सुरक्षा प्रमुख के लिए अनुशंसा पत्र का नमूना. अनुशंसा पत्र (नमूना)

इस लेख में, हम आपको बताएंगे कि आपको अनुशंसा पत्र की आवश्यकता क्यों है, इसे सही तरीके से कैसे लिखा जाए और इसे संकलित करते समय किन बिंदुओं पर ध्यान देना चाहिए। यदि आपको अनुशंसा पत्र लिखने की आवश्यकता है, जिसका नमूना आपको इंटरनेट पर नहीं मिल सकता है, तो यह लेख आपको इसका पता लगाने में मदद करेगा।

कानूनी तौर पर, अनुशंसा पत्र एक अलग युग के होते हैं। आज तक, श्रम कानून नियोक्ताओं को किसी कर्मचारी को काम पर रखते समय अनुशंसा पत्र के प्रावधान की आवश्यकता की अनुमति नहीं देता है, और इससे भी अधिक रोजगार के लिए अनिवार्य शर्तों के प्रावधान को निर्धारित करने की अनुमति नहीं देता है।

आजकल, यह दस्तावेज़ एक आवेदक के लिए एक अतिरिक्त बोनस बन सकता है जो एक विशेष पद प्राप्त करना चाहता है, और नौकरी पर रखे जाने की संभावना को काफी बढ़ा सकता है। पत्र की उपस्थिति बायोडाटा में अवश्य दर्शायी जानी चाहिए। हालाँकि, आपको यह जानना होगा कि अनुशंसा पत्र कैसे लिखना है और यह क्या है।

अनुशंसा पत्र एक दस्तावेज़ है जो आवेदक का विवरण है, जो मनमाने ढंग से तैयार किया गया है, जो उसके मुख्य व्यावसायिक गुणों को दर्शाता है। एक नियम के रूप में, इसे पिछले नियोक्ता द्वारा संकलित किया जाता है।

इसे अध्ययन या इंटर्नशिप के स्थान पर भी तैयार किया जा सकता है। यह दस्तावेज़ उन गुणों को इंगित करता है जो आवेदक की व्यावसायिक गतिविधि में महत्वपूर्ण हैं और जो उसके पिछले नियोक्ता या शैक्षणिक संस्थान द्वारा नोट किए गए थे।

इनमें से नियम हैं:

• भाषण की व्यावसायिक शैली (कलात्मक अभिव्यक्तियों के उपयोग से बहिष्करण जिसमें अर्थपूर्ण भार नहीं होता है, भाषण को सजाने के लिए उपयोग किया जाता है);
• व्यावसायिक पते (सहयोगी, भागीदार, आपका पता, आदि) की आवश्यकताओं का अनुपालन;
• कागज के प्रवर्तक का संकेत;
• दस्तावेज़ का प्रमाणीकरण, इसे संकलित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर।

जैसा कि ऊपर बताया गया है, ऐसे दस्तावेज़ों की तैयारी पिछले कार्य या अध्ययन के स्थान पर होती है। अनुशंसा पत्र संकलित करते समय, नमूने का पालन करना आवश्यक नहीं है। हालाँकि, आप इसके बारे में सामान्य विचार रखने के लिए अनुशंसा पत्र का एक उदाहरण बना सकते हैं। आपको इसे इस प्रकार लिखना होगा:

