Не поехал в командировку. Служебная командировка: направление, приказ, условия, сроки, выплаты, согласие работника

Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов:

• что считать командировкой;
• кого можно направлять в командировку;
• какова предельная продолжительность командировки и т. д.

Начнем по порядку.

Что считать командировкой

Понятие командировки

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. При этом местом постоянной работы считают подразделение, в котором сотрудник работает в соответствии с трудовым контрактом или приказом о приеме на работу. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис, это тоже будет командировкой. И наоборот.

Работа некоторых сотрудников постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Это, например, курьеры, водители, экспедиторы и другие работники. Таким работникам также необходимо возмещать связанные с поездками расходы по найму жилого помещения, на проезд и другие (ст. 168.1 ТК РФ). Перечень работ, профессий и должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, устанавливают в коллективном договоре или в приказе руководителя фирмы.

Кто поедет в командировку

В командировку можно направить только штатного работника, с которым заключен трудовой договор. Однако одного этого условия недостаточно.

Согласно Трудовому кодексу, нельзя направлять в командировки:

• беременных женщин;
• сотрудников, не достигших 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов);
• сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).

Если у женщины двое детей в возрасте до трех лет, то направить ее в служебную командировку можно только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями. При этом таких сотрудниц надо письменно уведомить об их праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ).

Аналогичные права предоставлены работникам, имеющим несовершеннолетних детей_инвалидов или инвалидов с детства, а также сотрудникам, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Отъезд внештатного работника

Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке. Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

• непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);
• документально подтверждены.

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре. Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме – страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы «по травме».

Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату.

Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.

То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей. А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67ТКРФ), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят. Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. №КА_А40/ 9726_03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г.№А31_541/ 1).

Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

Сколько длится командировка

Срок командировки в каждом конкретном случае определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Так сказано в пункте 4 постановления Правительства от 13 октября 2008 г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

При этом минимальный срок служебной командировки не установлен. Так что она может продолжаться даже один день.

Днем выезда в командировку считают дату отправления поезда, самолета, автобуса и т. д. из места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – дату прибытия транспортного средства обратно. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 0.00 и позднее – следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, нужно учитывать время, необходимое, чтобы доехать до них.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

• служебное задание (форма № Т_10а);
• приказ о направлении сотрудника в командировку по форме № Т_9 или Т_9а;
• командировочное удостоверение (форма № Т_10).

Служебное задание (форма № Т410а)

Служебное задание для направления сотрудника в командировку оформляет его непосредственный руководитель.

Для этого он должен воспользоваться типовым бланком. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Что нужно указать

В служебном задании указывают:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность;
• структурное подразделение (цех, отдел), в котором числится сотрудник;
• место командировки (страну, город, название фирмы);
• дату начала и дату окончания командировки;
• продолжительность командировки;
• название фирмы, оплачивающей расходы по поездке;
• основание для направления сотрудника в командировку.

Документ подписывает руководитель подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, и утверждает руководитель фирмы. Затем служебное задание передают в кадровую службу, где на его основании кадровик готовит приказ о направлении сотрудника в командировку.

После возвращения из командировки сотрудник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждает руководитель структурного подразделения, направивший сотрудника в командировку.

Служебное задание нужно хранить в архиве фирмы в течение пяти лет.

В июле менеджера отдела сбыта ЗАО«Вымпел» (г. Москва) Иванова направили в служебную командировку в г. Санкт-Петербург. Цель командировки – заключить договор о продаже партии готовой продукции с ООО«Нева». Срок командировки – 7 дней.

Во время командировки Иванов подписал договор №П-32/871 о продаже готовой продукции ООО «Нева». (Скачать служебное задание о направлении в командировку )

После этого документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом передают в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т49, Т49а)

На основании служебного задания кадровая служба составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для подобных приказов предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Когда используют формы

Форму №Т_9 используют при командировании одного, а форму№Т-9а – при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе обязательно указывают:

• фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
• его профессию (должность);
• структурное подразделение, где он работает;
• цель, время и место командировки.

Кроме того, здесь приводят источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Приказ о командировке подписывает руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с приказом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве пять лет. (Скачать образцы приказов о направлении сотрудников в командировку )

Командировочное удостоверение (форма № Т410)

Наряду с приказом о направлении в командировку кадровая служба выписывает командировочное удостоверение. На его основании бухгалтерия выплачивает сотруднику суточные.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В бланке удостоверения есть специальный раздел, в котором сотрудник должен сделать отметки в каждом пункте назначения о времени своего прибытия и убытия. Эти отметки надо заверить печатью организации, в которую откомандирован этот сотрудник.

Когда удостоверение можно не оформлять

Командировочные удостоверения могут не оформлять:

• филиалы и представительства иностранных фирм;
• фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (дату въезда в страну и дату выезда из нее можно узнать из загранпаспорта командированного).

Командировочное удостоверение также можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в день отъезда.

