نمونه نامه تجاری نوشتن نامه های تجاری به دلیل مهلت های فشرده از شما می خواهم

نامه های درخواست بخشی جدایی ناپذیر، مهم و ضروری از مکاتبات تجاری است. اینها از یک سو درخواست های درایتی و دیپلماتیک در مسائل روز است و از سوی دیگر ابزاری برای دستیابی به اهداف معین مخاطب است. هدف از هر نامه درخواست ترغیب مخاطب به انجام برخی اقدامات مورد نیاز نویسنده نامه است. چگونه یک نامه درخواست بنویسیم تا تا حد امکان به پاسخ مثبت نزدیک شویم؟

هر نامه درخواستی باید شامل یک دلیل منطقی سنجیده و بیان واضح درخواست باشد. علاوه بر این می توانید از تکنیک هایی استفاده کنید که کارایی نوشتن را افزایش می دهد.

مرحله 1. برای درخواست خود با چه کسی تماس می گیرید؟

مخاطب را شخصاً، ترجیحاً با نام و نام خانوادگی خطاب کنید:

"ایوان ایوانوویچ عزیز!"، "آقای ایوانف عزیز!"

اولاً احترام خود را به مخاطب اعلام می کنید و ثانیاً درخواستی خطاب به شخص خاصی مسئولیت اجرای آن را بر عهده او می گذارد. شرایطی وجود دارد که یک درخواست به یک تیم یا گروهی از افراد خطاب می شود. در این مورد، همچنین توصیه می شود که درخواست تجدید نظر را تا حد امکان شخصی سازی کنید:

«همکاران عزیز!»، «مدیران عزیز!»، «کارمندان جوان عزیز!»، «کارمندان محترم منابع انسانی!»

مرحله 2. چرا با من تماس می گیرید؟

از گیرنده تعریف کنید. با تعریف و تمجید از گیرنده، به سوال او پاسخ می دهید: "چرا این سوال را از من می پرسید؟" به دستاوردهای گذشته یا ویژگی های شخصی او توجه کنید.

"شما همیشه آماده گوش دادن و یافتن بهترین راه برای حل مشکل تقریباً همه کسانی هستید که با شما تماس می گیرند. و برای اعتبار بخشیدن به شما، به افراد زیادی کمک کردید.»

"شما یک متخصص برجسته در این زمینه هستید..."

"شما به بسیاری از مردم کمک کرده اید تا سخت ترین مسائل را در زمینه ..." حل کنند.

این تکنیک به مخاطب این امکان را می دهد که با دقت بیشتری به درخواست نگاه کند و سعی کند فرصتی برای ارضای آن بیابد لعنت به او

وقتی صحبت از درخواست‌های غیر استاندارد می‌شود، زمانی که نیاز به جلب نظر گیرنده دارید، زمانی که باید توجه را به شایستگی‌ها و ویژگی‌هایی که برای برآورده شدن درخواست شما ضروری و مهم هستند، جلب کنید، یک تعریف مناسب است.

بسیار مهم است که از مرز بین تعارف و چاپلوسی بی ادبانه عبور نکنید. صادق باشید.

مرحله 3. توجیه درخواست

هر درخواستی باید توجیه شود که چرا این درخواست خاص را مطرح می کنید. مخاطب را در زمینه مشکل خود وارد کنید.

در این مرحله باید سه آرگومان مهم را برای مخاطب انتخاب کنید. بهتر است آرگومان ها را طبق طرح زیر بسازید: قوی - متوسط ​​- قوی ترین.

درخواست‌ها در سطوح مختلفی از پیچیدگی ارائه می‌شوند، بنابراین گیرنده همیشه علاقه‌ای به انجام درخواست‌های شخصی ندارد. او باید متقاعد شود که انجام این درخواست مزایای بالقوه ای دارد:

علاقه مند به گیرنده

پیشنهاد اجرای فرصت جذابی برای او در رابطه با برآورده شدن درخواست شما:

"در همه زمان ها، افراد تجارت گر و مبتکر نه تنها برای دستیابی به موفقیت مادی، بلکه همچنین برای به جای گذاشتن اثر خود در تاریخ سرزمین مادری خود تلاش کرده اند، به خاطر کارهای خوب خود به یاد می آیند و احترام می گذارند."

« فعالیت موفق هر جامعه حرفه ای در درجه اول درک و حمایت اتحادیه های دوستانه، شرکت در رویدادها و پروژه های مشترک است.».

« البته هدف بزرگ شما شهر تمیز و راحت برای مردم است».

یا مشکلی را بیان کنید که به طور خاص برای مخاطب شما بسیار مرتبط است:

شما به عنوان یک شهردار عاقل احتمالاً نگران پیاده‌روی آشفته کودکان در سنین مختلف در مکان‌های نامناسب هستید که منجر به افزایش تصادفات رانندگی و افزایش جرایم کودکان می‌شود.»

"دپارتمان شما تماس های مکرر بیشتری در مورد مسائل غیر اصلی دریافت کرده است که زمان کاری ارزشمند زیادی را می گیرد."

نشان دهید که چگونه درخواست شما می تواند به تحقق این فرصت کمک کند:

« و امروز که کشور ما متکی به جوانان است، یافتن امری ضروری و مقدس تر از کمک به مردان و زنان جوان خانواده های محروم دشوار است. در شهر ما کسانی هستند که قبلاً چنین کمک هایی را ارائه می دهند - تحت نظارت دفتر شهردار، مرکز خیریه ما "میراث" با کمک های مردمی کار می کند و به نوجوانان مشکل صنایع دستی عامیانه آموزش می دهد. ».

یا برای حل مشکل:

تجهیز مکان‌های تخصصی برای گذراندن وقت کودکان در سنین مختلف به کاهش سطح جرایم کودکان و به حداقل رساندن تصادفات جاده‌ای کودکان کمک می‌کند.

اهمیت درخواست را شرح دهید

وقتی چیزی برای ارائه به مخاطب وجود ندارد یا در چارچوب این درخواست نامناسب است، بهتر است مخاطب را به روز کنید. در اینجا باید وضعیت را تا آنجا که لازم است توصیف کنید تا ارتباط درخواست و اهمیت اجرای آن را درک کنید. اهمیت درخواست باید به گونه ای توصیف شود که "روح را لمس کند". اگر درخواست در دسته "لمسی" قرار نمی گیرد، باید رابطه علت و معلولی را به مخاطب نشان دهید، که اطمینان حاصل می کند که مخاطب درخواست را برآورده می کند.

«از (تاریخ)، طبق قرارداد اجاره شماره X، اجاره بهای 1 متر مربع 20 دلار است. در یک روز. طی سه ماه گذشته، به دلیل بی ثباتی اقتصادی و ناآرامی های اجتماعی، فعالیت های تجاری کاهش یافته است. میانگین سود حاصل از معامله 10 دلار است. در روز، که حتی برای پرداخت اجاره نیز کافی نیست. اگر تدابیری اتخاذ نشود، کارآفرینان خصوصی مجبور می‌شوند فروشگاه‌های خرده‌فروشی خود را ببندند، که ممکن است بر درآمد شما تأثیر منفی بگذارد.»

بنابراین، باید برای گیرنده روشن کنید که انجام درخواست، چشم انداز دریافت مزایای مادی یا غیر مادی را به همراه دارد.

مرحله 4. بیانیه درخواست

وقتی مخاطب آماده شد، می توانید درخواست واقعی را بیان کنید. متن درخواست باید کاملاً مختصر و بسیار واضح باشد. در هیچ موردی نباید ابهام یا کم بیانی وجود داشته باشد. به عنوان مثال، اگر ما در مورد کاهش اجاره صحبت می کنیم، مهم است که نشان دهیم تا چه سطحی:

ما از شما می خواهیم تا زمانی که وضعیت به 5 دلار تثبیت شود، سطح اجاره را کاهش دهید. در هر متر مربع در روز.”

اگر در مورد ارائه خدمات صحبت می کنیم، پس درخواست را تا حد امکان مشخص کنید و تاریخ های مورد نظر، موضوع قیمت و غیره را مشخص کنید:

« برای تجهیز کارگاه سفالگری به کوره پخت سرامیک نیازمندیم - از شما می خواهیم در خرید آن ما را یاری فرمایید. هزینه اجاق گاز با نصب 998 هزار روبل است».