1. ऊपरी दाएं कोने पर नियोक्ता का डेटा है, वह उपकरण जिसके लिए आवेदक दावा करता है (उस स्थिति में जब ये डेटा ज्ञात हो)। यदि किसी विशिष्ट नियोक्ता की अभी तक पहचान नहीं की गई है, तो आप संकेत कर सकते हैं कि पत्र "मांग के स्थान पर प्रस्तुति के लिए" है।
2. आगे, पंक्ति के मध्य में, दस्तावेज़ का नाम दर्शाया गया है।
3. इसके बाद पाठ स्वयं आता है: “मैं पेत्रोव वी.वी. हूं। 01/01/2015 से 05/31/2017 की अवधि में, वह कुज़ोवकोव एस.पी. के तत्काल पर्यवेक्षक थे। इस अवधि के दौरान, कुज़ोवकोव एस.पी. बिक्री विभाग के प्रमुख के रूप में कार्य किया। उनकी तात्कालिक जिम्मेदारियों में शामिल हैं: _________ (नौकरी की जिम्मेदारियों की सूची)। अपने तत्काल श्रम कर्तव्यों को पूरा करते हुए, अपने पद पर रहते हुए, कुज़ोवकोव एस.पी. खुद को सकारात्मक पक्ष पर दिखाया, जैसा कि उनकी उपलब्धियों से पता चलता है __________।
4. अगले भाग में वे कारण शामिल हैं जिनके कारण उन्हें उनके पद से हटा दिया गया।
5. इसके अंतिम भाग में आवेदक के पेशेवर गुणों का आकलन किया जाता है, कर्मचारी के बारे में पिछले नियोक्ता की राय दी जाती है। यदि हम अनुशंसा पत्र के उदाहरण के बारे में बात करते हैं, तो इसका अंतिम भाग कुछ इस तरह दिखना चाहिए: “उपरोक्त को संक्षेप में प्रस्तुत करना और कुज़ोवकोव एस.पी. के पेशेवर कौशल के बारे में मेरी अपनी राय को ध्यान में रखना। यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि वह उस पद के साथ पूरी तरह से सुसंगत है जिस पर वह पहले था, और किसी अन्य नौकरी में उच्च स्तर पर समान कर्तव्यों को निभाने में भी सक्षम है। मेरी इच्छा है कि कुज़ोवकोव एस.पी. पेशेवर कौशल में सुधार के लिए कार्य के नए स्थान पर।
6. दस्तावेज़ का पाठ समाप्त होने के बाद, इसे संकलित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर, इसे तैयार करने की तारीख और उद्यम की मुहर लगाई जाती है।

एक नियम के रूप में, उन्हें उस संस्था या उद्यम के प्रमुख द्वारा संकलित और समर्थित किया जाता है जहां कर्मचारी ने काम किया था। यही बात ऐसे उद्यम के विभागों, शाखाओं या संरचनात्मक प्रभागों पर भी लागू होती है। हाल ही में, कई उद्यमों और संस्थानों के कर्मचारियों के विस्तार और कार्मिक सेवाओं को व्यापक अधिकार प्रदान करने को देखते हुए, इन दस्तावेजों को उनके द्वारा तैयार और प्रमाणित किया जाता है।

जब आवेदक के प्रारंभिक पाठ्यक्रमों में अध्ययन के स्थान से उपरोक्त दस्तावेज़ प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, तो इसे इन पाठ्यक्रमों के प्रमुख द्वारा प्रमाणित और संकलित किया जाता है।

नई नौकरी के लिए आवेदन करते समय, आपको न केवल बायोडाटा और सेवा की अवधि की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है, बल्कि नियोक्ता से सिफारिश पत्र की भी आवश्यकता हो सकती है। यह आवेदक के व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों के बारे में प्रत्यक्ष रूप से जानने और उसके बारे में प्रारंभिक राय बनाने में मदद करता है। यूरोप में इस दस्तावेज़ के बिना किसी पद के उम्मीदवार से बात भी नहीं की जाएगी, लेकिन हमारे देश में इसका महत्व बढ़ता जा रहा है। तेजी से, कार्मिक अधिकारियों को पिछले प्रबंधक से लिखित प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।

यह दस्तावेज़ रोजगार के लिए कानूनी रूप से अप्रासंगिक है। लेकिन अभ्यास से पता चलता है कि प्रतिष्ठित कंपनियां बेईमान कर्मचारियों से जितना संभव हो सके खुद को बचाने की कोशिश करती हैं, इसलिए वे पूरी जानकारी एकत्र करती हैं। एक कार्यपुस्तिका केवल अनुभव होने के तथ्य की पुष्टि कर सकती है, लेकिन आवेदक के पेशेवर कौशल की नहीं। सिफ़ारिश से आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि पिछली नौकरी में वह कितना मूल्यवान कर्मचारी था।

