विवरण सामान्य रूप में शामिल हैं। सामान्य रूप डिजाइन के उदाहरण

हम कागजी कार्रवाई पर नए GOST R 7.0.97-2016 पर टिप्पणी करना जारी रखते हैं। खंड 6 "दस्तावेजों के रूपों" पर विचार करें।

हमारा शब्दकोश

दस्तावेज़ का रूप - कागज की एक शीट या विवरण के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट जो आधिकारिक दस्तावेज के लेखक की पहचान करता है;

इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म टेम्पलेट इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत किए गए दस्तावेज़ का एक रूप है। आमतौर पर, इलेक्ट्रॉनिक लेटरहेड टेम्प्लेट का उपयोग संगठनों द्वारा हार्ड कॉपी लेटरहेड के बजाय किया जाता है।

नई GOST R 7.0.97-2016 “सूचना, लाइब्रेरियन और प्रकाशन के लिए मानकों की प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं "(इसके बाद - GOST R 7.0.97-2016) GOST R 6.30-2003 के उत्तराधिकारी हैं" एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ "(बाद में - GOST R 6.30-2003), और पूरी तरह से नया मानक नहीं। इसलिए, इसे विकसित करते समय, प्रावधानों की स्थिरता को संरक्षित करना महत्वपूर्ण था ताकि मानक के उपयोगकर्ता इसके नए संस्करण के साथ काम करने में सहज हों।

"दस्तावेजों के रूप" अनुभाग में, सामग्री की प्रस्तुति का क्रम भी वही रहा। हालांकि, अनुभाग के कुछ प्रावधानों को पूरक या स्पष्ट किया गया था, जो प्रसंस्करण दस्तावेजों के नियमों के बारे में अधिक विस्तार से बताते हैं। हम "दस्तावेजों के प्रारूप" अनुभाग के सभी प्रावधानों पर विचार करेंगे और टिप्पणी करेंगे (GOST R 7.09-2016 के अर्क ढांचे में दिए गए हैं)।

FORMAT फॉर्माटस और MARIZINS के आकार

6.1 दस्तावेज़ के उत्पादन के लिए रिक्त स्थान, A4 (210 x 297 मिमी), A5 (148 x 210 मिमी) कागज का उपयोग किया जाता है; दस्तावेजों (प्रस्तावों) के निष्पादन के लिए निर्देशों के रूपों के उत्पादन के लिए, कागज का उपयोग ए 5 (148 x 210 मिमी), ए 6 (105 x 148 मिमी) प्रारूपों में किया जाता है।

डॉक्यूमेंट की प्रत्येक शीट, एक लेटरहेड पर और इसके बिना, दोनों को कम से कम के फ़ील्ड में होना चाहिए:

20 मिमी - बाएं;

10 मिमी - सही;

20 मिमी - शीर्ष;

20 मिमी - नीचे।

लंबे (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों में कम से कम 30 मिमी का बायाँ मार्जिन होना चाहिए।

A5 प्रारूप के रूपों का उपयोग बहुत सीमित रूप से किया जाता है, मुख्य रूप से प्रमाण पत्र जारी करने, अटॉर्नी की शक्तियों और सेवा नोटों के लिए। अधिकांश संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन (आदेश, आदेश, विनियम, निर्देश, प्रोटोकॉल, व्यावसायिक पत्र, आदि) के लिए, ए 4 पेपर का उपयोग किया जाता है।

प्रस्तावों के रिक्त स्थान के लिए, ए 5 और ए 6 प्रारूप (उदाहरण 1) के मानक स्थापित रूप।

दस्तावेज़ के सेवा क्षेत्रों के आकार पर नियमन को इस आवश्यकता के द्वारा पूरक किया गया था कि 10 वर्ष से अधिक की भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों में (प्रशासनिक दस्तावेज, स्थानीय नियम, कार्मिक, आदि) बाएं मार्जिन कम से कम 30 मिमी होना चाहिए । यह आपको पाठ के भाग को कैप्चर किए बिना दस्तावेजों को बड़े करीने से सिलाई करने की अनुमति देगा।

इलेक्ट्रॉनिक फार्म और कागज पर फार्म

6.2 संगठन दस्तावेजों के कागज-आधारित रूपों का उपयोग करते हैं (रूसी संघ के राज्य प्रतीक के प्रजनन के साथ संघीय सरकारी निकायों के दस्तावेजों के प्रकार, मुद्रण उद्यमों द्वारा बनाए जाते हैं जिनके पास उच्च गुणवत्ता वाले विनिर्माण के लिए तकनीकी और तकनीकी क्षमताओं की उपलब्धता के प्रमाण पत्र हैं। उत्पाद का निर्दिष्ट प्रकार) और / या इलेक्ट्रॉनिक रूप टेम्पलेट। प्रपत्रों के पेपर फॉर्म और इलेक्ट्रॉनिक टेम्प्लेट विवरणों की संरचना, उनकी व्यवस्था के क्रम और टाइपफेस में समान होने चाहिए।

संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित रूपों के लेआउट के आधार पर प्रपत्रों के पेपर फॉर्म और इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट बनाए जाते हैं।

श्वेत पत्र या हल्के रंग के कागज पर खाली दस्तावेजों को मुद्रित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के रूपों के इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट्स को अनधिकृत परिवर्तनों से संरक्षित किया जाना चाहिए।

मानक के संदर्भ में, पेपर फॉर्म और इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म टेम्पलेट समान हैं।

संगठन आम तौर पर पेपर फॉर्म और इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म टेम्पलेट (उदाहरण के लिए, आंतरिक दस्तावेजों के लिए) दोनों का उपयोग करता है।

महत्वपूर्ण!

कागज और इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक प्रकार के दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, पत्र) के प्रपत्र विवरण और डिज़ाइन की संरचना के संदर्भ में समान होने चाहिए। दूसरे शब्दों में, कागज पर एक ही प्रकार के दस्तावेज का रूप और उसका इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट अलग नहीं होना चाहिए।

एक और महत्वपूर्ण आवश्यकता यह है कि रूपों के इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट्स को अपरिवर्तनीय होना चाहिए, अर्थात, अनधिकृत परिवर्तनों से सुरक्षित।

मानक जोर देता है कि रूसी संघ के राज्य प्रतीक की छवि केवल कागज पर ही पुन: प्रस्तुत की जा सकती है। ऐसे रूपों के उत्पादन के लिए आवश्यकताएं रूसी संघ की सरकार की डिक्री द्वारा 27 दिसंबर, 1995 नंबर 1268 में स्थापित की गई हैं, "राज्य के प्रतीक के प्रजनन के साथ जवानों और रूपों के उत्पादन, उपयोग, भंडारण और विनाश को व्यवस्थित बनाने पर। रूसी संघ "(इसके बाद - संकल्प संख्या 1268)।

फार्म ANGULAR और स्थानीय

6.3 दस्तावेजों के प्रपत्र परिशिष्ट बी के अनुसार तैयार किए गए हैं। अपेक्षित स्थान के लिए ज़ोन की अनुमानित सीमाएं एक बिंदीदार रेखा द्वारा इंगित की गई हैं। प्रत्येक क्षेत्र को इसमें शामिल विवरणों के एक समूह द्वारा परिभाषित किया गया है।

6.4 अपेक्षित के स्थान के आधार पर, रूपों के दो प्रकार स्थापित किए जाते हैं - कोणीय (चित्रा B.1) और अनुदैर्ध्य (चित्रा B.2)।

मानक का परिशिष्ट बी, विवरणों की कोणीय व्यवस्था (स्कीम बी 1) (उदाहरण 2) और विवरणों के अनुदैर्ध्य व्यवस्था (योजना बी 2) (उदाहरण 3) के साथ रूपों पर दस्तावेज़ विवरण का लेआउट है। इस स्थिति में, अपेक्षित रेखा के स्थान के क्षेत्र, बिंदीदार रेखा से संकेतित होते हैं।

विस्तृत और फ्लैग विवरण

६.५ आवश्यक ०१, ०२, ०३ दस्तावेज़ के ऊपरी क्षेत्र में विशेषता ०५ से ऊपर के क्षेत्र में स्थित हैं जो इस विशेषता के कब्जे में हैं।

एट्रिब्यूट 03 को लेवल 05 के लेवल पर बाईं ओर स्थित किया जा सकता है।

विवरण 05, 06, 07, 08, 09, 13, विवरणों के लिए प्रतिबंधात्मक अंक 10, 11, 12 क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर जहां विवरण स्थित हैं, उन्हें निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:

केंद्रित (विशेषताओं की प्रत्येक पंक्ति का आरंभ और अंत समान रूप से उस क्षेत्र की सीमाओं से दूर है जहां विशेषताएँ स्थित हैं);

ध्वज (विवरण की प्रत्येक पंक्ति उस क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है जहां विवरण स्थित हैं)।

मानक के ये प्रावधान पुराने GOST R 6.30-2003 को दोहराते हैं और उनके स्थान के क्षेत्रों के भीतर विवरण डिजाइन करने के दो तरीके प्रदान करते हैं:

केंद्रित (उस क्षेत्र के केंद्र में जहां अपेक्षित स्थित हैं);

झंडा (ज़ोन की बाईं सीमा पर)।

मानक यह भी इंगित करता है कि विवरण "रूसी संघ का राज्य प्रतीक (रूसी संघ के एक घटक इकाई का एक कोट, एक नगर निगम के गठन का हथियार (हेराल्डिक चिन्ह) का कोट)", 02 "प्रतीक" और 03 "ट्रेडमार्क" सेवा चिह्न) "दस्तावेज़ के ऊपरी क्षेत्र में स्थित हैं। चर 05 के कब्जे वाले क्षेत्र के बीच में" संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक "(उदाहरण 4)। हालांकि, चर 03 को "संगठन के नाम - दस्तावेज़ के लेखक" (उदाहरण 5) के चर के साथ समान स्तर पर रखा जा सकता है।

फार्म के प्रकार

6.6 संगठन के लिए निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रपत्र स्थापित हैं:

सामान्य फ़ॉर्म;

लेटरहेड;

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।

संगठन के विनियामक कानूनी कार्य उपयोग किए जाने वाले प्रकारों और उनकी किस्मों (संरचनात्मक विभाजनों के लिए पत्र रूप, एक आधिकारिक के लिए पत्र प्रपत्र, आदेश प्रपत्र, आदेश प्रपत्र, प्रोटोकॉल फ़ॉर्म, आदि) को स्थापित करते हैं।

रिक्त दस्तावेजों के नमूने परिशिष्ट B में दिए गए हैं।

रूपों के प्रकारों की रचना नहीं बदली है। हालाँकि, यह कहते हुए एक प्रावधान था कि संगठन में उपयोग किए जाने वाले प्रकारों की सूची संगठन के स्थानीय नियामक अधिनियम (LNA) में तय की जानी चाहिए। यह संगठन के कार्यालय के काम या सिर के एक आदेश के लिए एक निर्देश हो सकता है, जो एक साथ उपयोग किए जाने वाले प्रकारों और उनके नमूनों (लेआउट) को मंजूरी देता है।

फार्म का विवरण और विवरण

6.7 किसी व्यवसाय (आधिकारिक) पत्र को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के उत्पादन के लिए सामान्य रूप का उपयोग किया जाता है।

संगठन और स्थानीय नियमों के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य रूप में विवरण 10, 11, 16, 17 के विवरण 01 (02 या 03), 05, 06, 07, 13 और प्रतिबंधात्मक निशान शामिल हैं।

लेटरफॉर्म, संगठन और स्थानीय नियमों के घटक दस्तावेजों पर निर्भर करता है, जिसमें विवरण 01 (02 या 03), 05, 08, विवरण 10, 11, 12, 15, 17 के लिए प्रतिबंधात्मक निशान शामिल हैं। संरचनात्मक इकाई के लेटरहेड में अतिरिक्त रूप से शामिल हैं विवरण 06, आधिकारिक पत्र - अपेक्षित 07।

संगठन के घटक दस्तावेजों और स्थानीय नियामक कानूनी कृत्यों के आधार पर, एक पत्र के अलावा, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का विवरण, विवरण 01 (02 या 03), 05, 09, 13 और यदि आवश्यक हो, तो प्रतिबंधात्मक निशान शामिल हैं। ज़ोन की सीमाओं के लिए जहां विवरण 10, 11, 16 स्थित हैं, 17। संरचनात्मक इकाई के एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज के रूप में अतिरिक्त रूप से 06, आधिकारिक रूप - अपेक्षित 07 शामिल हैं।

सामान्य फ़ॉर्म हो सकता है (उदाहरण 6):

आवश्यक वस्तुएँ:

02 - "प्रतीक";

10 - "दस्तावेज़ की तिथि";

17 - "पाठ का शीर्षक"।

लेटरहेड में शामिल हो सकता है (उदाहरण 7):

आवश्यक वस्तुएँ:

01 - "हथियारों का कोट (रूसी संघ के हथियारों का राज्य कोट, रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट, एक नगरपालिका गठन का हथियार का कोट (हेराल्डिक चिन्ह)";

02 - "प्रतीक";

03 - "ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)";

06 - "संरचनात्मक इकाई का नाम - दस्तावेज़ के लेखक";

08 - "संगठन पर संदर्भ डेटा";

जोन की सीमाओं के लिए फॉर्म पर कौन से सीमा चिह्न लगाए गए हैं:

10 - "दस्तावेज़ की तिथि";

11 - "दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या";

15 - "पताका";

17 - "पाठ का शीर्षक"।

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप शामिल हैं (उदाहरण 8):

आवश्यक वस्तुएँ:

01 - "हथियारों का कोट (रूसी संघ के हथियारों का राज्य कोट, रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट, एक नगरपालिका गठन का हथियार का कोट (हेराल्डिक चिन्ह)";

02 - "प्रतीक";

03 - "ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)";

06 - "संरचनात्मक इकाई का नाम - दस्तावेज़ के लेखक";

09 - "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम";

13 - "दस्तावेज़ की तैयारी (प्रकाशन) का स्थान";

जोन की सीमाओं के लिए फॉर्म पर कौन से सीमा चिह्न लगाए गए हैं:

10 - "दस्तावेज़ की तिथि";

11 - "दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या";

16 - "दस्तावेज़ अनुमोदन का कॉलम";

17 - "पाठ का शीर्षक"।

आधिकारिक लेटरहेड चर 07 होना चाहिए "व्यक्ति की स्थिति का नाम - दस्तावेज़ का लेखक"। इस आवश्यकता का उपयोग रूसी संघ के घटक संस्थाओं और नगर पालिकाओं के प्रमुखों द्वारा जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेशों, आदेशों) के रूप में भी किया जाता है (उदाहरण के लिए, राज्यपालों के आदेश के रूप, शहरों के प्रमुखों के आदेश,) जिलों और अन्य नगर पालिकाओं)। इसका उपयोग संगठनों के स्वतंत्र संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों द्वारा जारी किए गए प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेशों) के रूप में भी किया जाता है, अगर संरचनात्मक विभाजन के प्रमुख को इस तरह के अधिकार (उदाहरण 9) के साथ संपन्न किया जाता है।

एक संरचनात्मक इकाई के एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में चर 06 होना चाहिए "संरचनात्मक इकाई का नाम - दस्तावेज़ के लेखक" (उदाहरण के लिए)।

महत्वपूर्ण!

मानक में प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए आवश्यक अधिकतम सूची रिक्त है। दस्तावेज़ के रूपों को विकसित करते समय विवरण की संरचना का निर्धारण करने के लिए, किसी को घटक दस्तावेजों और LNA द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

विभिन्न भाषाओं में फार्म

6.8 है। रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकारी और संगठन, जो रूसी संघ के राज्य भाषा के रूप में रूसी के साथ उपयोग करते हैं, रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (राज्य भाषा), रूसी और संगठन में दस्तावेजों के रूपों का उपयोग करते हैं। रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (भाषाएँ): (प्रपत्र के अपेक्षित एक ही स्तर पर स्थित हैं: रूसी में - बाईं ओर, रूसी संघ के भीतर गणराज्यों की राज्य भाषा (भाषाओं) में - पर दाएं) या अनुदैर्ध्य (रूसी में फॉर्म के सभी आवश्यक - ऊपर, नीचे - राज्य भाषा में सभी आवश्यक फॉर्म) (भाषाएं रूसी संघ के भीतर गणतंत्र)।

विदेशी संवाददाताओं के साथ पत्राचार के लिए, दो भाषाओं में रूपों का उपयोग करें - रूसी और अंग्रेजी (परिशिष्ट B.8) या एक अन्य विदेशी भाषा।

मानक संगठनों के लिए दो या अधिक भाषाओं में रूपों के डिजाइन के लिए नियम स्थापित करता है, जो कि 10/25/1991 नंबर 1807-1 के रूसी संघ के कानून के अनुसार "लोगों की भाषाओं पर" रूसी संघ "(03/12/2014 को संशोधित) को रूसी भाषा के साथ उपयोग करने का अधिकार है (रूसी संघ की राज्य भाषा के रूप में) राष्ट्रीय भाषा (भाषाओं) को गणराज्य के गणराज्यों में राज्य भाषा के रूप में मान्यता दी गई है उनके कानून के अनुसार रूसी संघ।

विदेशी संगठनों के साथ पत्राचार के लिए, मानक दो भाषाओं में एक फॉर्म तैयार करने की सिफारिश करता है: रूसी और विदेशी भाषाओं में से एक (ज्यादातर अंग्रेजी में) (उदाहरण 11)।

नए फार्म को विकसित करने के लिए या नहीं?

ध्यान दें!