در این مثال، کاملاً مشخص نیست که چه نوع کمکی از مخاطب مورد نیاز است. بهتر است درخواست را به طور خاص تر فرموله کنید: از شما تقاضا داریم با واریز 333 هزار تومان به حساب بانکی شرکت تولید و نصب کوره، ما را در خرید کوره پخت سرامیک یاری کنید.

هر چیزی که شما بخواهید، گیرنده باید دقیقا بداند که چه زمانی، چه، چه مقدار و با چه قیمتی می خواهید دریافت کنید. یک درخواست تعمیم یافته بیشتر در معرض خطر رد است، زیرا گیرنده همیشه زمان و تمایلی برای پرداختن به جزئیات ندارد. علاوه بر این، با انتقال ابتکار عمل به گیرنده، خطر نرسیدن به خواسته خود را دارید.

به عنوان مثال، کارآفرینان خصوصی نامه ای نوشتند و خواستار کاهش اجاره بها شدند، اما نشان ندادند که می خواهند اجاره بها را تا چه حد کاهش دهند:

ما از شما می خواهیم تا زمانی که وضعیت تثبیت شود، اجاره بها را کاهش دهید.

در نتیجه، آنها کاهش اجاره را دریافت کردند، اما فقط اندکی (1٪ از موجودی). بنابراین، درخواست آنها پذیرفته شد، اما تغییر چندانی در موضع مبتکران نامه ایجاد نکرد.

در برخی موارد می توان متن درخواست را پررنگ کرد تا در متن برجسته شود، اما از این تکنیک زیاد استفاده نکنید.

مرحله 5: درخواست خود را خلاصه کنید.

درخواست خود را تکرار کنید و تاکید کنید که در صورت برآورده شدن درخواست، دریافت کننده چگونه سود خواهد برد. درخواست باید تا حدودی اصلاح شود. بهتر است یک جمله بر اساس این طرح بسازید: "اگر درخواست را برآورده کنید، خوشحال خواهید شد."

اگر در نیمه راه با ما روبرو شوید و تا زمانی که وضعیت منطقه تثبیت شود، اجاره بها را کاهش دهید، نه تنها می توانید بیش از 150 شغل را نجات دهید، بلکه به دلیل نبود کامل رانت متحمل خسارات جهانی نخواهید شد.

اما ممکن است گزینه های دیگری وجود داشته باشد:

می‌توانید مطمئن باشید که هر روبل کمک‌های خیریه شما به یک هدف خیر خرج می‌شود و به کودکان در شرایط دشوار کمک می‌کند تا به شهروندانی شایسته تبدیل شوند.»

مطمئن باشید لبخند هر کودکی موجب رضایت اخلاقی شما از کار دشوارتان خواهد شد و تلاش و کوشش شما سرمایه ای برای شهروندان شایسته و شاد آینده ای نزدیک است.

نکته اصلی تکرار معنای درخواست و مزایای تحقق آن است. منفعت نباید مادی باشد. به یاد داشته باشید که مخاطب یک شخص است و احساسات با او بیگانه نیستند.

مثال:

و طراحی نامه را فراموش نکنید - این "چهره" سازمان است. اگر مبتکر درخواست نامه یک سازمان باشد، چنین نامه ای با امضای مدیر یا شخص مجاز بر روی سربرگ تنظیم می شود. اگر شما یک شخص خصوصی هستید، کافی است در ترتیب عناصر نامه، هنجارهای اساسی را رعایت کنید. این جزئیات از نظر حقوقی و روانی برای مخاطب و شکل گیری تصویر صحیح از فرستنده بسیار مهم است.

	-
	-	هر روز صدها پیشنهاد، درخواست و سایر نامه های تجاری ارسال کنید، اما آیا با پیام خود به نتیجه دلخواه نمی رسید؟ نمی دانید چگونه به طور محجوبانه و مؤدبانه تعهدات خود را به گیرنده یادآوری کنید؟ سپس آموزش آنلاین قطعا به شما کمک خواهد کرد "مهارت های نوشتن تجاری"! می توانید در هر زمان مناسب از آن عبور کنید.	-	-
	-

رایج ترین نوع نامه های تجاری، نامه های درخواست و استعلام نامه هستند. نامه های درخواست به منظور شروع اقدامات خاصی توسط مخاطب مورد نیاز نویسنده نامه تنظیم می شود. نامه های درخواست - برای به دست آوردن هرگونه اطلاعات یا اسناد رسمی. در چه شرایطی تدوین می شوند؟ چگونه اصل یک درخواست یا درخواست را به درستی بیان کنیم؟

نحوه و چرایی نوشتن نامه درخواست

نامه های درخواست به منظور شروع اقدامات خاصی توسط مخاطب مورد نیاز نویسنده نامه تنظیم می شود. در فعالیت های مدیریتی، تعداد زیادی از موقعیت ها منجر به تهیه چنین نامه هایی می شود. این ممکن است یک موقعیت نسبتاً ساده باشد که در آن نیازی به ارائه اطلاعات پیچیده در رابطه با رویدادها، ارائه هرگونه استدلال یا متقاعد کردن مخاطب نباشد. در چنین مواردی بهتر است نامه درخواست را مستقیماً با بیانیه خود درخواست شروع کنید، به عنوان مثال:

با این حال، همه موقعیت ها در فعالیت های مدیریتی به این سادگی نیستند. اکثر موقعیت ها در هنگام تنظیم نامه های درخواستی به توجیه نیاز دارند، یا به عبارت دیگر، توضیحی در مورد چرایی، چرایی و برای چه هدفی نامه تنظیم شده است. به عنوان یک قاعده، توجیه برای تأثیرگذاری بر مخاطب، متقاعد کردن او برای عمل به شیوه ای بسیار خاص، همانطور که نویسنده نامه می خواهد یا نیاز دارد، ضروری است. اگر نامه درخواستی حاوی یک توجیه باشد، اغلب قبل از بیانیه درخواست است، به عنوان مثال (علامت // مرز بین قسمت های متن نامه را نشان می دهد):

دانلود نمونه نامه های درخواستی:

زبان روسی یکی از زبان‌هایی است که ترتیب کلمات نسبتاً آزاد دارد. در هر یک از متن‌های بالا، می‌توانیم بخش‌هایی از جمله را بدون لطمه زیادی به معنا عوض کنیم، به عنوان مثال:

عباراتی که ابتدا ایده اصلی نامه بیان می شود، و سپس استدلال ارائه می شود، مفهوم سبک خاصی دارند: آنها همیشه بیشتر از عباراتی که بر اساس اصل "توجیه - نتیجه گیری" ساخته شده اند، گویاتر تلقی می شوند. با این حال، سبک تجاری با هر نوع بیانی بیگانه است؛ تقریباً همیشه به ابزارهای زبانی از نظر سبکی خنثی ترجیح می دهد، بنابراین عباراتی که ابتدا توضیح می دهند، توجیه می کنند و سپس اصل موضوع را بیان می کنند، صحیح ترند.

هنگام نوشتن نامه درخواست، سعی کنید مطمئن شوید که منطق و بخش پایانی (درخواست) از نظر دستوری یک جمله باشد. حتی در مواردی که توجیه شامل ارجاع به اسناد نظارتی، حقایق، رویدادها، منطق را به یک جمله جداگانه تفکیک نکنید، در غیر این صورت برای بیان درخواست خود باید از عباراتی مانند: "در رابطه با موارد فوق ، ما می خواهیم ..." ، "با در نظر گرفتن موارد فوق ، ما درخواست می کنیم ..." ، "در رابطه با آن ما می خواهیم ..." استفاده کنید. بپرس...» و غیره این ساخت ها حامل اطلاعات نیستند و متن را هم از نظر ساختار و هم از نظر ادراک پیچیده تر می کنند. نامه های درخواستی را می توان در موقعیت های مدیریتی حتی پیچیده تر نوشت.

به طور شماتیک، این وضعیت را می توان به صورت زیر نشان داد:

درک نامه ای که در چنین موقعیتی نوشته می شود، اگر محتوا به ترتیبی ارائه شود که منطق توسعه خود موقعیت را منعکس کند، درک آسان تر خواهد بود. در این مورد، ساختار نامه را می توان به سه بخش تقسیم کرد: مقدمه (شرح رویدادها، حقایقی که مستقیماً بر وضعیت مدیریت تأثیر می گذارد یا ممکن است تأثیر بگذارد)، توجیه (توضیح دلایل لزوم تماس با مخاطب با یک درخواست)، نتیجه گیری (درخواست)، به عنوان مثال ( قسمت های ارتباطی و معنایی نامه با علامت // از هم جدا می شوند):

صرف نظر از ساختار متن، درخواست در نامه با استفاده از فعل "پرسیدن" تنظیم می شود. در نامه های صادره روی سربرگ های سازمانی از آن استفاده می شود شکل فعل جمع اول شخص:

ما از شما می خواهیم اطلاعاتی در مورد ... ارائه دهید، از شما می خواهیم اطلاعاتی در مورد ... ارائه دهید، از شما می خواهیم در مورد ... درخواست کنید، از شما می خواهیم که ... و غیره را انجام دهید.