यह एक व्यक्ति की विशेषता है, जो उसके व्यावसायिक गुणों, कार्य कौशल, जिम्मेदारी की डिग्री, कर्मचारी के बारे में अतिरिक्त मूल्यवान जानकारी को दर्शाता है। यह छात्रों के रोजगार में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि शिक्षक एक नौसिखिया सक्षम विशेषज्ञ के रूप में आवेदक की सिफारिश करने की जिम्मेदारी लेता है।

• भावी कर्मचारी में प्रबंधक का विश्वास बढ़ता है;
• आपको अधिक आशाजनक स्थिति प्राप्त करने का अवसर देता है;
• कर्मचारी के मूल्य और उसके पेशेवर गुणों की पुष्टि करता है।

कार्यस्थल से अनुशंसा लिखने के लिए कोई स्थापित प्रपत्र नहीं है। यह प्रकृति में सूचनात्मक है, इसलिए इसमें संकलन का एक स्वतंत्र रूप है। एकमात्र शर्त यह है कि किसी कर्मचारी को अनुशंसा पत्र व्यावसायिक शैली में लिखा जाना चाहिए।

इसका मतलब क्या है:

• कलात्मक वाक्यांशों और "पानी" की कमी;
• अश्लील अभिव्यक्तियाँ;
• सामान्यीकृत शब्द जिनमें अर्थ संबंधी भार नहीं होता (उदाहरण के लिए, एक अच्छा कर्मचारी);
• अनुशंसा पत्र का पाठ संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए - एक पृष्ठ से अधिक नहीं;
• व्यावसायिक व्यवहार के नियमों का अनुपालन आप पर है।

प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए, आप अनुशंसा पत्र का एक टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं:

अधिकांश नियुक्ति प्रबंधक पूर्व नियोक्ता के साथ लिखित संदर्भ से अधिक मौखिक संचार पर भरोसा करते हैं। कारण सरल है - प्रबंधक शायद ही कभी इस रचनात्मक प्रक्रिया में उतरते हैं और मानक क्लिच लिखते हैं जो आवेदक के बारे में कुछ नहीं कह सकते हैं।

1. दस्तावेज़ को संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जाना चाहिए;
2. संकलक के डेटा को इंगित करना, संगठन के हस्ताक्षर और मुहर लगाना सुनिश्चित करें;
3. संचार के लिए वास्तविक संपर्क छोड़ें। निश्चय ही उनकी जाँच की जायेगी;
4. पत्र के पाठ में, कार्य के बारे में विशिष्ट तथ्यों को इंगित करना बेहतर है - वह किस पद पर और कितने समय तक रहा, किए गए कार्य, परियोजनाओं और सामाजिक गतिविधियों में भागीदारी;
5. जोर कर्मचारी की खूबियों पर है, लेकिन कुछ छोटी-मोटी कमियों पर ध्यान देने की सलाह दी जाती है;
6. एक वाक्यांश अवश्य होना चाहिए कि "मैं प्रस्तावित पद के लिए... अनुशंसा करता हूँ।"

पत्र संरचना

1. ऊपरी दाएं कोने में सूचना ब्लॉक - भावी नेता की स्थिति और संगठन का नाम;
2. दस्तावेज़ का नाम, यह दर्शाता है कि यह किसे संबोधित है;
3. मुख्य भाग में, संगठन के दायरे, कर्मचारी की स्थिति और किए गए कार्यों पर डेटा, सकारात्मक व्यक्तिगत गुण, उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रम, प्राप्त परिणाम इंगित करें;
4. अगला, पिछली नौकरी छोड़ने के कारणों का संकेत दें;
5. मुख्य भाग के बाद कर्मचारी के कार्य के बारे में सामान्यीकृत राय के साथ अनुशंसा स्वयं लिखी जाती है।

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कौन करता है

अनुशंसा को तत्काल पर्यवेक्षक - विभाग प्रमुख, प्रभाग, सामान्य निदेशक द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। कुछ संगठनों में, ये शक्तियाँ HR या HR प्रबंधक को सौंपी जाती हैं। प्रधान की अनुपस्थिति में आश्वासन का अधिकार उसके उप अथवा अस्थायी कार्यवाहक को दिया जाता है।