नए GOST के बल में प्रवेश के संबंध में, संगठन दस्तावेजों के रूपों में संशोधन करने के लिए बाध्य नहीं हैं, यदि यह आवश्यक नहीं है।

यदि संगठन अभी भी नए रूपों को विकसित करने का निर्णय लेता है, तो क्रियाओं का एल्गोरिथ्म निम्नानुसार हो सकता है:

1. संगठन का प्रमुख कार्यालय प्रबंधन सेवा को रूपों के नए नमूने (लेआउट) विकसित करने का निर्देश देता है।

2. कार्यालय प्रबंधन सेवा दस्तावेजों के रूपों के लेआउट (नमूनों) के विकास का आयोजन करती है (स्वतंत्र रूप से विकसित होती है या किसी विशेष संगठन की सेवाओं का उपयोग करती है)।

3. संगठन का प्रमुख निम्नलिखित शब्दों के साथ प्रपत्रों के नए नमूनों को क्रम से अनुमोदित करता है:

यदि एक ही समय में कार्यालय के काम के लिए एक निर्देश विकसित किया जा रहा है, तो निर्देशों में रूपों के नए नमूने शामिल किए जा सकते हैं।

4. प्रशासनिक विभाग प्रिंटिंग हाउस से प्रपत्रों की छपाई का आदेश देता है, या संगठन के सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञ अनुमोदित लेआउट के आधार पर इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म टेम्पलेट तैयार करते हैं।

नई GOSTST के अनुसार दस्तावेजों को क्या बनाया जाना चाहिए?

याद रखें कि GOST R 6.30-2003 की आवश्यकताएं USORD से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण तक विस्तारित हैं, जो प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (OKUD) के अखिल रूसी वर्गीकरण में शामिल है। नए मानक के प्रावधान सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होते हैं, जिनमें USORD में शामिल लोग शामिल हैं, जो नए मानक की धारा 1 "स्कोप" में तय किया गया है:

GOST R 6.30-2003

GOST R 7.0.97-2016

1 उपयोग का क्षेत्र यह मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज (USORD) के यूनिफाइड सिस्टम से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है - आदेश, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, कार्य, पत्र, आदि (बाद में - दस्तावेज़) OK 011-93 में शामिल हैं। ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ़ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन "(OKUD) (कक्षा 0200000)।

1 उपयोग का क्षेत्र यह मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों (USORD) के लिए लागू होता है: चार्टर्स, विनियम, नियम, निर्देश, विनियम, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अनुबंध, कार्य, पत्र, प्रमाण पत्र आदि (इसके बाद के दस्तावेज़), जिनमें ओके 011-93 "ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ़ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन" (कक्षा 0200000) शामिल हैं। देखें: वी.एस. तुर्किना रूसी संघ की राज्य भाषाओं का उपयोग रूपों, मुहरों और संकेतों में // सचिव-सहायक। 2017. नंबर 5. पी 33 - 35। ठीक 011-93। 6-दिसंबर, 2016 को संशोधित किए गए प्रबंधन दस्तावेज के अखिल रूसी वर्गीकरणकर्ता (30 दिसंबर, 1993 की 299 की रूस की गोस्टगार्ट की डिक्री द्वारा अनुमोदित)।

सामान्य रूप विवरण:

• 11 - दस्तावेज़ की तारीख;
• 14 - संकलन या प्रकाशन का स्थान।

अक्षर, संगठन के घटक दस्तावेजों पर निर्भर करता है, जिसमें विवरण 01 (02 या 03), 04, 05, 06, 08, 09 और शामिल हैं, यदि आवश्यक हो, तो क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक निशान जहां विवरण 11, 12, 13, 15, 17 स्थित हैं, 18, 19, 20।

लेटरहेड का विवरण:

• 01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
• 02 - रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;
• 03 - संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक;
• 04 - संगठन कोड;
• 05 - कानूनी इकाई का मुख्य राज्य पंजीकरण नंबर (OGRN);
• 06 - पंजीकरण के लिए करदाता पहचान संख्या / कारण कोड (टिन / केपीपी);
• 08 - संगठन का नाम;
• 09 - संगठन के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी

विवरण के लिए लेटरहेड पर निशान:

• 11 - दस्तावेज़ की तारीख;
• 13 - पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संदर्भ;
• 15 - पताका;
• 17 - संकल्प;
• 18 - पाठ का शीर्षक;
• 19 - नियंत्रण चिह्न;
• 20 - पाठ;

संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर, एक पत्र के अलावा, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में विवरण 01 (02 या 03), 08, 10, 14 और, यदि आवश्यक हो, शामिल हैं। क्षेत्र जहां विवरण 11, 12, 18, 19 स्थित हैं।

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज के रूप का विवरण:

• 01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
• 02 - रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;
• 03 - संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक;
• 08 - संगठन का नाम;
• 10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
• 14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान।

विवरण के स्थान के लिए लेटरहेड पर निशान:

• 11 - दस्तावेज़ की तारीख;
• 12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
• 18 - पाठ का शीर्षक;
• 19 - नियंत्रण चिह्न।

GOST R 6.30-2003 के अनुसार, दस्तावेजों के रूपों के लिए कागज पर्याप्त रूप से अच्छी गुणवत्ता का होना चाहिए, पाठ अच्छी तरह से पठनीय है। प्रपत्र A4 और A5 प्रारूप हो सकते हैं, कोणीय और अनुदैर्ध्य विवरण के साथ हो सकते हैं। दस्तावेज़ के रूप में सही मार्जिन होना चाहिए। एक संगठन के लिए, उसके संरचनात्मक विभाजन, एक अधिकारी, निम्न प्रकार के रूप स्थापित किए गए हैं:

सामान्य फ़ॉर्म;

लेटरहेड;

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।

इन प्रकारों में से प्रत्येक के पास विवरणों का अपना सेट है।

पत्रों के लिए एक विशेष रूप का विकास इस तथ्य के कारण है कि पत्र, अन्य दस्तावेजों के विपरीत, संगठनों के पते के आंकड़ों को इंगित करते हैं - पत्रों के प्राप्तकर्ता (अपेक्षित 15)।

एक सामान्य प्रकार के आधार पर एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ विकसित किए जाते हैं। यदि संगठन इस प्रकार के दस्तावेजों की संख्या का उपयोग करता है, तो ऐसे फॉर्म बनाना उचित है। इस मामले में, सामान्य फॉर्म को आवश्यक 10 (दस्तावेजों के प्रकार का नाम) के साथ पूरक किया गया है।

संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य रूप में विवरण 01 (02 या 03), 08, 11, 14 शामिल हैं।

सामान्य फ़ॉर्म

टाइटिल

द्विभाषी लेटरहेड

जब कार्यालय के दस्तावेज तैयार करना अनिवार्य में से एकशर्तें मानक कागज का उपयोग है आकार।

हालांकि, केवल कुछ प्रकार के दस्तावेजों को कागज के "रिक्त" मानक शीट पर तैयार किया जा सकता है: बयान, प्रस्ताव, शिकायत, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट।

अधिकांश आधिकारिक दस्तावेजों के लिए, कागज की मानक शीट की आवश्यकता होती है, जिस पर आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ (संगठन) के लेखक की पहचान करने के लिए विवरण पूर्व-लागू होते हैं। इस तरह के विवरण का एक सेट कहा जाता है रिक्त दस्तावेज़।

प्रपत्र में शामिल विवरण में विभाजित हैं स्थिरांक और चर।फॉर्म में चर विवरण के लिए, विशेष स्थानों (ज़ोन) को डैश के माध्यम से आवंटित किया जाता है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ प्रपत्रपूर्व-मुद्रित स्थायी आवश्यकताओं के साथ कागज का एक मानक पत्रक है और चर अपेक्षित के लिए आरक्षित स्थान है।

दस्तावेज़ रिक्त के उत्पादन के लिए, दो मानक काग़ज़ का आकार:ए 4 (210 x 297 मिमी) और ए 5 (148 x 210 मिमी)। दस्तावेज़ शीट में कम से कम मार्जिन होना चाहिए: 20 मिमी - बाएं, ऊपर, नीचे, 10 मिमी - दाएं।

फॉर्म विवरण दो अलग-अलग तरीकों से स्थित हो सकते हैं: कोणीय और अनुदैर्ध्य।फॉर्म में विवरण की व्यवस्था करने का तरीका दस्तावेज़ के प्रकार पर निर्भर करता है।

विवरण की कोणीय व्यवस्था (शीट के ऊपरी बाएं कोने में) उन मामलों में सलाह दी जाती है जहां प्रपत्र पर तैयार किए गए दस्तावेज़ में ऊपरी दाएं कोने में शिलालेख हैं, उदाहरण के लिए: नौकरी विवरण में अनुमोदन की मुहर, पताका आधिकारिक पत्र में।

दस्तावेज़ में इस तरह के विवरण की अनुपस्थिति में, दस्तावेज़ के ऊपरी भाग के बाएं कोने में फ़ॉर्म को "शिफ्ट" करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, प्रपत्र का विवरण दस्तावेज़ के शीर्ष मार्जिन के साथ, अनुदैर्ध्य रूप से रखा गया है। फॉर्म का ऐसा प्लेसमेंट संगठन के अधिकांश आंतरिक दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, ऑर्डर और प्रोटोकॉल) के लिए सुविधाजनक है।