در نامه های صادره بر سربرگ های رسمی از آن استفاده می شود شکل فعل اول شخص مفرد:

از شما می خواهم که موضوع ... را در نظر بگیرید ، از شما می خواهم اطلاعاتی در مورد ... و غیره ارائه دهید.

یک نامه ممکن است حاوی چندین درخواست باشد (ترجیحاً در مورد یک موضوع). در این حالت ابتدا درخواست اصلی و سپس بقیه با استفاده از عبارات زبانی زیر فرموله می شود:

ما همچنین از شما می خواهیم که (در نظر بگیرید، فراهم کنید، انجام دهید ...)، در عین حال از شما می خواهیم ... و غیره.

مثلا:

با توجه به مصرف ناچیز گاز دیگ بخار شماره 4 (کمتر از 3.5 میلیون متر مکعب در سال)، از شما می خواهیم این شرکت را از گروه مصرف کنندگان گاز با سوخت ذخیره اجباری (نفت کوره) برای فصل گرمایش 1384-2005 حذف کنید. 2006. در همان زمان، از نرم افزار Mosgorkhleboprodukt به همراه JSC Mosenergo می خواهیم که امکان اتصال نیروگاه شماره 4 را به سیستم تامین حرارت متمرکز در فصل گرمایش 2006-2007 در نظر بگیرند.

نحوه و چرایی نوشتن نامه درخواست

نامه درخواست در واقع نوعی درخواست نامه است. به عنوان یک قاعده، درخواست ها برای به دست آوردن هرگونه اطلاعات یا اسناد رسمی انجام می شود. در فعالیت‌های تجاری، درخواست عبارت است از درخواست درخواست خریدار از فروشنده (واردکننده به صادرکننده) با درخواست ارائه اطلاعات دقیق در مورد یک محصول (خدمات) یا ارسال پیشنهاد برای عرضه کالا (ارائه خدمات خاص). ). به طور کلی، نامه های درخواست از همان قوانین درخواست نامه پیروی می کنند، به عنوان مثال:

در فعالیت های تجاری، متن درخواست معمولاً نشان می دهد: نام کالا (خدمات)؛ شرایطی که نویسنده نامه مایل است آنها را دریافت کند. کمیت و/یا کیفیت؛ زمان تحویل کالا یا ارائه خدمات؛ قیمت و اطلاعات دیگر عبارات زیر در یک درخواست تجاری استفاده می شود:

از شما می خواهیم در مورد امکان عرضه به ما اطلاع دهید... از شما می خواهیم برای عرضه پیشنهاد بدهید... از شما می خواهیم اطلاعات دقیقی در مورد... و غیره ارائه دهید.

مثلا:

از شما تقاضا داریم امکان تامین کولر گازی مدل AS-200 به تعداد 150 عدد را به ما اطلاع دهید. در ماه فوریه - مارس 2005، و همچنین شرایط پرداخت و شرایط تحویل را اطلاع دهید.

دانلود نمونه نامه های درخواستی:

پاسخ سازمان گزارشگر به نامه درخواست یا درخواست، نامه پاسخگویی است که می تواند رضایت یا رد باشد. در فعالیت های تجاری، پاسخ به درخواست به صورت نامه تجاری صادر می شود که دریافت درخواست را تایید می کند و اطلاعاتی در مورد محصول مورد علاقه به خریدار ارائه می کند. پاسخ به یک درخواست همچنین می تواند یک پیشنهاد تجاری (پیشنهاد) باشد. نامه های درخواست و نامه های استعلام مطابق با GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" تهیه می شود. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی."

هنگام تنظیم و پردازش درخواست ها و درخواست ها، از جزئیات زیر استفاده می شود:

• مقصد؛
• عنوان متن (اگر متن نامه بیش از 4-5 خط باشد)؛
• متن;
• امضا؛
• علامت گذاری در مورد مجری

چنین پیام هایی را می توان در شرایط کاملاً متفاوت استفاده کرد، به عنوان مثال، زمانی که نیاز به کسب اطلاعات در مورد محصولات، دیدن نمونه های محصول، ملاقات با مسافر تجاری، هماهنگی برخی اقدامات و غیره وجود دارد.

قوانین نوشتن نامه درخواست

ما یک الگوی کلی از چنین سندی را برای بارگیری مورد توجه شما قرار می دهیم:

به دلایل واضح، یک درخواست نامه دارای یک الگوی استاندارد نیست، اما با وجود این، شکلی از یک سند رسمی است. به همین دلیل است که هنگام تهیه آن باید استانداردهای خاصی را رعایت کنید که توسط قوانین کار اداری و اخلاق تجاری تعیین شده است. قبل از حرکت مستقیم به قوانین اساسی برای تهیه آن، باید توجه داشت که می توان آن را یا به گروهی از افراد (به عنوان مثال، مدیران، کارکنان بخش حسابداری، وکلا و غیره) و یا به یک مخاطب خاص خطاب کرد.

مانند هر سند دیگری، این نامه باید شامل یک قسمت مقدماتی باشد، یعنی:

• اطلاعات مربوط به شرکت ارسال کننده درخواست کننده و شرکتی که به آن خطاب شده است.
• دلیل درخواست ("به دلیل تاخیر"، "به دلیل دریافت"، "بر اساس نتایج" و غیره)؛
• ارجاع به اساس ("بر اساس توافق شفاهی"، "بر اساس مذاکرات"، "بر اساس یک مکالمه تلفنی"، و غیره)؛
• هدف از درخواست تجدید نظر ("برای حل مسئله"، "برای جلوگیری از درگیری"، "برای از بین بردن تخلفات، و غیره).

آنچه در زیر می آید بخش اصلی مربوط به خود درخواست است. باید با استفاده از هر شکل مشتقی از فعل «پرسیدن» («از شما می‌خواهیم»، «درخواست می‌کنیم» و غیره) بیان شود، و از آنجایی که چنین پیامی در هر صورت، درخواستی برای نوعی است. خدمت، باید با احترام نوشته شود. خوب است اگر قبل از درخواست یک تعریف و تمجید داشته باشید ("شناخت توانایی های بزرگ خود"، "تحسین استعدادهای سازمانی شما" و غیره).

اگر نامه حاوی چندین درخواست به طور همزمان باشد، آنها باید در پاراگراف ها یا پاراگراف های جداگانه ذکر شوند.

قوانین ناگفته مکاتبات بین سازمان ها بیان می کند که پاسخ به یک درخواست چند مرحله ای نیز می تواند در یک پیام ارسال شود و در مورد هر مورد نظرات جداگانه ای ارائه شود. لازم به ذکر است که این نوع مکاتبات باعث کاهش حجم گردش اسناد و در نتیجه کاهش زمان مطالعه و پردازش این گونه نامه ها می شود.

اگر نامه حاکی از دریافت پاسخ در یک بازه زمانی معین باشد، این امر باید تا حد امکان به درستی در متن پیام نشان داده شود.

به عنوان یک قاعده، نامه ها توسط دبیران سازمان ارسال و دریافت می شود (در شرکت های بزرگ، کل بخش ها این کار را انجام می دهند). پس از گردآوری یا مطالعه، آنها را برای بررسی به رئیس شرکت می رسانند. استثناها پیام هایی هستند که با علامت "محرمانه" یا "تحویل شخصی" مشخص شده اند - چنین نامه هایی مستقیماً به مخاطب ارسال می شود.

مشاوره حقوقی رایگان:

دستورالعمل نوشتن نامه درخواست

از آنجایی که این پیام بخشی از مکاتبات شرکتی است، ابتدا باید نویسنده، یعنی: نام شرکت فرستنده، آدرس واقعی و شماره تلفن تماس آن مشخص شود. سپس باید اطلاعاتی در مورد مخاطب وارد کنید: همچنین نام شرکت و گیرنده خاص. در وسط خط می توانید بلافاصله نشان دهید که این یک نامه درخواست است (اما این ضروری نیست).