कुछ व्यवसायों में किसी संगठन में नहीं, बल्कि एक व्यक्ति में रोजगार शामिल होता है। एक नियम के रूप में, ये नानी, ट्यूटर, हाउसकीपर, माली की सेवाएं प्रदान करने वाले व्यक्ति हैं। ऐसे मामलों में, अनुशंसा पत्र मुख्य दस्तावेज़ होता है जिस पर वे कर्मचारी चुनते समय भरोसा करते हैं। इसे एक मनमाना रूप में संकलित किया गया है और वास्तव में इसमें एक "विज्ञापन" चरित्र है। नियोक्ता के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि क्या ऐसे व्यक्ति पर उसके निजी स्थान को लेकर भरोसा किया जा सकता है।

• कार्य की अवधि;
• निष्पादित कार्यों की मात्रा और परिसर का क्षेत्रफल;
• सफाई की गुणवत्ता कितनी संतुष्ट थी;
• बुरी आदतों की उपस्थिति या अनुपस्थिति;
• व्यक्ति कितना मिलनसार और मिलनसार है;
• यह अतिरिक्त कर्तव्यों के निष्पादन से किस प्रकार संबंधित है?

एक नानी के लिए, यह इंगित करना महत्वपूर्ण है:

• जिस बच्चे के साथ उसने काम किया उसकी उम्र;
• कौन से कार्य किए गए: केवल देखभाल या शैक्षिक सत्र भी आयोजित किए गए;
• आपने बच्चे के साथ कैसे बातचीत की?
• बर्खास्तगी के कारण.

छात्रों को न केवल रोजगार के लिए, बल्कि स्नातक या स्नातक विद्यालय में प्रवेश के लिए भी सिफारिश की आवश्यकता हो सकती है। एक छात्र को अनुशंसा पत्र पर शैक्षणिक संस्थान के एक अधिकारी - रेक्टर, डीन, क्यूरेटर द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। दस्तावेज़ में एक आने वाली संख्या और संकलन की तारीख होनी चाहिए।

• "हेडर" में उस शैक्षणिक संस्थान का डेटा इंगित करें जहां प्रशिक्षण हुआ था;
• मुख्य भाग छात्र के बारे में व्यक्तिगत डेटा और विशेषज्ञता के विवरण से शुरू होता है;
• व्यक्तिगत गुणों, संचार कौशल और समग्र शैक्षणिक प्रदर्शन को इंगित करें;
• उपलब्धियों का विस्तार से वर्णन किया गया है - सम्मेलनों, सार्वजनिक कार्यों, विश्वविद्यालय की वैज्ञानिक गतिविधियों में भागीदारी;
• पत्र नियोक्ता को सीधी अनुशंसा के साथ समाप्त होता है।

नमूना डाउनलोड करें:

संगठन के लिए एक अच्छी तरह से लिखा गया अनुशंसा पत्र सफल रोजगार की संभावनाओं को बढ़ाने में मदद करेगा, इसलिए इस दस्तावेज़ को पहले से संकलित करने का ध्यान रखना बेहतर है। गलतियों से बचने और सहकर्मियों के अनुभव से सीखने के लिए सभी अवसरों के लिए नमूना पत्र साइट पर पाए जा सकते हैं।

किसी कर्मचारी के लिए अनुशंसा पत्र उसके पूर्व बॉस या सहकर्मी द्वारा किसी कर्मचारी के पेशेवर गुणों, कौशल और क्षमताओं का मूल्यांकन है। इस दस्तावेज़ का उपयोग, एक नियम के रूप में, नई नौकरी की तलाश में किया जाता है और बायोडाटा के साथ संलग्न किया जाता है। अच्छे संदर्भ होने से बायोडाटा का आकर्षण बढ़ जाता है और नौकरी चाहने वाले को नौकरी मिलने की संभावना बढ़ जाती है।