विवरण की संरचना के अनुसार, तीन प्रकार के रूप हैं: आमप्रपत्र, लेटरहेड, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।नीचे दिए गए प्रकारों के रूपों की आवश्यक संरचना है:

फार्म का प्रकार	अपेक्षित की संरचना
सामान्य फ़ॉर्म	हथियारों या प्रतीक का कोट, संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, दस्तावेज़ का संकलन या प्रकाशन का स्थान
टाइटिल	हथियारों का प्रतीक या प्रतीक, संगठन का नाम, संगठन के बारे में संदर्भ डेटा, संगठन कोड, कानूनी इकाई का मुख्य राज्य पंजीकरण नंबर (OGRN), करदाता पहचान संख्या / पंजीकरण कारण कोड (TIN / KPP), दस्तावेज़ तिथि, दस्तावेज़ पंजीकरण नंबर, पंजीकरण दस्तावेज़ संख्या और तारीख के लिए लिंक
एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप	हथियारों या प्रतीक का कोट, संगठन का नाम, दस्तावेज़ का प्रकार, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, संकलन का स्थान या दस्तावेज़ का प्रकाशन

तालिका से पता चलता है कि कुछ विवरण "सार्वभौमिक" हैं, अर्थात्, वे सभी प्रकार के रूपों में शामिल हैं, उदाहरण के लिए:

संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या।

पर सामान्य रूपअक्षरों को छोड़कर, सभी प्रकार के दस्तावेज़ तैयार करें। इस मामले में, विशेषता "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम" सामान्य रूप में जोड़ा जाता है। जाहिर है, अक्सर तैयार किए गए दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, आदेश) के लिए, एक सामान्य रूप का उपयोग असुविधाजनक है। इस मामले में, यह सलाह दी जाती है विशिष्ट दस्तावेजों के रूप।

विशेष टाइटिल यह इस दस्तावेज़ की मुख्य विशेषता के कारण आवश्यक है - यह अन्य संगठनों को भेजने के लिए है और इसमें पत्र के प्रेषक का विस्तृत संदर्भ डेटा होना चाहिए।

बड़े संगठनों में, पत्र फॉर्म को "शिलालेख नाम" (उदाहरण के लिए, उप निदेशक) और "संरचनात्मक इकाई का नाम" (उदाहरण के लिए, "विपणन विभाग") जैसे शिलालेखों के साथ पूरक किया जा सकता है, जिन्हें "संगठन नाम" के बाद इंगित किया जाता है। “चर।

संरचनात्मक डिवीजनों के लेटरहेड और लेटरहेड की आवश्यकता उन मामलों में उत्पन्न होती है जहां उत्पादन और आर्थिक गतिविधि के कुछ विशेष मुद्दों का समाधान संगठन के उप प्रमुख या संरचनात्मक डिवीजनों के प्रमुखों को सौंप दिया जाता है, जब नामित अधिकारियों को हस्ताक्षर करने का अधिकार प्राप्त होता है। आधिकारिक पत्र संगठन से भेजे गए - लेखक दस्तावेज़।

रिक्त दस्तावेजों के निर्माण में, केवल रूसी भाषा,यानी रूसी संघ की राज्य भाषा, या दो भाषाएं:

· रूसी और राष्ट्रीय (रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा);

· रूसी और विदेशी (उदाहरण के लिए, अंग्रेजी)।

विनिर्माण की आवश्यकता द्विभाषी रूपसंगठन द्वारा रूसी संघ के घटक संस्थाओं या (गैर-सरकारी संगठनों के लिए) के प्रासंगिक कृत्यों द्वारा स्थापित किया गया है।

दस्तावेजों के रूपों में शामिल विवरणों के डिजाइन की विशेषताएं अगले पाठ की सामग्री में दी जाएंगी।

सामान्य आधार:

1. GOST R 51141-98। कार्यालय का काम और संग्रह। नियम और परिभाषाएँ।

2. GOST R 630-2003। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ।

परीक्षण प्रश्न:

1. आधिकारिक लिखित दस्तावेज के लिए फॉर्म का मुख्य अर्थ क्या है?

2. दस्तावेज़ के रूप में चर विवरण किस तरह से इंगित किए गए हैं?

3. किस मानक कागज़ के आकार पर रिक्त दस्तावेज़ हैं?

4. दस्तावेज़ की शीट के पास क्या फ़ील्ड होनी चाहिए?

5. फॉर्म विवरण के स्थान की विधि का चुनाव क्या निर्धारित करता है?

6. संगठन में केवल एक सामान्य रूप ही नहीं, बल्कि एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का भी होना उचित क्यों है?

7. लेटरहेड में लेटरहेड के अन्य रूपों की तुलना में बहुत अधिक विवरण क्यों शामिल हैं?

8. आधिकारिक दस्तावेजों के लिए द्विभाषी रूपों का उपयोग कब किया जाता है?

नंबर 3 व्यावहारिक कार्य:

1. निम्नलिखित वाक्यों में त्रुटियां खोजें:

1.1। एक दस्तावेज़ प्रपत्र विवरणों का एक समूह है जो आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के प्रकार की पहचान करता है।

1.2 दस्तावेज़ फॉर्म में केवल स्थायी विवरण शामिल हैं।

1.3। कार्यालय दस्तावेजों के लिए रिक्त स्थान के उत्पादन के लिए, केवल मानक ए 4 पेपर आकार का उपयोग किया जाता है।

1.4। दस्तावेज़ की चादरों का बायां और दायां मार्जिन कम से कम 20 मिमी होना चाहिए।

1.5। "संगठन कोड" विशेषता सामान्य रूप में शामिल है।

2. निर्धारित करें कि प्रपत्र के विवरण की कौन सी व्यवस्था (कोणीय या अनुदैर्ध्य) निम्नलिखित दस्तावेजों के लिए उपयुक्त है:

2.1। कार्यालय पर विनियम, महानिदेशक द्वारा अनुमोदित।

२.२। प्रमाणन आयोग की बैठक के कार्यवृत्त।

2.3। आप के लिए निमंत्रण का पत्र शर्त-चिह्न।

२.४। शनिवार को कार्य दिवस घोषित करने का आदेश।

2.5 है। संगठन के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित गोपनीय कार्यालय कार्य को बनाए रखने के निर्देश।

3. बताएं कि निम्नलिखित विवरण किस प्रकार के रूपों में उपयोग किए जाते हैं:

३.३। दस्तावेज़ के प्रकार का नाम।

३.४। दस्तावेज़ की तारीख।

3.5 है। दस्तावेज तैयार करने का स्थान।

3.6। कंपनी का नाम।

3.7। संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम।

नंबर 4 सेवा दस्तावेज का फॉर्म

मूल शर्तें

रूसी संघ का राज्य प्रतीक।

· रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट।

संगठन का लोगो या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)
वानिया)।

· कंपनी का नाम।

· दस्तावेज़ की तारीख।

· दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या।

· दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान।

· दस्तावेज़ के प्रकार का नाम।

प्रत्येक प्रकार के आधिकारिक दस्तावेज़ फॉर्म में निहित विवरणों का एक सेट होता है। कुछ विवरण सभी प्रकार के रूपों में शामिल हैं (उदाहरण के लिए, संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तारीख), अन्य केवल कुछ प्रकार के रूपों के लिए विशेषता हैं (उदाहरण के लिए, संगठन के बारे में संदर्भ डेटा, प्रकार का नाम दस्तावेज़ के)।

अधिकांश संगठनों में, उनके संगठनात्मक और कानूनी रूप की परवाह किए बिना, लेटरहेड्स में ग्राफिक विवरण शामिल हैं - हथियारों का एक कोट या प्रतीक। दस्तावेजों में छवियों का उपयोग करना रूसी संघ का राज्य प्रतीकया रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोटइसे क्रमशः संघीय संवैधानिक कानून 25.12.00 नंबर 2-एफकेजेड "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" से और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनी कृत्यों द्वारा विनियमित किया जाता है। बहु-रंग और एक-रंग संस्करणों में हथियारों के कोट को चित्रित करने की अनुमति है, साथ ही मुख्य आकृति के रूप में एक हेरलडीक ढाल के बिना - एक राजदंड और ओर्ब के साथ दो-सिर वाला ईगल।

हथियार के कोट की छवि संगठन के नाम पर केंद्रित दस्तावेज़ के शीर्ष मार्जिन पर स्थित है।

रूसी संघ के राज्य प्रतीक के प्रजनन के साथ प्रपत्रों को संघीय कार्यकारी निकायों के आदेशों द्वारा संबंधित प्रकार की गतिविधि के लिए लाइसेंस प्राप्त प्रिंटिंग उद्यमों द्वारा उत्पादित किया जाता है। अनुक्रमिक संख्या मुद्रांकित रिक्त स्थान पर टाइपोग्राफिक विधि या एक अंश द्वारा डाल दी जाती है, क्योंकि ये रिक्तियां लेखांकन के अधीन होती हैं।