قسمت بعدی نامه مربوط به خود درخواست است. ابتدا توصیه می شود آن را توجیه کنید و تنها پس از آن ماهیت درخواست را بیان کنید. در پایان نامه باید امضا شود (بهتر است که این کار توسط رئیس شرکت یا شخص مجاز و مورد اعتماد انجام شود) و همچنین تاریخ ایجاد سند را ذکر کنید.

نحوه ارسال نامه

نامه را می توان از طریق ایمیل یا فکس ارسال کرد - این سریع و راحت است، اما ارسال محافظه کارانه از طریق پست روسیه اجازه می دهد نامه به شیوه ای محکم و جذاب ارائه شود. به عنوان مثال، می توانید به صورت دستی و با خط خوش خطی زیبا درخواستی بنویسید یا متن را روی کاغذ خوب و گران قیمت چاپ کنید.

توجه به چنین جزئیات کوچکی برای مخاطب روشن می کند که حریف چقدر نسبت به او محترم است و همچنین بار دیگر بر اهمیت درخواست تأکید می کند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که نامه های ارسالی از طریق پست معمولی زمان زیادی می برد، بنابراین پیام باید از قبل ارسال شود تا سند به موقع به گیرنده تحویل داده شود.

بعد از ارسال نامه

این پیام مانند هر مدرک دیگری باید در مجله اسناد خروجی ثبت شود. به همین ترتیب گیرنده نامه ورود مکاتبه را ثبت می کند. در صورت سوء تفاهم هایی که در روابط تجاری رخ می دهد، ثبت واقعیت ارسال و دریافت نامه به درک سریع وضعیت کمک می کند.

مشاوره حقوقی رایگان:

نمونه هایی از نوشتن نامه درخواست همراه با توضیحات

بنابراین، ما فهمیدیم که نامه درخواست نامه ای است که حاوی درخواستی به گیرنده است. هدف متن ترغیب گیرنده به انجام عملی است که برای فرستنده مفید است. نامه باید حاوی یک درخواست فرموله شده و دلیل آن باشد. توصیه می شود درخواست به گونه ای تنظیم شود که توجیه شود چرا باید برای گیرنده این درخواست مفید باشد. فرستنده نه تنها باید قوانین نوشتن متن را بداند، بلکه باید تفاوت های ظریف روانی را نیز در نظر بگیرد. در مرحله بعد، بسته به موقعیت، الگوهای نمونه خاصی را در نظر خواهیم گرفت.

نامه درخواست وجوه

در صورت نیاز به تخصیص بودجه از دولت، حامیان مالی یا افراد، نامه تنظیم می شود.

از NGO "کمک به بازنشستگان"

نماینده مجلس مقننه

سلام ایوان ایوانوویچ. من نماینده سازمان غیرانتفاعی "کمک به بازنشستگان" هستم. ما به بازنشستگان تنها کمک می کنیم: غذا می آوریم، در تمیز کردن و تعمیر کمک می کنیم.

مشاوره حقوقی رایگان:

سازمان ما 5 سال است که وجود دارد. قبلاً ما خودمان موفق به تامین مالی فعالیت‌هایمان می‌شدیم، اما به دلیل گسترش سازمان‌های غیردولتی، بودجه شروع به اتمام کرد. برای اجاره محل، پرداخت حقوق به کارمندان و خرید تجهیزات به پول نیاز داریم.

رئیس جمهور در جلسه اخیر دولت به وضعیت سخت بازنشستگان اشاره کرد و خاطرنشان کرد: این وضعیت نیاز به تغییر فوری دارد. در این راستا، من از شما روبل برای نیازهای سازمان غیردولتی "کمک به بازنشستگان" درخواست می کنم.

با احترام، پتروا A. A.

متن فوق طبق تمامی قوانین تدوین شده است. او دارد:

• نام NPO و توضیحی در مورد فعالیت های آن.
• درخواست پول، توضیح در مورد ضرورت آن (پول برای اجاره و حقوق لازم است).
• ذکر رئیس جمهور. باید مزایای کفالت برای مسئول را توجیه کرد. معاون به چه چیزی علاقه دارد؟ در رشد شغلی. کمک به سازمان به تحقق این هدف کمک می کند.

مقدار مشخصی از وجوه مورد نیاز سازمان تجاری نیز مشخص شده است.

مشاوره حقوقی رایگان:

نامه درخواست تحویل کالا

نامه معمولاً برای شرکای شرکت ارسال می شود. توصیه می شود سود متقابل برای هر دو شرکت در متن توجیه شود.

به رئیس شرکت "AAA"

از رئیس شرکت BBB

سلام ایوان ایوانوویچ. ما می خواهیم مجموعه ای از محصولات را از شرکت شما سفارش دهیم (مشخص شود). ما در یک نمایشگاه منطقه ای به محصول شما علاقه مند شدیم.

در صورت موافقت، لطفاً شرایط تحویل و شرایط مناسب برای شما را به ما اطلاع دهید. ما پرداخت به موقع را تضمین می کنیم. امیدواریم این آغازی برای همکاری های دوجانبه سودمند باشد.

مشاوره حقوقی رایگان:

مخاطبین ما: (مشخص کنید).

با احترام، بوریس بوریسوویچ.

نامه درخواست تخفیف

به طور معمول، چنین متن هایی برای تامین کنندگان شرکت ارسال می شود. به عنوان مثال، یک سازمان نمایشگاهی را برگزار می کند. او یک تامین کننده دارد - چاپخانه ای که بروشورها، غرفه ها، کتابچه ها و غیره را عرضه می کند. هزینه خدمات بسیار بالاست. بحران فرا رسید و پرداخت هزینه چاپ محصولات برای شرکت دشوار شد. این ممکن است دلیلی برای درخواست تخفیف باشد.

به رئیس شرکت وستوک

از سوی رئیس شرکت "زاپاد"

سلام ایوان ایوانف. سازمان ما تحت تأثیر بحران مالی قرار گرفت. تعداد قراردادهای منعقد شده با ما 20 درصد کاهش یافته است. متأسفانه، بحران نه تنها ما، بلکه مشتریان ما را نیز تحت تأثیر قرار داد. مردم نمی توانند همان مبلغ قبلی را برای خدمات ما بپردازند. از این رو 25 درصد تخفیف برای بلیط ها در نظر گرفته ایم.

مشاوره حقوقی رایگان:

با توجه به شرایط سخت مالی شرکت ما از شما 15 درصد تخفیف برای شش ماه همکاری باقیمانده طبق قرارداد درخواست می کند.

ما نامه هایی فرستادیم و درخواست تخفیف برای همه تامین کنندگان خود کردیم. اگر 20 درصد از شرکای ما شرایط مطلوبی را برای ما فراهم کنند، شرکت ما در روزهای سخت جان سالم به در خواهد برد و تعطیل نخواهد شد. قبلاً توسط صاحبخانه و شرکت تلفن ما تخفیف داده شده است.

با احترام، بوریس پتروف.

نامه حاوی نکات مهم زیر است:

مشاوره حقوقی رایگان:

• توضیح در مورد نیاز به تخفیف.
• نشان دادن مبلغ و زمان دقیق تخفیف.
• نشانه غیرمستقیم این است که در صورت عدم ارائه تخفیف توسط چاپخانه، شرکت قرارداد را فسخ می کند.

متن باید به گونه ای نوشته شود که نامه تا انتها خوانده شود و با شرایط پیشنهادی موافقت شود.

نامه درخواست کاهش اجاره بها

اجاره، بودجه اکثر سازمان ها را می خورد. کاهش آن به شرکت اجازه می دهد در مواقع سخت سرپا بماند. نامه باید برای صاحبخانه ارسال شود.

رئیس شرکت "پلاس"

از رئیس شرکت "مینوس"

سلام، پتر پتروویچ. شرکت ما تحت تأثیر بحران مالی قرار گرفت. قدرت خرید مصرف کنندگان کاهش یافته و درآمد کسب و کار کاهش یافته است. در این راستا از شما تقاضا داریم 10 درصد اجاره بها را کاهش دهید.

ما در طول همکاری خود هرگز پرداخت ها را به تاخیر نینداختیم. امیدواریم به ما امتیاز بدهید و ما روابط تجاری خود را حفظ کنیم. ما پرداخت به موقع اجاره بها را با وجود شرایط سخت مالی تضمین می کنیم.