रचना कैसे करें

आयतन की दृष्टि से, पाठ एक शीट पर फिट होना चाहिए। सामान्य और "कर्तव्य" वाक्यांशों से बचा जाना चाहिए - कार्यकारी, विश्वसनीय कर्मचारी, आदि (ऐसा पत्र वैसे भी याद नहीं किया जाएगा और वांछित प्रभाव नहीं डालेगा)। बेहतर होगा कि केवल तथ्यों को सूचीबद्ध करें - परियोजना में भाग लिया..., बिक्री में वृद्धि...20% तक, सफलतापूर्वक बातचीत की...आदि। (सिफारिश का नमूना पत्र देखें)।

इसे आधिकारिक लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए, जब तक कि यह किसी विशिष्ट व्यक्ति की व्यक्तिगत अनुशंसा न हो।

दस्तावेज़ में जानकारी होनी चाहिए: कर्मचारी ने किस अवधि में और कहाँ (कंपनी का एक निश्चित नाम) काम किया, उसकी उपलब्धियाँ - उसने कौन से विशिष्ट कर्तव्य निभाए (पेशेवर स्तर का अंदाजा देना चाहिए)। साथ ही, कार्य के परिणाम को संख्याओं में (संभवतः प्रतिशत के रूप में) चित्रित करने का प्रयास करें। यह अनुशंसा पत्र का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है - आप लेखन प्रक्रिया में कैसे रचनात्मक हो सकते हैं, इसके लिए नीचे दिए गए उदाहरण को देखें।

अनुशंसा पत्र पर आमतौर पर तत्काल पर्यवेक्षक (संरचनात्मक इकाई के प्रमुख) या उस कंपनी के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जहां कर्मचारी काम करता था। जो लोग उसे जानते हैं और यदि आवश्यक हो, तो अनुशंसा पत्र में निहित सभी जानकारी की पुष्टि करने के लिए तैयार हैं।

जानकारी यथासंभव सच्ची होनी चाहिए - बहुत बार वे पत्र में दर्शाए गए फोन नंबरों द्वारा जानकारी को स्पष्ट और सत्यापित करने के लिए जाते हैं।

मुनीम

किसी नियोक्ता से अनुशंसा पत्र उन दस्तावेजों में से नहीं है जिनकी नौकरी के लिए आवेदन करते समय आवश्यकता होगी। लेकिन अगर पिछले कार्यस्थल पर नियोक्ता ऐसे पत्र पर हस्ताक्षर करने के लिए सहमत होता है, तो नई नौकरी की तलाश में यह प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बन सकता है। किसी कर्मचारी को अनुशंसा पत्र का पाठ कैसे जारी करें और लिखें, इसका वर्णन लेख में किया गया है।

लेख से आप सीखेंगे:

• किन मामलों में नियोक्ता की ओर से अनुशंसा पत्र लिखा जाता है;
• किसी नियोक्ता से अनुशंसा पत्र के लिए क्या आवश्यकताएँ हैं?
• नियोक्ता के अनुशंसा पत्र में कौन से बुनियादी विवरण भरे जाने चाहिए;
• अनुशंसा पत्र का पाठ कैसे लिखें, इसकी संरचना क्या है।

दस्तावेज़ों की सूची जो नियोक्ता को कब प्रस्तुत की जानी चाहिए नियुक्तियाँरूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा स्थापित। यह सूची संपूर्ण है. इसका मतलब यह है कि नियोक्ता को उन दस्तावेजों की प्रस्तुति की मांग करने का अधिकार नहीं है जिनका इसमें उल्लेख नहीं किया गया है। हालाँकि, कोई भी आवेदक को आवश्यक दस्तावेजों के साथ उसकी योग्यता और पेशेवर दक्षताओं की पुष्टि करने वाले किसी भी अन्य दस्तावेज को संलग्न करने से मना नहीं करता है। ये पाठ्यक्रमों, प्रशिक्षणों, अतिरिक्त विशेष कौशल प्राप्त करने के पूरा होने के प्रमाण पत्र हो सकते हैं। हाल ही में, अधिक से अधिक बार, उम्मीदवार पिछली नौकरी के नियोक्ताओं के अनुशंसा पत्र संलग्न कर रहे हैं।

नाम से ही यह स्पष्ट है कि ऐसा पत्र व्यावसायिक पत्राचार को संदर्भित करता है और इसमें कर्मचारी के पेशेवर और व्यक्तिगत गुणों का सकारात्मक विवरण होता है।