Удостоверение оформляют в одном экземпляре и хранят в архиве фирмы пять лет.

Образец командировочного удостоверения показан на следующей странице.

Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. (

Чтобы отправить работника в командировку, нужно знать:

• что считать командировкой;
• кого нельзя отправлять в командировку;
• какие гарантии предоставить работнику;
• сколько длится командировка;
• какие документы оформить.

Что считать командировкой

В командировку работника может отправить только руководитель учреждения. Включите пункт о служебных командировках в Правила трудового распорядка.

Командировкой считают поездку сотрудника в другую местность, чтобы выполнить служебное поручение вне места постоянной работы.

Место постоянной работы - это подразделение, в котором сотрудник работает по условиям трудового договора. Если сотрудник едет в головной офис, а работает при этом в филиале или обособленном подразделении в другой местности, это тоже командировка. И наоборот.

Если работа сотрудника постоянно проходит в пути, то его служебные поездки - не командировки. Выезд по личным делам, даже если работник договорился с руководителем, - тоже не командировка.

Поездку сотрудника, который работает по гражданско-правовому договору (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Но учреждение может возместить такому работнику расходы на поездку, если затраты:

• непосредственно связаны с работами, которые он выполнял;
• подтверждены документально.

Условие о компенсации затрат укажите в договоре.

Кого можно отправлять в командировку

В командировку можно отправить штатного сотрудника, который работает по трудовому договору (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, далее - Положение). Это касается командировок по России и за рубеж. Человек обязан отправиться в командировку, если работодатель так распорядился, даже когда этого условия нет в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Если работник отказывается ехать без веских причин, он нарушает трудовую дисциплину (ст. 192, 193 ТК РФ).

Кого нельзя отправлять в командировку

Нельзя отправлять в командировку:

• беременных женщин;
• сотрудников, которые работают по ученическому договору. Исключение - командировка связана с ученичеством;
• работников, которые не достигли 18 лет. Исключение - несовершеннолетние спортсмены и творческие работники.

Это следует из части 1 статьи 259, части 3 статьи 203, статей 348.8 и 268 Трудового кодекса РФ.

Каких сотрудников можно отправить в командировку только с их согласия

Сотрудники, которых можно отправить в служебную поездку, только если они дадут письменное согласие:

• женщины, которые воспитывают детей в возрасте до трех лет;
• матери и отцы, которые одни воспитывают детей в возрасте до пяти лет;
• родители детей-инвалидов;
• работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если такой работник не дал письменного согласия на поездку, учреждение культуры обязано отправить другого человека. Ознакомьте сотрудников с их правом отказаться от командировки. Для этого оформите единый документ, в котором будут графы «отказаться» и «дать согласие».

Как оформить уведомление о командировке?

Учреждение оформило уведомление о направлении в командировку работника, который вправе от нее отказаться.

Учреждение, которое отправляет в командировку работников без письменного согласия, привлекут к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Организацию оштрафуют на 30 000-50 000 руб. или приостановят ее деятельность на 90 суток. Должностных лиц накажут штрафом 1000-5000 руб.

Учреждение вправе командировать работника-инвалида, если это не противоречит его индивидуальной программе реабилитации.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Трудового кодекса РФ служебная командировка трактуется, как поездка работника по указанию работодателя на определенный период, целью которой является выполнение служебного задания не по месту своей работы.

Стоит отметить, что поездки сотрудников, чьи обязанности напрямую связаны с разъездами или осуществляются в дороге, не считаются командировками.

Особенности командировочных поездок определены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки».

Пошаговая процедура направления работника в командировку

1. Определение цели командировки и подходящего лица для выполнения командировочного задания.

Следует помнить, что существуют категории граждан, которых запрещено направлять в командировки. Некоторых работников перед командировкой необходимо оповестить, что у них есть права на отказ от командировки, и получить письменное согласие на рабочую поездку. Для таких работников оформление командировки должно осуществляться таким образом: работодатель отправляет сотруднику уведомление в письменном виде о предстоящей командировке, в котором указано, что работник вправе от нее отказаться. В случае согласия сотрудника документы, подтверждающие данный факт, регистрируются на предприятии. Соглашаясь с командировкой, работник указывает, что он действительно ознакомился с уведомлением, ставит дату и подпись.

Еще один важный момент в данном пункте: работник может не выполнять поручения, не входящие в список его прямых функциональных обязанностей, кроме исключений, прописанных в статье 60 ТК РФ.

Цель командировочной поездки раньше указывалась в служебном задании, но на сегодняшний день этот документ не является обязательным. Еще одним документом, определяющим цели командировки, является служебная записка прямого руководителя командируемого работника. Все документы подлежат обязательной регистрации на предприятии.

2. Выпуск приказа о командировании работника.