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

ذکر این نکته در نامه حائز اهمیت است که شرکت قبلا به طور کامل به تعهدات خود عمل کرده است. صاحبخانه باید مطمئن باشد که مالک به پرداخت ادامه خواهد داد. گیرنده همچنین باید درک کند که اگر با شرایط پیشنهادی موافقت نکند، مستاجر از خدمات وی امتناع خواهد کرد.

نامه درخواست پرداخت بدهی

بدهی ها اغلب در تعاملات بین شرکت ها به وجود می آیند. در صورتی که سازمان متعهد به همکاری بیشتر با طرف مقابلی باشد که بدهی داشته باشد، نامه درخواست ارسال می شود.

مشاوره حقوقی رایگان:

ایوان ایوانوویچ عزیز، از شما می خواهیم که بدهی شرکت ما را به مبلغ روبل بازپرداخت کنید. در تمام این مدت، ما به همکاری با شما ادامه دادیم، به این امید که روابط تجاری خود را ادامه دهیم. با این حال، اکنون به دلیل عدم پرداخت، مجبور به توقف ارائه خدمات هستیم.

مبلغ بدهی شما روبل است. ما از شما می خواهیم که آن را قبل از 1 مارس 2017 پرداخت کنید. اگر بدهی بازپرداخت نشود، مجبور می شویم در دادگاه موضوع را حل کنیم.

با احترام، پتر پتروویچ.

نامه باید شامل نکات زیر باشد:

مشاوره حقوقی رایگان:

• مقدار دقیق بدهی
• تاریخی که باید بدهی پرداخت شود.
• اقداماتی که شرکت در صورت عدم دریافت وجه انجام خواهد داد.

متن ممکن است به همکاری موفق طولانی مدت با سازمان اشاره کند. این باید یک درخواست باشد نه یک خواسته. الزامات با استفاده از یک الگوی متفاوت تهیه می شود.

نامه درخواست پرداخت معوق به تامین کننده

این سازمان مجموعه ای از محصولات را به شرکت عرضه کرد، اما هزینه آن را پرداخت نکرد. بدهی ایجاد شده است، اما بدهکار ابزاری برای پرداخت ندارد. در این مورد، نوشتن نامه ای برای درخواست تعویق منطقی است.

به رئیس شرکت "پول کجاست"

از رئیس شرکت "پول در شرف آمدن است"

پتر پتروویچ عزیز، ما بدهی را به مبلغ روبل پرداخت نکرده ایم. ما از بدهی خود ابایی نداریم، اما اکنون به دلیل شرایط سخت مالی نمی توانیم به طور کامل پرداخت کنیم.

مشاوره حقوقی رایگان:

به مدت 2 سال، ما روابط تجاری موفقی را با شما حفظ کرده ایم و مهلت پرداخت را از دست نداده ایم. امروز درخواست پرداخت اقساطی داریم. شرکت ما آماده پرداخت بدهی در دو مرحله است:

• ما قبل از 1 مارس 2017 روبل را واریز خواهیم کرد.
• روبل قبل از 1 آوریل 2017 واریز می شود.

ما به شما قول می دهیم که پرداخت ها را به موقع انجام دهید. ممنون از اینکه میفهمی.

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

نامه درخواست پرداخت برای سازمان دیگر

بدهی شرکت ممکن است توسط سازمان دیگری پرداخت شود. بدیهی است که شخص حقوقی به این صورت سهام را پرداخت نخواهد کرد. به طور معمول نامه درخواست به بدهکار شرکت یا شخص دیگری که تعهداتی در قبال شرکت دارد ارسال می شود.

به رئیس شرکت "پول در شرف آمدن است"

مشاوره حقوقی رایگان:

از رئیس شرکت "پول کجاست"

ایوان ایوانوویچ عزیز، شما به شرکت ما به مبلغ روبل بدهی دارید. سازمان ما نیز به شرکت دیگری به مبلغ روبل بدهی داشت. ما از شما می خواهیم که بدهی ما را به مبلغ روبل به طلبکار بپردازید. در مقابل، ما یک طرح اقساطی برای مانده بدهی که قبلاً درخواست کرده بودید، در اختیار شما قرار می دهیم. ممنون از اینکه میفهمی.

با احترام، پتر پتروویچ.

نامه درخواست کمک برای حل مشکل

همه شرکت ها ممکن است با مشکلات پیچیده ای روبرو شوند که بدون کمک خارجی قابل حل نیست. نامه درخواست کمک می تواند در صورت لزوم برای مثال برای برگزاری رویدادها ارسال شود. دادخواست به سازمان های تجاری و سازمان های دولتی ارسال می شود.

مدیر شرکت "AAA"

مشاوره حقوقی رایگان:

از یک سازمان عمومی

بوریس بوریسوویچ عزیز، من نماینده سازمان عمومی "Giving Good" هستم. ما برای بچه های یتیم خانه مهمانی ترتیب می دهیم و برگزار می کنیم.

برای سازماندهی مواد غذایی برای تعطیلات از شما کمک می خواهیم. البته در این مراسم به شما و شرکتتان اشاره خواهیم کرد. در این جشن نمایندگان مجلس و مردم حضور خواهند داشت.

می توانید از طریق تلفن XXX با ما تماس بگیرید

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

مشاوره حقوقی رایگان:

بیایید همه قوانین برای نوشتن نامه درخواست را ترکیب کنیم. ابتدا باید خودتان را معرفی کنید و در مورد فعالیت های خود صحبت کنید. اما قسمت مقدماتی نباید کشیده شود. هدف ما تشویق گیرنده به خواندن نامه است. اگر متن خیلی طولانی باشد، بعید است که گیرنده آن را تا آخر بخواند. سپس باید شروع به ارائه درخواست خود کنید. دقت مورد نیاز است: نشان مهلت، مقدار وجوه. درک این نکته مهم است که گیرنده باید سود را احساس کند. بنابراین، نامه باید نشان دهد که چرا انجام این درخواست برای سازمان مفید است. در پایان باید مؤدبانه و بدون تعارف خداحافظی کنید.

لطفاً به من کمک کنید تا نامه ای به یک مقام رسمی درباره بازگرداندن به طور صحیح بنویسم.

از شما می خواهیم در برگزاری این رویداد کمک کنید

خیابان یاروسلاول B. Oktyabrskaya، 67

املاک و مستغلات - اطلاعات قیمت

مشاوره حقوقی رایگان:

VKontakte با املاک و مستغلات:

85 عبارت مفید برای نامه های تجاری

هنگام نوشتن نامه به همکاران، مشتریان و شرکا، اغلب این سوال مطرح می شود که چگونه می توان این یا آن ایده را در سبک تجاری تدوین کرد. چگونه می توانیم بگوییم که چیزی را دوست نداریم - یا برعکس، آن را دوست داریم؟ چگونه یک مشکل یا فرصت را گزارش کنم؟ چگونه گیرنده را برای ملاقات یا تماس دعوت کنیم؟ چگونه به تحریم های احتمالی اشاره کنیم؟

عبارت مفید برای مکاتبات

مشاوره حقوقی رایگان:

بیایید با هدفمان شروع کنیم

ما با علاقه گیرنده شروع می کنیم

من با یک درخواست به شما مراجعه می کنم ...

می خواهم به اطلاع شما برسانم که ...

من از (شما) می خواهم که بودجه اختصاص دهید ...

مشاوره حقوقی رایگان:

از (شما) خواهشمندم امکان تخصیص وجوه را در نظر بگیرید (مجوز تخصیص وجوه، (دستورالعمل در مورد تخصیص اعتبار بدهید)…

با توجه به بروز شرایط جدید موثر بر اجرای پروژه، مایلم با شما در مورد تغییرات برنامه زمانبندی (بودجه) هم نظر باشم.

لطفا کمک کنید...

من از شما کمک می خواهم در ...

من به شما یادآوری می کنم (به شما یادآوری می کنیم) در مورد ...

مشاوره حقوقی رایگان:

لطفا عقب ماندگی (بدهی) را حذف کنید

لازم می دانم که با شما صحبت کنم ...

من می خواهم (می خواهم) با شما موافق باشم….

از شما دعوت می کنیم تا در مورد برنامه های آتی بحث و توافق کنید...

از (شما) تقاضا دارم امکان کمک در اجرای پروژه را در نظر بگیرید...

من به شما اطلاعات (اطلاعات) در مورد ...