यह उन ज्ञान और कौशलों की एक सूची है, जिनके पास होने से व्यक्ति को कुछ निश्चित परिणाम प्राप्त करने की अनुमति मिलती है। एक नियोक्ता से एक सिफारिश पत्र, जो अब एक पूर्व है, एक प्रकार की गारंटी है कि एक नया नियोक्ता एक ऐसे व्यक्ति को नियुक्त करता है जिसके पास पहले से ही कुछ उपलब्धियां हैं और जिसने विशिष्ट उत्पादन कार्यों को हल करने में सफलता हासिल की है, जिसे ऐसे पत्र में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।

जैसा कि पहले ही कहा गया है, सिफारिशी पत्रउस कार्यस्थल से जहां उम्मीदवार ने पहले काम किया था, एक व्यावसायिक दस्तावेज है। यानी सिर्फ एक नोट या पत्र नहीं, बल्कि एक कागज़ जो कानूनी बल रखता है। इसका मतलब यह है कि इस तरह के दस्तावेज़ को तैयार करते समय, इसकी सामग्री और अनिवार्य विवरणों की उपस्थिति और नियुक्ति दोनों के लिए राज्य स्तर पर स्थापित आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक दस्तावेज़ों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" द्वारा निर्धारित की गई हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ", 3 मार्च 2003 को लागू हुईं। 1 जुलाई, 2017 से इस GOST को एक नए विनियमन - GOST R 7.0.97-2016 द्वारा प्रतिस्थापित किया जाएगा, जिसे ऐसे पत्रों के प्रारूपण और निष्पादन द्वारा निर्देशित करने की आवश्यकता होगी।

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• व्यावसायिक निर्देश. हम दस्तावेज़ सही ढंग से तैयार करते हैं

किसी विशेष दस्तावेज़ में रखे जाने वाले बुनियादी विवरणों की सूची उसके प्रकार पर निर्भर करती है। किसी नियोक्ता से अनुशंसा पत्र के लिए, आवश्यक विवरण में शामिल हैं:

• कंपनी का लोगो, ओकेपीओ के अनुसार उसका कोड, पीएसआरएन की पंजीकरण संख्या और करदाता-कानूनी इकाई टीआईएन की पहचान संख्या;
• कंपनी का नाम उसके पंजीकरण और वैधानिक दस्तावेजों में दर्शाए गए अनुसार;
• उद्यम के बारे में संदर्भ जानकारी - इसका कानूनी या डाक पता, संपर्क नंबर, बैंक विवरण, ई-मेल पता;
• नियोक्ता से अनुशंसा पत्र तैयार करने की तिथि और स्थान;
• उद्यम द्वारा अनुमोदित मामलों के नामकरण के अनुसार निर्दिष्ट आउटगोइंग पंजीकरण संख्या;
• पाठ का संक्षिप्त शीर्षक;
• अनुशंसा पत्र का पाठ;
• अनुशंसा लिखने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर;
• हस्ताक्षर मुहर.

पाठ के डिज़ाइन के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ:

• अनुशंसा पत्र का पाठ एक नियमित फ़ॉन्ट में मुद्रित होता है, यह टाइम्स न्यू रोमन या एरियल हो सकता है, जिसका फ़ॉन्ट आकार कम से कम 12 है;
• हाइलाइटिंग और बोल्ड का उपयोग किए बिना, केवल छोटे अक्षरों का उपयोग किया जाता है;
• पाठ को अच्छा दिखने के लिए, पाठ संपादक में औचित्य मोड सेट करना आवश्यक है;
• पृष्ठ का ऊपरी और निचला हाशिया कम से कम 2 सेमी, दायां हाशिया 1 सेमी, बायां हाशिया कम से कम 3 सेमी होना चाहिए;
• अनुच्छेदों के बीच 1.27 सेमी के बराबर एक इंडेंट होना चाहिए;
• अक्षर की पंक्तियों के बीच डेढ़ का अंतर निर्धारित किया गया है।

