बाद प्रमुख द्वारा दस्तावेज़ का अनुमोदन किया जाता है। कम संख्या में कर्मचारियों वाले संगठनों या व्यक्तिगत उद्यमियों में कार्मिक सेवा के अभाव में, कर्तव्य एक अधिकारी को सौंपा जाता है।

इसकी तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को उद्यम की लेखांकन नीति में शामिल किया जाता है। कर्तव्यों के अनुचित प्रदर्शन से कला के अनुसार प्रबंधन द्वारा संभावित दंड दिया जा सकता है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 192।

कंपनी अलग-अलग इस्तेमाल कर सकती है टाइमशीट भरने के तरीके, जिसका चुनाव कंपनी स्वतंत्र रूप से करती है।

लेखांकन में शामिल हो सकते हैं:

• संपूर्ण नामांकन विधि. अकाउंटेंट हर दिन डेटा दर्ज करता है। विधि का उपयोग तब किया जाता है जब संगठन में अलग-अलग घंटों की संख्या के साथ कार्य मोड होता है - एक रोलिंग शेड्यूल, अंशकालिक कर्मचारी।
• विचलन विधि. विचलन में देर से आगमन, विभिन्न कारणों से अनुपस्थिति, छुट्टियों पर प्रसंस्करण शामिल हैं। इस पद्धति का उपयोग निरंतर प्रति घंटा कार्यसूची वाली कंपनियों द्वारा किया जाता है।

नियम और नमूना भरना

प्राथमिक दस्तावेज़ भरने के नियम कार्मिक रिकॉर्ड फॉर्म पर लागू होते हैं। रिकॉर्ड विश्वसनीय होने चाहिए, फॉर्म में उद्यम, प्रभाग, अधिकारियों का आवश्यक विवरण होना चाहिए।

दस्तावेज़ को भरने में कई विशेषताएं हैं:

• फॉर्म पूरे उद्यम या उसके अलग-अलग प्रभागों के लिए भरा जाता है।
• लेखांकन प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से किया जाता है। सभी स्टाफ इकाइयों के पास एक अद्वितीय नंबर होता है। हमनामों के बीच संयोग को बाहर करने के लिए कर्मचारी की पहचान पूरे नाम और पद के संकेत के साथ की जाती है।
• सभी स्टाफ सदस्यों के लिए डेटा तैयार किया जाता है। मातृत्व अवकाश पर गए कर्मचारियों को भी सूचीबद्ध किया गया है।

दस्तावेज़ तैयार होने के बाद, यह एक जिम्मेदार व्यक्ति, कार्मिक सेवा के एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित होता है और एक संरचनात्मक इकाई या उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होता है।

अस्तित्व दो प्रकार के फॉर्म- टी-12 एवं टी-13, जो राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित हैं। एक उद्यम में, उनमें से केवल एक का उपयोग करने की अनुमति है, और सभी आवश्यक विवरणों को बनाए रखते हुए स्वतंत्र रूप से एक फॉर्म विकसित करने की भी अनुमति है। विभिन्न प्रकार का एक साथ उपयोग निषिद्ध है।

• फॉर्म टी-12इसका उपयोग मैन्युअल भरने के लिए किया जाता है और इसमें 2 खंड होते हैं जो आपको काम के घंटे और पेरोल को चिह्नित करने की अनुमति देते हैं। पेरोल विवरण का उपयोग करते समय, पेरोल अनुभाग को छोड़ा जा सकता है।

• फॉर्म टी-13फॉर्म को स्वचालित रूप से पूरा करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह केवल अनुपस्थिति के कारणों के साथ उपस्थिति और गैर-उपस्थिति के समय के कार्मिक रिकॉर्ड के डेटा को दर्शाता है।

टाइमशीट जानकारी की सरलता और पहुंच के लिए, सभी उपयोगकर्ता उन प्रतीकों का उपयोग करते हैं जो सभी दस्तावेजों के लिए समान हैं। कोड और डिकोडिंग की सूची टी-12 फॉर्म के शीर्षक पर दी गई है।

दस्तावेज़ में प्रयुक्त मुख्य कोड हैं:

कंपनी को स्वतंत्र रूप से विकसित पदनाम पेश करने का अधिकार है। लेखांकन नीति में विशेष चिन्हों के प्रयोग का क्रम निश्चित होता है।

टाइम शीट संकलित करने की आवृत्ति लेखांकन नीति में अनुमोदित है। सबसे अच्छा विकल्प अंतरिम भुगतान की गणना के लिए महीने में दो बार फॉर्म भरना है - एक अग्रिम और महीने के अंत में वेतन के लिए कर्मचारी के साथ अंतिम निपटान।

शिफ्ट वर्क शेड्यूल के साथ भरने की बारीकियाँ

काम का शेड्यूल बदलेंमहीने-दर-महीने होने वाली यात्राओं की संख्या के साथ एक मोड में काम करना शामिल है। फ्लोटिंग शेड्यूल वाला कोई कर्मचारी काम नहीं कर सकता है या प्रति माह निर्धारित मानक कार्य समय से अधिक नहीं कर सकता है। 2 पारियों में मामूली विचलन की अनुमति है। ओवरटाइम काम को रोकना महत्वपूर्ण है, जो नियोक्ता को ओवरटाइम का भुगतान करने के लिए बाध्य करता है।
यदि शेड्यूल 2 दिनों तक पहुंचता है, तो टाइम शीट प्रत्येक तिथि के सेल में कार्यस्थल पर बिताए गए वास्तविक समय को इंगित करती है। दिनों को विभाजित करने से आप बिलिंग के लिए रात के घंटों को परिभाषित कर सकते हैं।

टाइमशीट डेटा में परिवर्तन उस महीने में किया जाता है जिसमें कोई त्रुटि या असंगति पाई जाती है। ऐसा मुखिया के आदेश के आधार पर होता है. इसके प्रकाशन के बाद, एक सुधारात्मक दस्तावेज़ बनाया जाता है, जिसकी तारीख सुधार के दिन से मेल खाती है। सही जानकारी में लेखा विभाग के कर्मचारियों द्वारा वेतन की पुनर्गणना और रिपोर्टिंग शामिल है।

टाइम शीट बनाए रखने के नियमों को विनियमित करने वाले मानक दस्तावेज़

कानून कर्मचारियों के लिए टाइमशीट की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। दस्तावेज़ को भरना उद्यम और कर्मचारियों के अनिवार्य विवरण की शुरूआत के लिए लेखांकन पर कानूनों और कृत्यों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए किया जाता है।

निर्माण के लिए सक्षम लेखांकन प्रावधानों का उपयोग किया जाता है:

• रूसी संघ का श्रम संहिता, उद्यमों को काम के घंटे सामान्य करने के लिए बाध्य करता है।
• लेखांकन विधान. प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों के स्वतंत्र विकास की संभावना को नियंत्रित करता है। पीबीयू 22/2010 के साथ, गलत डेटा को बदलने की प्रक्रिया को इंगित करता है।
• रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का डिक्री दिनांक 05.01.2004 सं. नंबर 1 के लिए, जिसने टाइम शीट के प्रपत्रों को मंजूरी दे दी।

वीडियो: फॉर्म टी-12 और टी-13 भरने के उदाहरण

आप निम्नलिखित वीडियो में किसी दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से और स्वचालित रूप से भरने के उदाहरण देख सकते हैं।
टी-12 फॉर्म जारी करने की सामान्य जानकारी और नियम।

1सी: एंटरप्राइज प्रोग्राम में टाइम शीट बनाना और भरना। भाग ---- पहला।