اجازه دهید شما را در مورد ...

من با شما در ارتباط با ...

مایلم توجه شما را به شرایط سخت جلب کنم...

ما به شما اطلاع می دهیم که ...

بدین وسیله (شما) را از ...

لازم می دانم توجه شما را به (توجه به...)...

به دلیل مشکلات در حال تماس با شما هستیم...

ما برای حل مشکل کمک می کنیم ...

با آگاهی از نگرانی شما در مورد مشکل ... آماده ارائه راه حل هستیم ... همانطور که می دانید (در ادامه به توضیح مشکل می پردازیم) ...

با هدایت منافع شرکت، توجه شما را به ...

من با یک پیشنهاد به شما مراجعه می کنم ...

از شما می خواهم پیشنهادی را در نظر بگیرید که اجازه می دهد ...

ما به شما فرصتی بی نظیر برای افزایش فروش ارائه می دهیم...

ما خوشحالیم (ما این افتخار را داریم) به (شما) پیشنهاد دهیم…

ما خوشحالیم که فرصت را اعلام می کنیم ...

توجه شما را جلب می کنیم...

ما شما را از وضعیت فوق العاده مساعد با ... مطلع می کنیم و از شما دعوت می کنیم از این موقعیت استفاده کنید تا ...

پیشنهاد می کنم 1392/10/12 به عنوان تاریخ برنامه ریزی شده برای اتمام ساخت و ساز تصویب شود و تنظیمات لازم در لیست فعالیت ها انجام شود...

خواهشمند است به واحد دارایی شرکت دستور دهید تخصیص ... و پرداخت کلیه فاکتورهای دریافتی قبلی برای ...

من پیشنهاد می کنم که به بخش ABC واگذار شود تا پیشنهادات را برای سازماندهی ...

من از شما رضایت می‌خواهم برای …. (کمک شما در…، دستورالعمل شما….)

من صمیمانه (فوراً به عنوان یک استثنا) درخواست می کنم ...

ما از شما می خواهیم که اقداماتی (پر انرژی، قاطع، موثر) برای …

ما خواهان آن هستیم که اقدامات فوری انجام شود ...

لطفا عقب ماندگی (بدهی) را پاک کنید…

لطفا نماینده خود را بفرستید...

من به شما از اثربخشی این پیشنهاد اطمینان می دهم (ما اطمینان می دهیم) و حساب می کنم (ما حساب می کنیم ...)

منتظر تصمیم شما…

منتظر تصمیم شما هستیم تا سریعا مدارک را آماده کنیم...

امیدواریم درخواست (ادعای) ما رسیدگی سریع (رضایت کامل) شود…

امیدواریم موضوع حل شود و نیازی به اعمال تحریم نداشته باشیم...

امیدواریم استدلال های بالا شما را متقاعد کند... و منتظریم (روی آن حساب می کنیم)...

ما روی علاقه شما (بی تفاوتی، موضع فعال در مورد موضوع، تمایل به رفع کاستی ها...) حساب می کنیم و منتظر پیشنهادات شما هستیم...

ما اطمینان داریم که مشارکت شما به طور قابل توجهی وضعیت را بهبود می بخشد و به ...

ما از کمک شما سپاسگزاریم و مشتاقانه منتظر همکاری های مثمر ثمر هستیم...

خوشحال می شویم شما را در جمع مشتریان خود ببینیم...

خداحافظ فرمول نهایی ادب

ایوان پتروویچ عزیز!

جناب وزیر محترم!

دوستان عزیز! همکاران (همکاران) گرامی!

با احترام (عمیق، پاینده، شدید)…

با سپاس (قدردانی) و احترام...

با آرزوی موفقیت (بهترین ها)….

به امید همکاری های مفید...

عبارت آغازین - برای پاسخ به درخواست ها

با تشکر از علاقه شما به (نشان دادید در ....)

در پاسخ به درخواستی که دریافت کردیم در مورد ... به اطلاع می رسانیم ...

ما دریافت سفارش شما را از ... (در ...) تایید می کنیم و اطلاع می دهیم ....

با توجه به درخواست (دستورالعمل) شما به اطلاع می رسانیم (ارائه نظر)…

در ادامه مکاتبات خود در مورد ... پیشنهادی برای شما ارسال می کنیم ...

ارادتمند (از طرف...، از طرف...) سپاسگزارم...

قدردانی (قدردانی) خود را اعلام می کنیم…

با تشکر صمیمانه به اطلاع می رسانیم...

"فرهنگ لغت" ما را بارگیری کنید و از جمله بندی آماده استفاده کنید!

ذکر تحریم ها

ما مجبور خواهیم بود:

درخواست به مراجع قضایی (دادگاه)

 اقدامات قانونی را آغاز کند

 از همکاری بیشتر خودداری کنید

 بررسی طرح ها (شرایط) همکاری

 طرح موضوع جریمه ها (خاتمه همکاری و جستجوی تامین کننده جدید)

 امکان سنجی همکاری بیشتر را مطرح می کند

 توسل به تحریم های پیش بینی شده در معاهده

 قصد خود را برای جستجوی (تقاضا) اعلام کنیم ...

 اعلام مخالفت با حقایق ...

امیدواریم اقدام کنید... و ما مجبور نیستیم به دادگاه مراجعه کنیم ...

ما دوست نداریم همکاری (توسل به تحریم...) را رد کنیم و امیدواریم...

ما خوشحالیم (متاسفانه) اعلام می کنیم ...

به نارضایتی (بسیار، شدید، عمیق) ما (ناراحتی، پشیمانی، ناامیدی، سرگردانی)…

املاک و مستغلات و مسائل حقوقی در شهر یاروسلاول

(خرید آپارتمان، خانه، کلبه؛ اجاره/اجاره مسکن؛ خرید و فروش کامل/معاملات اهدایی/مبادله)

می توانید از طریق تلفن با متخصصین ما تماس بگیرید (4،

Viber، WhatsApp:32 یا به ایمیل بنویسید (AN INFO)،

و همچنین یک پیام سریع به آژانس املاک INFO ارسال کنید

اگر در یاروسلاول هستید،

سپس می توانید به سادگی تماس تلفنی را سفارش دهید" و به دفتر ما بیایید

نمونه نامه درخواست کمک

مکاتبات تجاری بخشی جدایی ناپذیر از زندگی تقریباً هر فرد است. در این شکل است که راحت ترین راه برای تماس با مافوق، همکاران و سازمان های مختلف است. درخواست نامه یکی از متداول ترین انواع این نوع ارتباطات است، زیرا هر شرکتی ممکن است نیاز به نظر یک متخصص در هر زمینه و یا کمک از ساختارهای مالی یا اداری مختلف داشته باشد. در این مقاله دقیقاً نحوه نوشتن نامه درخواست و همچنین نمونه ای از این نوع درخواست تجدید نظر بحث خواهد شد.

ساختار حروف

البته محتوا و ساختار یک نامه تجاری بستگی به این دارد که چه کسی آن را می نویسد و به چه کسی خطاب می شود. بنابراین، به عنوان مثال، رئیس یک سازمان، با خطاب به زیردستان یا شرکای قدیمی خود، می تواند نامه کوتاه تری بنویسد، اما برای جلب حمایت سازمان های بالاتر یا درخواست کمک از متخصصان مختلف، اغلب لازم است که نامه بنویسد. یک درخواست طولانی تر شما باید به گیرنده علاقه مند شوید و او را متقاعد کنید که از شما حمایت کند. بیایید ابتدا به نسخه طولانی تر نگاه کنیم.

بخش مقدماتی

اول از همه، شما باید "سرصفحه" نامه را بنویسید که در آن نام سازمان خود و جزئیات آن و همچنین اطلاعاتی در مورد اینکه نامه را برای چه کسی ارسال می کنید را مشخص می کنید. این می تواند یک شخص خاص (به عنوان مثال، رئیس یک شرکت) یا یک گروه (کارمندان بخش شرکت شما یا شرکای شما) باشد. بعد سلام می آید: اگر شخص خاصی را مخاطب قرار می دهید، باید آنها را با نام خطاب کنید: "ایوان پتروویچ عزیز!" اگر به یک تیم نامه می نویسید، می توانید به "همکاران عزیز!"، "کارمندان محترم بخش!"