गैर-सरकारी संगठनों द्वारा बनाए गए दस्तावेजों में हथियारों के कोट को पुन: प्रस्तुत नहीं किया गया है। इन रूपों में आमतौर पर एक छवि होती है प्रतीक,वह है, संगठन के स्थापित तरीके से पंजीकृत एक ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)।

ट्रेडमार्क या सेवा चिह्न- ये ऐसे पदनाम हैं जो क्रमशः, कुछ कानूनी संस्थाओं या अन्य कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों के सामान और सेवाओं से अलग वस्तुओं और सेवाओं में भेद करने में सक्षम हैं। ट्रेडमार्क का अधिकार कानून द्वारा संरक्षित है। एक पंजीकृत ट्रेडमार्क के लिए एक प्रमाण पत्र जारी किया जाता है। ट्रेडमार्क के मालिक के पास ट्रेडमार्क के उपयोग और निपटान का विशेष अधिकार है, साथ ही दूसरों द्वारा इसके उपयोग को प्रतिबंधित करने के लिए। मौखिक, आलंकारिक, त्रि-आयामी और अन्य पदनाम या उनके संयोजन ट्रेडमार्क के रूप में पंजीकृत किए जा सकते हैं।

लोगो दस्तावेज़ के शीर्ष मार्जिन पर स्थित है, जो संगठन के नाम पर केंद्रित है।

किसी भी रूप में हथियारों के कोट या प्रतीक के बाद, यह संकेत दिया जाता है कंपनी का नाम।यह संगठन है - कानूनी इकाई - यह दस्तावेज़ का लेखक है (और उस संगठन का प्रमुख नहीं है जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं)।

संगठन का नाम पूरी तरह से उस नाम से मेल खाना चाहिए जो घटक दस्तावेजों में निहित है, जिसमें संक्षिप्त नाम और एक विदेशी भाषा में नाम शामिल है।

यदि संगठन का संक्षिप्त नाम है, तो पहले पूरा नाम इंगित किया जाता है, और फिर संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में), पूर्ण नाम के नीचे या उसके बाद।

यदि इस संगठन का एक श्रेष्ठ निकाय है, तो इसका नाम पूर्ण या संक्षिप्त (या दोनों) है, संगठन के नाम से ऊपर इंगित करें।

आधिकारिक दस्तावेज़ फ़ॉर्म में संगठन का नाम निम्नलिखित मामलों में दो भाषाओं में दिया जा सकता है:

· रूसी संघ के घटक संगठनों के संगठन, जो रूसी संघ (रूसी) की राज्य भाषा के साथ, रूसी संघ (राष्ट्रीय) के घटक इकाई की राज्य भाषा, संगठन का नाम में मुद्रित है दो भाषाओं (बाईं ओर - रूसी में, दाईं ओर - राष्ट्रीय पर) एक ही स्तर पर;

· विदेशी संवाददाताओं के साथ पत्राचार करते समय, संगठन का नाम रूसी और विदेशी भाषाओं में मुद्रित होता है, उन्हें समान तरीके से रखा जाता है।

दस्तावेज़ की तिथि मुख्यतः डिजिटल है। निम्नलिखित अनुक्रम में एक पंक्ति में अरबी अंकों में दिनांक तत्व दिए गए हैं:

दिन महीने साल।

दिन और महीने को डॉट्स द्वारा अलग किए गए अरबी अंकों के दो जोड़े द्वारा दर्शाया जाता है, और वर्ष को चार संख्याओं द्वारा दर्शाया जाता है।

दिनों और महीनों को नामित करने के लिए, यह हमेशा संख्याओं के जोड़े होते हैं, जिनका उपयोग किया जाता है, न कि एक नंबर, यानी महीने की संख्या 1 से 9 तक और जनवरी से सितंबर तक के महीनों के लिए, तारीखों में शून्य जोड़ा जाता है। उदाहरण के लिए: 05/06/2006

डिजिटल रूप से तारीख लिखे जाने के बाद कोई पत्र नहीं है

"g" एक अवधि या सिर्फ एक अवधि के साथ, ऐसे मामलों को छोड़कर जब वाक्य तिथि के साथ समाप्त होता है, क्योंकि एक अवधि को हमेशा वाक्य के अंत में रखा जाता है।

अनुमत तिथि को प्रारूपित करने का एक मौखिक-डिजिटल तरीका है, जिसमें महीने को एक शब्द द्वारा इंगित किया जाता है, और वर्ष को दर्शाते हुए संख्याओं के बाद, डॉट के साथ "g" अक्षर को रखा जाना चाहिए या शब्द "वर्ष" में लिखा गया है पूर्ण।

दस्तावेज़ के रूप में, एक विशेष स्थान तिथि के लिए आवंटित किया जाता है, जो एक संबंधित डैश द्वारा इंगित किया जाता है (अर्थात, दस्तावेज़ तैयार होने और सिर द्वारा हस्ताक्षरित होने के बाद ही तिथि को फॉर्म में दर्ज किया जाता है)।

के लिये दस्तावेज़ पंजीकरण संख्यालेटरहेड में "नंबर" आइकन के बाद डैश द्वारा इंगित एक विशेष स्थान है।

कार्यालय के काम के संचालन के निर्देशों में निर्दिष्ट विशेष नियमों के अनुसार दस्तावेज पंजीकृत हैं (जो अगले पाठों में अधिक विस्तार से चर्चा की जाएगी)।

प्रत्येक दस्तावेज़ को यह इंगित करना चाहिए कि वह कहाँ से तैयार किया गया था या प्रकाशित हुआ था, अर्थात् क्षेत्र का नाम (क्षेत्र) जिस पर

दस्तावेज़। इस मामले में, देश के आधिकारिक प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखा जाना चाहिए - क्षेत्रों, क्षेत्रों, जिलों के नाम जहां बस्तियां विभिन्न क्षेत्रों में स्थित हैं। उदाहरण के लिए:

रायज़ान

खिमकी, मॉस्को क्षेत्र

स्थिति Mytishchi जिले, मास्को क्षेत्र का बिल्डर।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि विभिन्न क्षेत्रों में स्थित शहरों और कस्बों के नाम मेल खा सकते हैं, इसलिए आधिकारिक दस्तावेजों के लिए यह आवश्यक है। उदाहरण के लिए:

क्रासनोगोर्स्क, मॉस्को क्षेत्र क्रासनोगोर्स्क, चेल्याबिंस्क क्षेत्र क्रासनोगोर्स्क, सखालिन क्षेत्र क्रास्नोगोर्स्क, अल्ताई क्र।

यदि संगठन का स्थान और दस्तावेज़ को खींचने का स्थान मेल नहीं खाता है, तो दस्तावेज़ को खींचने का स्थान इंगित किया गया है।

सामान्य संगठन फ़ॉर्म बनाने के लिए ऊपर दिए गए विवरण पर्याप्त हैं। उदाहरण:

विवरण के अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ संघीय कार्यकारी निकाय (मंत्रालय) के सामान्य रूप का पंजीकरण

गैर-सरकारी संगठन के सामान्य लेटरहेड का पंजीकरण आवश्यक आवश्यकताओं की एक कोणीय व्यवस्था के साथ

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम(आदेश, नौकरी का विवरण, अधिनियम, आदि) पत्रों को छोड़कर सभी आधिकारिक दस्तावेजों पर इंगित किया गया है। दस्तावेजों के रूपों में, इस अपेक्षित को "ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ़ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन" द्वारा प्रदान किए गए नामों के अनुसार बड़े अक्षरों में संगठन के नाम के बाद लिखा गया है।

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम केवल विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ों के रूप में उपयोग किया जाता है। इस प्रकार, सामान्य रूप के आधार पर, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप सामान्य रूप में आवश्यक दस्तावेज "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम" के साथ पूरक करके बनाया गया है। उदाहरण:

विवरणों के अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ संघीय कार्यकारी निकाय (मंत्रालय) के एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश) के लिए एक फार्म का पंजीकरण

एक गैर-सरकारी संगठन के एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ (नौकरी विवरण) के लिए फॉर्म का पंजीकरण

कृपया ध्यान दें: अंतिम उदाहरण में, एक विशिष्ट दस्तावेज के रूप में आवश्यक वस्तुएं इस तथ्य के कारण कोणीय होती हैं कि भविष्य में, जब इस प्रकार का दस्तावेज तैयार किया जाता है, तो "स्वीकृति स्टैंप" विशेषता स्थित होगी। ऊपरी दाएं कोने (बाद के पाठों में इस प्रकार के दस्तावेजों पर विचार किया जाएगा)।

सामान्य आधार

1. संघीय संवैधानिक कानून 25.12.00 नंबर 2-एफकेजेड
"रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर"।

2. 23.09.92 नंबर 3520-1 के रूसी संघ का कानून "माल की उत्पत्ति के ट्रेडमार्क, सेवा चिह्नों और अपीलों" पर।

3. डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियम। मंजूर की। 15.04.05 नंबर 221 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री।

4. GOST R 6.30 - 2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं"।

5. संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए विशिष्ट निर्देश। मंजूर की। रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश से दिनांक 08.11.05 नंबर 536।

परीक्षण प्रश्न

1. क्या संयुक्त स्टॉक कंपनियों को आधिकारिक दस्तावेजों पर रूसी संघ के राज्य प्रतीक को पुन: पेश करने का अधिकार है?