В приказе следует указать период командировки и место, куда будет отправлен сотрудник, вид транспорта (поездка на общественном, служебном транспорте, личном автомобиле работника). Если работодатель принял решение не оформлять служебное задание, то цель и условия командировки следует подробно изложить в приказе. Существует определенный образец приказа (бланк) о направлении работника в командировку, который был утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004.

3. Регистрация командировочного приказа в определенном предприятием порядке.

4. Если работника ранее не ставили в известность о предстоящей командировке, то на данном этапе следует уведомить его об этом. Работник должен поставить свою подпись под приказом о командировке.

5. После этого сотруднику на основании его заявления и записи о сумме полученных средств выдается аванс на затраты в командировке (расходы на проезд, наем жилья (услуги гостиницы), дополнительные потребности).

6. Фиксация отбытия работника в командировку в журнал учета, если на предприятии принята такая процедура.

Действия, предпринимаемые после приезда сотрудника из командировочной поездки:

1. Установление периода пребывания сотрудника в командировочной поездке. Данный срок подтверждается документами об аренде жилища или служебной запиской, в которой есть отметка принимающей стороны о дате приезда и отъезда работника.

2. Указание командировочного времени в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12 и Т-13).

3. Прибытие обратно на предприятие является наиболее подходящим моментом для осуществления расчетов по авансу. Сотрудник предоставляет отчет об израсходованных средствах, и производится расчет по полученному ранее авансу. Если сотрудник был вынужден понести дополнительные траты из собственных средств, то предприятие обязано их возместить. Если же работник потратил меньше выделенной суммы, то он обязан вернуть средства в кассу предприятия в течение 3 суток с того дня, как вернулся из командировки.

Если сотрудник был вынужден понести дополнительные траты из собственных средств, то предприятие обязано их возместить.

Нюансы командировок

Нередко при командировании сотрудников возникают неоднозначно трактуемые нюансы, разобраться в которых достаточно сложно. Попробуем дать ответы на наиболее распространенные вопросы.

Как оплачивается служебная командировка работника?

Сотрудник, находящийся в командировочной поездке, сохраняет свой среднедневной заработок. При подсчете зарплаты работника также учитываются дни вынужденной задержки, выходной день.

Командировка работника по совместительству

Работника-совместителя можно отправить в командировку на таких же основаниях, как и остальных сотрудников. Работника могут отправить в командировку с обоих рабочих мест, тогда средняя оплата труда сохраняется по всем занимаемым должностям. В ситуации, когда работника командирует только один работодатель, необходимо брать на другом месте работы оплачиваемый или бесплатный отпуск. Следует помнить, что пропуск совместительской работы из-за командировки на основном месте работы считается обоснованным. Если же работник задержался и не пришел на основное рабочее место, то работодатель законно может оформить это как прогул.

Командировка вахтового работника

В «Основных положениях о вахтовом методе организации работ» четко обозначено, что этот метод работ не относится к командировкам, так как не имеет признаков данного института и соответствующей процедуры, изложенной выше.

В то же время вахтовый труд и командировки не являются взаимоисключающими явлениями. Последовательность оформления командировок вахтовых работников идентична общему порядку.

Командировка иностранного работника

Иностранные граждане (кроме граждан Таможенного союза), трудящиеся по патенту, вправе работать исключительно на территории субъекта РФ, где им был выдан патент. Поэтому на командировки иностранных граждан в другие субъекты РФ имеется ограничение – 40 календарных дней в год. Для командировок за рубеж подобных ограничений нет.

Увольнение работника в командировке

Если работник без уважительной причины в установленный срок не приступил к выполнению командировочного задания, прервал командировку, нарушил ее план, то работодатель может расценивать это как прогул, и инициатива расторгнуть трудовое соглашение вполне законна. Для увольнения работника в длительной командировке необходим его отзыв. Постановление об отзыве из командировки следует отправить сотруднику электронной почтой или факсом. Также работодателю необходимо получить от работника объяснения и оставшиеся командировочные средства.

Болезнь работника в командировке

Если командированный работник заболел, то возможно продление командировки на необходимый период. Работодатель должен покрыть возникшие затраты работника и оплатить первые 3 дня больничного. Все расходы компании учитываются при расчете налогов. Если работник был командирован за рубеж, то им должна быть получена справка от российской медицинской организации.

Смерть работника в командировке

Никто не застрахован и от такого. Следует помнить, что затраты на командировку экспертной группы, которая должна установить причины смерти, организация вправе учесть как расходы, снижающие базу налогообложения. Согласно ч. 2 ст. 184 ТК РФ виды, размеры и условия предоставления работникам указанных гарантий и выплаты в случае кончины определяются федеральными законами. Поэтому затраты на транспортировку тела можно трактовать как социально направленные. Их учет может вызвать проблемы с налоговыми органами.

Подводя итог, следует сказать, что с введением новых правил оформления командировочных поездок данная процедура стала гораздо проще и понятнее. Придерживаясь вышеизложенного порядка оформления командировок, вы сможете избежать составления необязательных документов и проблем с налоговыми органами.