دلیل و هدف تجدیدنظرخواهی

ابتدا باید دلیل تماس با این شخص خاص را توجیه کنید. بر این اساس، می توانید نامه خود را با عبارات زیر شروع کنید:

• شما یک متخصص برجسته در این زمینه هستید ...
• شما همیشه در امور سازمان ما سهیم بوده اید...
• بخش شما رهبری می کند ...
• شما می توانید پیچیده ترین مسائل را در زمینه ...
• در طول سال ها، تجربه مثبت از تعامل بین ...

• با توجه به این واقعیت است که…
• برای حل این وضعیت ...
• برای توسعه کسب و کار ...
• برای دستیابی به نتایج بهتر در ...
• برای حل شرایط درگیری ...

بیانیه درخواست

در نهایت، شما باید در واقع درخواست خود را بیان کنید. خود متن باید مختصر باشد، اما حاوی توضیحات کاملی از آنچه دقیقاً نیاز دارید باشد تا گیرنده سؤالی نداشته باشد. همچنین درخواست باید مشخص باشد، یعنی در صورت درخواست خدمات، باید هزینه یا مقدار دقیق، تاریخ های مورد نظر و ... را ذکر کنید.

بهتر است درخواست خود را با کلمات زیر شروع کنید:

• ما از شما برای حل این مشکل حمایت می کنیم...
• من با یک درخواست برای شما می نویسم ...
• لطفا به من اطلاع دهید/بفرستید/گزارش دهید...
• من از شما رضایت می خواهم تا ...

سپس می توانید بنویسید که مخاطب در صورت پاسخ مثبت به درخواست شما چه سودی خواهد داشت یا اهمیت و ضرورت حل سوال خود را توضیح دهید.

LLC "دری دوبرو" مرکز برای کمک به خانواده های بزرگ و کم درآمد

OJSC "Chitaina" ایوانف A.G.

الکساندر گنادیویچ عزیز،

شرکت شما همیشه در امور سازمان ما مشارکت دارد و چندین سال است که در رویدادهای مختلف کمک می کند. از آنجایی که ما میزبان رویدادی در 20 آگوست 2016 هستیم تا به خانواده ها کمک کنیم فرزندان خود را برای مدرسه آماده کنند، امیدواریم به کمک شما کمک کنید. همه کودکان حق داشتن یک کودکی شاد را دارند و خانواده های کم درآمد، مانند هیچ کس دیگری، نیاز به مشارکت و حمایت دارند.

ما از شما می خواهیم در کمپین "فرزندتان را برای مدرسه آماده کنید" شرکت کنید و در نظر بگیرید که برای آن وسایل مدرسه اهدا کنید. به لوازم التحریر برای 50 کودک خانواده های کم بضاعت نیازمندیم.

البته، اگر موافقت کنید که به ما کمک کنید، ما نیز به نوبه خود به شما قول تبلیغات محصولات شرکت خود را در رویداد خود می دهیم. بیایید با هم به کودکان شادی بدهیم!

مدیر سازمان Vasilyeva N.I.

نسخه کوتاه نامه

بسیاری از مردم سعی می کنند از نسخه کوتاه نامه استفاده کنند، زیرا معتقدند این به آنها امکان می دهد روی خود درخواست تمرکز کنند و آن را واضح تر برای مخاطب توضیح دهند. این نوع نامه درخواست فقط باید هدف شما و خدمات یا اقدامات مورد نیاز را بیان کند. نامه نمونه:

روسیه، نیژنی نووگورود

به مدیر کل شرکت ECMZ

میخائیل ولادیمیرویچ عزیز!

با توجه به اینکه مدرسه ما دو نوبته است لطفا برنامه غذایی جداگانه شامل صبحانه برای دانش آموزان پایه اول تا ششم در نوبت اول و ناهار برای دانش آموزان پایه های 7 تا 11 نوبت دوم برای ما تهیه کنید.

مدیر مدرسه متوسطه MAOU شماره 69 Plotnikova M. S.

همچنین با این مقاله بخوانید:

1 نظر

این یک چیز بسیار ضروری است و حتی اگر کار کند، هیچ قیمتی برای این پروژه وجود ندارد، سه سال است که به دادستانی، اداره شهر اومسک می رویم و هیچکس نمی خواهد چیزهای بدیهی را بفهمد. بعد از یک ماه همدیگر را فوروارد می کنند و همه چیز به همین جا ختم می شود، همه جا در دادگاه ها، دادستانی، کمیته تحقیق، اداره با همه بخش هایش مسئولیت متقابل وجود دارد. تا یک ماه دیگر قطعا از روزنامه استفاده خواهم کرد، زیرا در شکایاتم قبلاً به همه از قصد خود برای تماس با رسانه ها اطلاع داده ام.

سازمان (نام) از شما می خواهد که در برگزاری یک کنفرانس مطبوعاتی در مورد موضوع کمک کنید

تاریخ و زمان رویداد:

^ پروژکتور، صفحه نمایش، لپ تاپ،

عکس هایی از نشست خبری

^ پخش آنلاین نشست خبری

^ رایت عکس ها یا فیلم ها روی دیسک

استراحت قهوه بعد از کنفرانس مطبوعاتی

مسئول تماس و مختصات:

مشابه:

وزارت آموزش و پرورش منطقه اومسک از کارمندان بنیاد خیریه می خواهد که "اگر نه من چه کسی دیگری" تمام کمک های ممکن را ارائه دهند.

از دانشجویان، دانشجویان، دانشجویان کارشناسی ارشد و دانشمندان جوان برای شرکت در این کنفرانس دعوت به عمل می آید. مدت زمان کنفرانس 2 روز می باشد. که در.

موسسه دولت و قانون از شما دعوت می کند در کنفرانس علمی و عملی بین المللی با موضوع «مدرن.

از شما دعوت می کنیم در کنفرانس علمی و عملی بین المللی "مسائل موضوعی در توسعه قانون در کشورهای CIS" شرکت کنید.

ما از شما می خواهیم در نصب و راه اندازی ماشین های مرکز کامپیوتر شرکت StroyDom کمک کنید

از شما دعوت می کنیم در هشتمین کنفرانس بین المللی علمی و عملی سالانه دانشجویان و دانشمندان جوان «روسی.

کمیته برگزاری کنفرانس بین المللی علمی و عملی «مشکلات و دستاوردهای علوم دانشگاهی» از شما دعوت به همکاری می کند.

تهیه نامه پوششی از یک نمونه خاص هنگام ارسال اسناد به شرکت ها یا ادارات دولتی یک مرحله اختیاری، اما مطلوب است. در مورد چگونگی ایجاد صحیح شکل صحیح چنین سندی و برخی از تفاوت های ظریف کار با آن - در حال حاضر.

سند به هر شکلی تهیه می شود، زیرا هیچ الگوی یکپارچه وجود ندارد. هدف اصلی این است که به گیرنده ایده درستی از اسناد ارسال شده و مهمتر از همه هدف فرستنده داده شود.

اگرچه شرکت به طور رسمی ملزم به نوشتن نامه های پوششی نیست، در جریان اسناد تجاری این یک هنجار کاملاً ثابت است که باید رعایت شود. این به شما امکان می دهد چندین مشکل را همزمان حل کنید:

1. اول از همه، حاوی توضیحات اولیه فرستنده است که می خواهد به مخاطب برساند. در این مورد، این موضوع مهم است، زیرا مکاتبات تجاری یک ارتباط غیر مستقیم است که باید برای هر دو طرف بسیار واضح باشد.
2. نامه پوششی همچنین حاوی لیستی از اسناد است - در واقع، خود فهرست نام کامل و تعداد اسناد ارسال شده را کپی می کند. این کار باعث از بین رفتن خطاهای احتمالی در هنگام ثبت نام می شود.
3. با تعیین فهرستی از اسناد، می توان از مشکلات خاصی در بازگرداندن آنها در صورت مفقود شدن جلوگیری کرد. علاوه بر این، شماره اسناد خروجی و ورودی را نشان می دهد که به لطف آن می توانید به راحتی آنها را پیدا کنید و جهت حرکت را کنترل کنید.
4. در نهایت، مخاطبی که نه تنها اسناد، بلکه نامه همراه را نیز پذیرفته است، می‌تواند به سرعت ماهیت خواسته‌های فرستنده را درک کرده و به سرعت به آنها مطابق با موقعیت پاسخ دهد.

بنابراین، می توان گفت که تهیه شایسته نامه پوشش برای اسناد، ایجاد نمونه های یکنواخت خود برای یکنواخت کردن فرآیند به نفع خود فرستنده است.