2. किस तरीके से मुद्रांकित रूपों का उत्पादन करने के लिए प्रथागत है?

3. क्या दस्तावेज़ रूप में "मनमाने" ट्रेडमार्क (स्थापित प्रक्रिया के अनुसार पंजीकृत नहीं) को चित्रित करना संभव है?

4. क्या एक निजी उद्यमी (एक कानूनी इकाई बनाए बिना) अपनी सेवा चिह्न पंजीकृत कर सकता है?

5. आधिकारिक दस्तावेज प्रपत्र में निर्दिष्ट संगठन के नाम (पूर्ण और संक्षिप्त दोनों) के लिए कौन से नियामक कृत्यों के अनुरूप होना चाहिए?

6. क्या रोमन अंकों में दस्तावेजों की तारीख को इंगित करने की अनुमति है?

7. फॉर्म में तारीख और पंजीकरण संख्या के लिए विशेष स्थानों को इंगित करना क्यों आवश्यक है (डैश डाल दिया)?

8. दस्तावेजों के संकलन या आधिकारिक दस्तावेजों के प्रकाशन के स्थान पर संकेत देने का आधार क्या है?

9. अलग-अलग शहरों और कस्बों के लिए न केवल उनके नाम, बल्कि जिले, दायित्व, क्षेत्र जहां वे स्थित हैं, को इंगित करना आवश्यक है?

10. तकनीकी और आर्थिक जानकारी के किस वर्गीकरण में दस्तावेजों के प्रकार के नाम शामिल हैं?

№ 4 व्यावहारिक कार्य

1. आधिकारिक दस्तावेजों के रूपों में शामिल निम्नलिखित विवरणों के डिजाइन में त्रुटियों का पता लगाएं।

१..१२.१०.२००६

1.9. मॉस्को क्षेत्र, पोडॉल्स्क

1.10.y. रामेन्सकोए, वोस्करेन्स्की जिला

1.12। स्टावरोपोल टेरिटरी, जॉर्जिएस्क

१.१। अपेक्षित का पंजीकरण

मानक - एक दस्तावेज जो उत्पादों की विशेषताओं को स्थापित करता है, उत्पादन, संचालन, भंडारण, परिवहन, बिक्री और निपटान, कार्य के निष्पादन या कई उपयोग के लिए सेवाओं के प्रावधान की प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन और विशेषताओं के लिए नियम।

दस्तावेज़ का विवरण - शिलालेख, जो आधिकारिक दस्तावेजों के पंजीकरण के अनिवार्य तत्व हैं।

प्रत्येक दस्तावेज़ में विवरणों का एक अलग सेट होता है जो इसकी विशेषताओं और उद्देश्य को दर्शाता है।

दस्तावेज़ प्रपत्र - एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज के विवरण का एक सेट, एक निश्चित अनुक्रम में व्यवस्थित।

दस्तावेज़ रिक्त - आधिकारिक लिखित दस्तावेज के लेखक की पहचान करने वाले विवरण का एक सेट।

प्रमुख भाग (विवरण: 01 से 17 और 19 तक) में संगठन और प्राथमिक डेटा के बारे में स्वयं दस्तावेज़ के बारे में जानकारी शामिल है।

सजावट का हिस्सा (22 से 30 तक के विवरण) में दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और उसमें मौजूद जानकारी की विश्वसनीयता की पुष्टि करने वाले विवरण शामिल हैं।

याद कीजिए!

अपेक्षित दस्तावेज़ के कानूनी बल को प्रभावित करते हैं, इसलिए लागू विनियमों के अनुसार इसे सही ढंग से तैयार करना महत्वपूर्ण है।

आवश्यक आवश्यकताओं में से स्थायी और अपेक्षित हैं जो पूरी तरह से बदलते हैं या बदलते हैं।

दस्तावेज़ का विवरण कागज की एक शीट के सामने की ओर स्थित है।

दस्तावेजों के द्विपक्षीय निष्पादन की अनुमति है जब दस्तावेजों को लघु भंडारण अवधि के साथ चित्रित किया जाता है।

कागज के संरक्षण को सुनिश्चित करने के लिए शीट के एक तरफ दीर्घकालिक भंडारण के अधीन दस्तावेजों की व्यवस्था करना अधिक समीचीन है।

खंड 2 GOST R 6.30-2003 के अनुसार “एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ "आवश्यक दस्तावेज में 30 तत्व शामिल हैं।

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

02 - रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट;

03 - संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक;

04 - संगठन कोड;

05 - उद्यम की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या;

06 - व्यक्तिगत करदाता संख्या / पंजीकरण कारण कोड (टिन / केपीपी);

07 - दस्तावेज़ फॉर्म कोड;

08 - संगठन का नाम;

09 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

11 - दस्तावेज़ की तारीख;

12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;

15 - पतेदार के बारे में जानकारी;

16 - दस्तावेज़ अनुमोदन की मुहर;

17 - संकल्प;

18 - पाठ का शीर्षक;

19 - नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ के बयान पर निशान;

20 - दस्तावेज़ का पाठ;

21 - अनुप्रयोगों की उपस्थिति पर निशान;

22 - हस्ताक्षर;

23 - दस्तावेज़ अनुमोदन की मुहर;

24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा;

25 - संगठन की मुहर की एक छाप;

26 - दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर निशान;

27 - दस्तावेज़ के निष्पादक के बारे में निशान;

28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में इसकी दिशा पर एक निशान;

29 - संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान;

30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी की पहचानकर्ता।

स्कीम 1. कोने के रिक्त स्थान के ए 4 प्रारूप पर आयामों की सीमाओं और सीमाओं का स्थान (आयाम मिमी में हैं)।

योजना 2. ए 4 प्रारूप अनुदैर्ध्य रिक्त पर क्षेत्रों और सीमाओं की सीमाओं का स्थान।

योजना 3. कोणीय विवरण के साथ नमूना लेटरहेड।

योजना 4. विवरण का एक अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ एक नमूना लेटरहेड।

प्रॉप्स 01. रूसी संघ का राज्य प्रतीक

30 नवंबर, 1993 संख्या 2050 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के निर्णय द्वारा अनुमोदित राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार, राज्य प्रतीक रूपों पर दर्शाया गया है:

रूसी संघ के अध्यक्ष;

संघीय विधानसभा के मंडलों;

रूसी संघ की सरकार;

रूसी संघ का संवैधानिक न्यायालय;

रूसी संघ का सर्वोच्च न्यायालय;

रूसी संघ का सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय;

संघीय कार्यकारी शक्ति (मंत्रालयों, विभागों) के केंद्रीय निकाय;

संघीय अदालतें;

रूसी संघ के अभियोजक कार्यालय;

रूसी संघ का केंद्रीय बैंक;

मानवाधिकार के आयुक्त;

लेखा चैंबर;

विदेश में राजनयिक मिशन, कांसुलर कार्यालय और रूसी संघ के अन्य आधिकारिक मिशन।

हथियारों के कोट की छवि संगठन के नाम के सापेक्ष केंद्रित दस्तावेज़ के शीर्ष मार्जिन पर स्थित है।

याद कीजिए!

गैर-सरकारी संगठनों द्वारा बनाए गए दस्तावेजों में हथियारों के कोट का चित्रण नहीं किया गया है।

प्रॉप्स 02. रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट

रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकारियों के कानूनी कृत्यों के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है। एक नियम के रूप में, रूसी संघ के एक घटक इकाई का प्रतीक गणराज्यों, क्षेत्रों, क्षेत्रों, स्वायत्त संरचनाओं और संघीय अधीनता के शहरों की शक्ति और प्रशासन के प्रतिनिधि और कार्यकारी निकायों के लेटरहेड पर दर्शाया गया है - मास्को और सेंट पीटर्सबर्ग, साथ ही उनके नियंत्रण में संगठनों के लेटरहेड पर। यही बात नगर पालिकाओं (शहरों, ग्रामीण बस्तियों) के हथियारों के कोट पर भी लागू होती है।

प्रॉप्स 03. संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक

संगठन या ट्रेडमार्क (अन्य सेवा चिह्नों) का लोगो 23 सितंबर, 1992 के रूसी संघ के कानून के अनुसार उपयोग किया जाता है, "एन ट्रेडमार्क, सेवा के निशान और अपीलों की उत्पत्ति के सामान पर" (संशोधित और पूरक के रूप में) 27 दिसंबर, 2000 ग्राम।, 30 दिसंबर, 2001, 11 दिसंबर, 24, 2002)।

उद्यम प्रतीक एक ग्राफिक पदनाम है जो आपको कुछ कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों के सामान और सेवाओं को दूसरों के समान सामान से अलग करने की अनुमति देता है।

याद कीजिए!