पाठ के लिए विशेष आवश्यकताएँ निर्धारित की गई हैं सिफारिशी पत्र. उनमें से कुछ सामान्य आवश्यकताएं हैं जो किसी व्यावसायिक दस्तावेज़ की सामग्री को पूरी करनी चाहिए:

• प्रस्तुति का एक तटस्थ व्यावसायिक स्वर जो किसी भी भावना की अभिव्यक्ति की अनुमति नहीं देता है, भले ही वे सकारात्मक हों, जैसे कि सिफारिश लिखने के मामले में;
• आधिकारिक व्यावसायिक शैली की विशेषता वाले टिकटों और मानकीकृत मोड़ों का उपयोग;
• स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग जो अस्पष्टता की अनुमति नहीं देता;
• सामग्री की सुसंगत और तार्किक प्रस्तुति;
• उचित होने पर ही विशेष शब्दों का प्रयोग। यदि हम नियोक्ता से अनुशंसा पत्र के बारे में बात कर रहे हैं, जिसके लिए पेशेवर उपलब्धियों का विवरण आवश्यक है, तो इसे उचित माना जा सकता है;
• संक्षिप्ताक्षरों, सामान्य लोक, शब्दजाल-पेशेवर और कठबोली अभिव्यक्तियों की कमी;
• व्याकरणिक और शैलीगत त्रुटियों का अभाव;
• अधिकतर सरल, छोटे वाक्यों का प्रयोग करें।

तर्क और निरंतरता विश्वसनीयता सुनिश्चित करेगी और अनुशंसा पत्र सहित किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ की धारणा को सुविधाजनक बनाएगी। पाठ को एक निश्चित संरचना के अनुसार प्रस्तुत किया जाना चाहिए और इसमें निम्नलिखित अर्थपूर्ण ब्लॉक शामिल होने चाहिए:

• अनुशंसित व्यक्ति, उसके अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक, इकाई का नाम और जिस पद पर उसने काम किया, उसके बारे में जानकारी;
• मुख्य नौकरी की जिम्मेदारियाँ और कार्य जो कर्मचारी ने अपने श्रम कार्य को पूरा करने के दौरान हल किए;
• किसी कर्मचारी को अनुशंसा पत्र के पाठ में उसकी प्रभावी व्यावसायिक गतिविधि के विशिष्ट और ठोस उदाहरण, उपलब्धियों का विवरण और, अधिमानतः, मात्रात्मक संकेतकों का संकेत होना चाहिए;
• अनुशंसित व्यक्ति का संक्षिप्त विवरण, मुख्य ध्यान उन गुणों पर दिया जाना चाहिए जो कार्य दल के सदस्य और एक पेशेवर के रूप में किसी व्यक्ति के लिए आवश्यक हैं;
• यदि आवश्यक हो तो कर्मचारी द्वारा नौकरी छोड़ने के कारणों का संकेत;
• उनके करियर, पेशेवर और व्यक्तिगत दक्षताओं के आगे के विकास में विश्वास की अभिव्यक्ति;
• उसे काम पर रखने की सिफारिशें, गतिविधि के उन क्षेत्रों को इंगित करते हुए जहां वह निस्संदेह खुद को सबसे सकारात्मक पक्ष से साबित करने में सक्षम होगा;
• उस व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत जानकारी जिसने नियोक्ता से अनुशंसा पत्र पर हस्ताक्षर किए हैं, जिसमें धारित पद, संपर्क फ़ोन नंबर, ईमेल पता दर्शाया गया है।

किसी नियोक्ता से अनुशंसा पत्र का कोई एकीकृत रूप नहीं है, इसे किसी विशेष उद्यम में विकसित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि दस्तावेज़ के मुख्य भाग में व्यक्तिगत जानकारी और डेटा होता है। व्यवहार में, अक्सर ऐसा होता है कि एक कर्मचारी, ऐसे दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए नियोक्ता की पूर्व सहमति प्राप्त करने के बाद, स्वयं अनुशंसा पत्र तैयार करता है। इस मामले में, अपनी उपलब्धियों का यथासंभव ठोस वर्णन करना उनके हित में है। नीचे दिए गए उदाहरण को नमूने के तौर पर लिया जा सकता है.