نمونه نامه جلد 2020

علیرغم اینکه هیچ فرم تایید شده ای برای چنین سندی وجود ندارد و هر سازمانی حق دارد نحوه تنظیم آن را برای خود تعیین کند، قوانین پذیرفته شده ای وجود دارد که باید رعایت شود.

1. در "هدر"، طبق معمول، نام رسمی کامل مخاطب ("به...") و فرستنده ("از ...") مشخص شده است.
2. سپس یادداشتی در مورد شماره ای که نامه با آن در شرکت فرستنده ثبت شده است آمده است.
3. سپس متن واقعی سند می آید. شروع صحیح یک عبارت بسیار مهم است. در این مورد 3 گزینه وجود دارد:

• "ما آن را برای شما ارسال می کنیم"- برای مواردی که اسناد به همان شرکت ها (به عنوان مثال، طرف مقابل) ارسال می شود.
• "به شما تقدیم می کنیم"- نامه به اداره مالیات، دادگاه ها، دفتر مرکزی ارسال می شود - یعنی. کلیه مؤسسات دارای موقعیت بالاتر؛
• "ما شما را می فرستیم"- اگر ما در مورد اسنادی صحبت می کنیم که برعکس، به بخش های تابعه (به عنوان مثال، بخش ها، شعبه های همان شرکت) ارسال می شوند.

1. پس از تشریح هدف از ارسال، باید فهرست کاملی از اسناد (موجودی) را ارائه دهید که به راحتی به صورت جدول قابل ارائه است. باید شامل ستون های زیر باشد:

• عنوان کامل سند؛
• تعداد رونوشتها؛
• در صورت لزوم، همچنین مشخص می شود که سند به چه شکلی ارسال شده است - اصلی یا کپی (گواهی شده یا تایید نشده).

1. در انتهای جدول تعداد کل مدارک ارسالی به همراه نامه ارائه شده درج شده است.
2. در نهایت، یک پیوست نشان داده شده است که اسناد اضافی را در صورت وجود برای مخاطب ارسال می کند. درک این نکته مهم است که کلمه "ضمیمه" فقط زمانی به صورت مفرد نوشته می شود که فقط یک سند وجود داشته باشد. اگر اسناد جمع باشد، "ضمائم" نوشته می شود. همراه با عنوان سند آورده شده است:

• تاریخ پذیرش سند؛
• تعداد کل نسخه های ارسال شده؛
• تعداد صفحات هر سند (تعداد کل برگه ها برای همه نسخه ها نوشته شده است)؛
• در صورت لزوم، نیاز به سیستم عامل را نشان دهید.

نه تنها مدیر کل، بلکه شخص مجاز مربوطه نیز نامه پوشش اسناد را بدون توجه به فرمت آن امضا می کند. امضا به طور سنتی توسط کارمندی که فعالیت هایش مستقیماً با اسناد ارسال شده مرتبط است قرار می گیرد:

1. مدیر کل یا رئیس یک شعبه یا بخش، اسناد کلی را امضا می کند که برای کل شرکت اعمال می شود و همچنین اسناد دارای اهمیت ویژه (مثلاً گزارش های سالانه ای که به دفتر مرکزی ارسال می شود).
2. حسابدار ارشد نامه هایی را امضا می کند که اسناد مالی را همراهی می کند - معمولاً آنها به اداره مالیات ارسال می شوند.
3. وکیل داخلی شرکت در مورد اسنادی که به عنوان مثال مربوط به مراحل قانونی، انعقاد قرارداد با طرف مقابل احتمالی و غیره است، نامه های پوششی ارسال می کند.

توجه داشته باشید. در مواردی که ما در مورد توزیع انبوه اسناد از یک نوع صحبت می کنیم (به عنوان مثال، چندین فاکتور یا قرارداد از یک نوع با پیمانکاران)، می توانید آنها را در یک گروه ترکیب کنید و تعداد کل برگه ها را در همه نسخه ها به طور همزمان بنویسید. .

نحوه ثبت نام Cover Letter

رعایت خصایص آداب کسب و کار از نظر طراحی جلد نامه مهم است - قبل از هر چیز بهتر است از همان نمونه، الگوی سند استفاده شود و باید توسط فرستنده توسط همان شخصی که امضای او است امضا شود. روی خود نامه

با استفاده از پست روسیه یا پست خصوصی ارسال می شود - به عنوان یک قاعده، بهتر است این کار را با پست ثبت شده انجام دهید. شماره مرسوله باید درج شود که در لاگ جریان اسناد شرکت ارسال کننده ثبت می شود. او در زیر این شماره آدرس شماره خود را قرار می دهد - و بنابراین خطر سردرگمی به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

به عنوان یک قاعده، یک نامه پوششی در حداقل 2 نسخه - 1 برای مخاطب، 1 برای فرستنده تهیه می شود. چنین سندی برای یک دوره زمانی ذخیره می شود که امکان سنجی و مدت آن توسط خود شرکت تعیین می شود. به طور معمول، در مدیریت اسناد مدرن شرکت‌ها، همه اسناد دارای نسخه‌های پشتیبان به شکل الکترونیکی هستند - این به شما امکان می‌دهد تا به سرعت آنها را پیدا کنید و تا زمانی که مورد نیاز است ذخیره کنید.

زمان پاسخ

در مورد زمان پاسخگویی، این یک سوال روشن تر است. از یک طرف، یک قاعده کلی وجود دارد که بر اساس آن زمان رسیدگی به هرگونه درخواست تجدیدنظر به ارگان های دولتی، و همچنین شرکت ها، شرکت ها، انجمن های عمومی نباید بیشتر شود. 1 ماه یعنی 30 روز تقویمی. شمارش معکوس مهلت از روز کاری پس از روزی که مکاتبات به مخاطب می رسد شروع می شود.

از سوی دیگر، اغلب در عمل مواردی پیش می‌آید که فرستنده انتظار دارد که مخاطب در سریع‌ترین زمان ممکن به درخواست او پاسخ دهد. سپس باید درخواست زیر را به طور جداگانه یادداشت کنید، به عنوان مثال: "ما با مهربانی از شما می خواهیم اسناد لازم را امضا کنید و ظرف 7 روز کاری پاسخ اساسی بدهید." اگر ما در مورد یک شعبه، یک واحد ساختاری که مستقیماً تابع فرستنده است صحبت می کنیم، این عبارت قاطعانه تر است: "مهلت پاسخ 3 روز کاری از تاریخ اعلام رسمی دریافت این نامه حمایتی است."

توجه داشته باشید. اگر توافق نامه بین شرکت ها در ابتدا رویه خاصی را برای رسیدگی به دعاوی و حل و فصل پیش از محاکمه اختلافات احتمالی تجویز کند، این متن چنین توافقاتی است که باید دنبال شود. نمونه ای از متن در زیر آورده شده است.

روش ذخیره سازی

پوشش نامه ها به اسناد خصوصی یک سازمان اطلاق می شود که محتویات آنها می تواند به صلاحدید خود افشا یا طبقه بندی کند (این امر در مورد اسناد ورودی و خروجی صدق می کند). بنابراین، انتخاب یک روش ذخیره سازی خاص به تصمیم مدیریت بستگی دارد.

به طور کلی قوانین زیر رعایت می شود:

1. از آنجایی که اهمیت حقوقی اصلی خود نامه و نمونه آن نیست، بلکه اسنادی است که مقدم بر آن است، توجه اصلی به ایمنی آنها می شود.
2. پس از توقیف همه پیوست ها (یعنی خود اسناد)، مدت نگهداری به صورت جداگانه تعیین می شود.
3. در برخی موارد، شرکت‌ها یک پوشه خاص «Covering Letters» ایجاد می‌کنند که اسناد مربوطه را در آن قرار می‌دهند. این گزینه برای شرکت های کوچک با جریان اسناد کوچک مناسب است.
4. اگر جریان اسناد بیش از حد زیاد باشد و شرکت دارای چندین شعبه باشد، نامگذاری ویژه پرونده ها تهیه می شود - یعنی. فهرستی از اسناد گروه بندی شده با هدف کلی، به عنوان مثال، "قراردادهای تامین"، "قراردادهای اجاره"، "قضایی"، و غیره.

بنابراین، بهترین گزینه این است که نمونه واحدی از نامه های پوششی خود را برای اسناد ایجاد کنید و سیستمی برای ذخیره آنها سازماندهی کنید که متناسب با حجم جریان اسناد شرکت باشد.