किसी उद्यम या संस्था का नाम प्रतीक चिन्ह से बदला नहीं जाना चाहिए।

प्रतीक को आधिकारिक रूप से पंजीकृत होना चाहिए।

ट्रेडमार्क का उपयोग दूसरों द्वारा नहीं किया जा सकता है।

यदि हथियारों का एक कोट फार्म पर इंगित किया गया है, तो प्रतीक पुन: पेश नहीं किया जाता है।

ट्रेडमार्क (प्रतीक) को संगठन के नाम पर केंद्रित दस्तावेज़ के शीर्ष मार्जिन पर रखा गया है।

इसे "संगठन का नाम" सहारा के कब्जे वाले क्षेत्र के हिस्से पर प्रतीक रखने की अनुमति है।

प्रॉप्स 04. संगठन कोड

सभी पंजीकृत संस्थानों में एक संगठन कोड होता है। ऑर्गेनाइजेशन ऑफ एंटरप्राइजेज एंड इंस्टीट्यूशंस (OKPO) के अनुसार संगठन कोड नीचे रखा गया है।

संगठन कोड - दस्तावेज़ के लेखक इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से प्रलेखित जानकारी के प्रसारण को गति देने और संगठनों की लंबी और कठिन नाम संचारित करते समय होने वाली त्रुटियों की संख्या को कम करने के लिए कार्य करता है।

प्रॉप्स 05. एक उद्यम (कानूनी इकाई) का मुख्य राज्य पंजीकरण नंबर (OGRN)

प्रॉप्स 06. पंजीकरण के लिए व्यक्तिगत करदाता संख्या / कारण का कोड (TIN / KPP)

यह कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार है। अपेक्षित ओकेपीओ के अनुसार अपेक्षित के दाईं ओर या नीचे अपेक्षित 04 पर स्थित है।

आवश्यक वस्तुओं को लागू करने का एक उदाहरण: 04, 05 और 06 चित्र 3 और 4 में दिखाए गए हैं।

प्रॉप्स 07. दस्तावेज़ फ़ॉर्म कोड

फॉर्म कोड को चिपका दिया जाता है यदि संबंधित प्रकार के दस्तावेज़ को क्लासिफायर में ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ़ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी), क्लास 0200000 के अनुसार शामिल किया जाता है। एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ को ड्राइंग करते समय इस अपेक्षित को प्रिंट किया जाता है और इसमें शामिल किया जाता है। लेटरहेड्स में संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी, अन्य मामलों में इसे दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के साथ चिपका दिया गया है।

दस्तावेज़ फ़ॉर्म कोड के डिज़ाइन और स्थान का एक उदाहरण

प्रॉप्स 08. संगठन का नाम

याद कीजिए!

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त नाम और उसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम दर्शाया गया है।

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के नाम, जो रूसी संघ की राज्य भाषा (रूसी), रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषा के साथ, दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं।

रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा में या किसी अन्य भाषा में संगठन का नाम रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के नीचे या दाईं ओर स्थित है।

संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां संगठन के घटक दस्तावेजों में यह निहित है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूर्ण नाम के नीचे रखा गया है।

शाखा, क्षेत्रीय विभाग, प्रतिनिधि कार्यालय का नाम इस घटना में इंगित किया गया है कि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे स्थित है।

प्रॉप्स 09. संगठन के बारे में संदर्भ डेटा

इस अपेक्षित का उपयोग केवल पत्राचार के लिए किया जाता है और आंतरिक दस्तावेजों पर मुहर नहीं लगाई जाती है।

संगठन के संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक पता; संगठन के विवेक पर फोन नंबर और अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेली नंबर, बैंक खाते, ई-मेल पता, आदि)।

डाक का पता डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किया गया है।

याद कीजिए!

डाक पते में संक्षिप्त नाम या पारंपरिक चिन्ह नहीं होना चाहिए।

अभिभाषक का पता लिखने का क्रम:

1) संबोधक का नाम (व्यक्तियों के लिए - उपनाम, नाम, संरक्षक);

2) सड़क का नाम, घर का नंबर, अपार्टमेंट नंबर;

3) बस्ती का नाम (शहर, बस्ती);

4) क्षेत्र, क्षेत्र, स्वायत्त क्षेत्र, गणराज्य का नाम;

5) देश (अंतरराष्ट्रीय डाक आइटम के लिए);

6) पोस्टल कोड;

7) टेलीफोन, फैक्स, ई-मेल और वेबसाइट नंबर;

8) बैंक विवरण (निपटान और मौद्रिक लेनदेन पर पत्र)।

सहारा 10. दस्तावेज़ के प्रकार का नाम

लिखित दस्तावेज़ का प्रकार - यह सामग्री और उद्देश्य के अनुसार प्रलेखन प्रणाली से संबंधित है।

संगठन द्वारा तैयार या जारी किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन पर विनियमन) द्वारा विनियमित किया जाता है और इसे OKUD (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ों के प्रकारों के अनुरूप होना चाहिए।

याद कीजिए!

पत्र में दस्तावेज़ का प्रकार इंगित नहीं किया गया है।

प्रॉप्स 11. दस्तावेज़ की तारीख

दिनांक दस्तावेज़ के कानूनी बल प्रदान करने वाले मुख्य विवरणों में से एक है।

दस्तावेज़ की तारीख को अरबी अंकों में अनुक्रम में तैयार किया गया है: महीने का महीना, महीना, वर्ष। महीने का दिन और महीने अरबी अंकों के दो जोड़े के साथ तैयार किए जाते हैं, एक बिंदु द्वारा अलग किए जाते हैं; वर्ष - चार अरबी अंकों में।

दिनांकें अंतर्राष्ट्रीय मानकों के अनुसार एक अलग क्रम हो सकती हैं: वर्ष, माह, दिन:

2005.29.12

इसे मौखिक-डिजिटल दिनांक डिज़ाइन करने की अनुमति है:

याद कीजिए!

दस्तावेज़ की तिथि उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तिथि है, मिनटों के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख।

दो या अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों में एक (एकल) तारीख होनी चाहिए।

तारीख लिखने के बाद, "वर्ष" शब्द नहीं डाला जाता है।

रोमन अंकों की अनुमति नहीं है।

दस्तावेज़ पर तारीख किसी अधिकारी द्वारा सीधे हस्ताक्षर या अनुमोदन पर चिपका दी जाती है।

तारीख हस्तलिखित की जा सकती है।

सहारा 12. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या

किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण संख्या (सूचकांक) एक डिजिटल या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है जो प्रत्येक निवर्तमान (भेजे गए), आंतरिक और आने वाले (प्राप्त) दस्तावेज़ को उसके पंजीकरण के दौरान सौंपा गया है। दस्तावेजों का पंजीकरण संगठन में अपनाई गई अनुक्रमण प्रणाली के अनुसार किया जाता है, जिसका आधार दस्तावेज़ की क्रम संख्या है।

दस्तावेजों के प्रकार के आधार पर, संगठन में काम करने वाले कार्यालय-कार्य प्रणाली के प्रकार, क्लासिफायर की उपलब्धता, आदि, अन्य घटकों को सीरियल नंबर में जोड़ा जा सकता है, उदाहरण के लिए, सेवा पत्र पंजीकृत करते समय, केस इंडेक्स के अनुसार मामलों की नामावली सीरियल नंबर में जोड़ दी जाती है, और यदि आवश्यक हो, तो विषय क्लासिफायरफ़ाइल, संवाददाता कोड, आदि द्वारा दस्तावेज़ कोड।

कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से तैयार किए गए दस्तावेजों पर, लेखकों के पंजीकरण संख्या को दस्तावेज़ में लेखकों के संकेत के क्रम में एक स्लैश के माध्यम से नीचे रखा जाता है। दस्तावेज़ पर एक पंजीकरण संख्या की उपस्थिति इंगित करती है कि यह संगठन के सूचना सरणी में शामिल है और इसके नियंत्रण और जिम्मेदारी के तहत है।

अपेक्षित में एक स्टैंसिल भाग "_________ नंबर _______" होता है, जो तारीख और पंजीकरण संख्या के साथ हाथ में भरा होता है।

अपेक्षित उत्तर केवल उत्तर देने वाले पत्रों पर चिपकाए जाते हैं और इसमें दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल होती है, जिसका उत्तर दिया जाता है:

29 दिसंबर, 2005 की संख्या 03-15 / 45

सहारा 14. दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान

अपेक्षित का उपयोग केवल सामान्य रूपों और विशिष्ट प्रकार के दस्तावेजों के रूपों (अक्षरों को छोड़कर) में किया जाता है। इस आवश्यकता को दर्ज करते समय, देश के प्रशासनिक-क्षेत्रीय प्रभाग को आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्तताओं का उपयोग करते हुए ध्यान में रखा जाता है। उदाहरण के लिए:

मास्को बालाकोवो, सारातोव क्षेत्र

जॉर्जिएस्क, स्टावरोपोल टेरिटरी। इवानोव्का, माय्टिशी जिला, मॉस्को क्षेत्र।

यदि संगठन के नाम में क्षेत्र का नाम शामिल है, तो दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन के स्थान को इंगित नहीं किया जा सकता है:

संस्कृति और कला के समारा अकादमी

याद कीजिए!

प्रशासनिक - क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखना आवश्यक है, क्योंकि विभिन्न क्षेत्रों में कुछ बस्तियों के नाम दोहराए जा सकते हैं।

संक्षिप्तिकरण "जी।" इसे "मॉस्को" नाम में नहीं रखा गया है और "ओलों" और "बर्ग" में समाप्त होने वाले शहरों के नामों में।

Props 15. अभिभाषक के बारे में जानकारी

गंतव्य एक संगठन, संरचनात्मक इकाई, आधिकारिक या व्यक्ति जिसे दस्तावेज़ को संबोधित किया जाता है।

अपेक्षित का उपयोग अक्षरों और आंतरिक दस्तावेजों में प्रबंधन (बयान, रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट्स, आदि) द्वारा विचार के लिए किया जाता है। "Addressee" चर में एक डाक पता शामिल हो सकता है।

नाममात्र मामले में संगठन और इसकी संरचनात्मक इकाई का नाम इंगित किया गया है।

CJSC "BUSINESSCONSULT", लेकिन नहीं

"ज्वाइंट स्टॉक कंपनी" बिजनेसकंसॉल्ट "

दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जा सकता है, इस मामले में स्थिति के शीर्षक को संगठन के नाम और सिर के शुरुआती और उपनाम सहित, गोता मामले में इंगित किया गया है। प्रारंभिक नाम उपनाम से पहले रखे जाते हैं:

के सी.ई.ओ.

CJSC "Businessconsult"

ए.पी. इग्नाटिव

एक संरचनात्मक इकाई या विशेषज्ञों के प्रमुखों को एक दस्तावेज को संबोधित करते समय, नामकरण मामले में संगठन के नाम के साथ संबोधित शुरू होता है:

CJSC "Businessconsult"

मुख्य लेखाकार

आई। पी। करपोवा

CJSC "Businessconsult"

जनसंपर्क विभाग के प्रमुख

एस। बी। में निशान लगाये

एक अधिकारी को संबोधित करते समय, एक पता शब्द का उपयोग किया जाता है (शिक्षाविद, सज्जन, प्रोफेसर):

संयुक्त स्टॉक बैंक के अध्यक्ष को

रोसिनवेस्ट

श्री पनयुकिन ए.के.

इसे "रेखा" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को सबसे लंबी पंक्ति के संबंध में केन्द्रित करने की अनुमति है:

बागवानी भागीदारी के अध्यक्ष के लिए

"ज़वोलझ्स्की ने दिया"

क्रायुकिन ओ.पी.

यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित किया जाता है, और किसी विशिष्ट व्यक्ति को नहीं, तो नाम और डाक पते का संकेत दिया जाता है:

प्रलेखन और अभिलेखीय मामलों के अखिल रूसी वैज्ञानिक अनुसंधान संस्थान

प्रोफेसरसुजनया सेंट।, 82,

मॉस्को, 117393

कभी-कभी कई सजातीय संगठनों को एक बार में एक दस्तावेज भेजना पड़ता है। ऐसे दस्तावेजों को सामान्यीकृत तरीके से संबोधित किया जाता है:

गैस उद्योग उद्यमों के सामान्य निदेशक

किसी व्यक्ति को एक दस्तावेज को संबोधित करते समय, पहले डाक पते को इंगित करें, फिर प्राप्तकर्ता के नाम और उपनाम:

सेंट तुलुपनाया, 10, उपयुक्त। 32

स्थिति अलेक्सेवका,

समारा क्षेत्र, 419108

है। कानाफूसी करने वाले को

आंतरिक दस्तावेजों को संबोधित करते समय, आप केवल विभाग या स्थिति का नाम, उसके सिर का नाम और उपनाम निर्दिष्ट कर सकते हैं।

याद कीजिए!

डाक पते को इंगित नहीं किया जाता है यदि दस्तावेज़ राज्य सत्ता और प्रशासन के उच्चतम निकायों, एक उच्च संगठन, अधीनस्थ संगठनों या स्थायी संवाददाताओं को भेजा जाता है।

अपेक्षित दस्तावेज़ को दाईं ओर रिक्त स्थान पर रखा गया है।

किसी विशिष्ट व्यक्ति को दस्तावेज़ निर्देशित करने का प्रयास करें।

किसी दस्तावेज़ पर चार से अधिक पते नहीं दिखाए जा सकते।

प्रॉप्स 16. दस्तावेज़ का हस्ताक्षर स्टैम्प

अनुमोदन की एक मोहर एक आधिकारिक दस्तावेज की एक आवश्यकता है जो अपनी सामग्री के लिए एक नियामक या कानूनी चरित्र देता है।

स्टांप अनुमोदन की आवश्यकता प्रबंधन दस्तावेज।

अधिनियम, कार्य, निर्देश, मानक, सूचियां, रिपोर्ट, योजना, कार्यक्रम, विनियम, अनुमान, टैरिफ दरें, एकीकृत दस्तावेज के रूप, कर्मचारी कार्यक्रम, नौकरी विवरण, कार्यों या सेवाओं के उत्पादन के लिए मूल्य।

दस्तावेज़ स्वीकृत है:

एक अधिकारी (नेता);

प्रासंगिक प्रशासनिक दस्तावेज़ का प्रकाशन;

कॉलेजिएट बॉडी।

दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय, स्टांप में APPROVED शब्द शामिल होता है, दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसका डिकोडिंग और अनुमोदन की तिथि:

मंजूर की

महानिदेशक

CJSC "Businessconsult"

सिग्नेचर A.P. इग्नाटिव

29.12.2005

यदि कोई दस्तावेज एक प्रशासनिक दस्तावेज या एक कॉलेजियम निकाय द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन स्टाम्प में उस दस्तावेज का नाम, संख्या और दिनांक होना चाहिए जिसमें अनुमोदन पर निर्णय दर्ज किया गया है।

के द्वारा अनुमोदित

हुक्म से

महानिदेशक

CJSC "Businessconsult"

दिनांक 29 दिसंबर, 2005 नंबर 178

यदि दस्तावेज़ पर कई अनुमोदन टिकट हैं, तो वे समान स्तर पर समानांतर (बाएं और दाएं) स्थित हैं।

याद कीजिए!

अनुमोदन की मुहर को उद्धरण चिह्नों के बिना APPROVED शब्द से युक्त होना चाहिए।

किसी दस्तावेज को मंजूरी देते समय, अनुमोदित दस्तावेज का नाम वाद्य मामले में दिया जाता है।

जब कोई दस्तावेज कई व्यक्तियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर दिए जाते हैं।

सहारा 17. संकल्प

संकल्प- यह दस्तावेज़ पर शिलालेख है, जो अधिकारी द्वारा चिपका गया है और उसके द्वारा किए गए निर्णय को समाहित करता है।

दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए निर्देशों में शामिल होना चाहिए: निष्पादक का उपनाम और आद्याक्षर, आदेश की सामग्री और निष्पादन के लिए समय सीमा।

संकल्प किसी भी स्थान पर दस्तावेज़ के शीर्षक में पाठ से मुक्त होकर हाथ से लिखा जाता है। यह कागज की अलग-अलग शीट पर एक संकल्प जारी करने की अनुमति दी जाती है, जिसमें पंजीकरण संख्या और दस्तावेज़ की तारीख का संकेत होता है, जिसमें संकल्प संबंधित होता है।

है। बोटकिन

26.12.2005 को एक मसौदा अनुबंध तैयार करें

हस्ताक्षर 12.12.2005

यदि दस्तावेज़ में कई कलाकारों को इंगित किया जाता है, तो पहले व्यक्ति को नियुक्त किया जाता है, लेकिन कोई अतिरिक्त नोट नहीं किया जाता है।

सहारा 18. पाठ को शीर्षक

पाठ का शीर्षक दस्तावेज़ का सारांश है।

शीर्षक व्याकरणिक रूप से दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप है:

काम पर रखने के आदेश, शेयरधारकों की बैठक के मिनट, एक इंजीनियर-टेक्नोलॉजिस्ट का नौकरी विवरण, बाहरी संपर्कों के विभाग पर नियम, आंतरिक श्रम नियम, एक कर्मचारी को छुट्टी देने का आदेश।

याद कीजिए!

हेडिंग दस्तावेज़ के पाठ के ऊपर बाईं ओर स्थित है।

पाठ का शीर्षक A5 दस्तावेज़ों पर इंगित नहीं किया गया है।

शीर्षक बिना उद्धरणों के फॉर्म के अपेक्षित के तहत मुद्रित होता है और इसे रेखांकित नहीं किया जाता है।

हेडिंग के अंत में कोई पूर्ण विराम नहीं है।

मात्रा 5 लाइनों से अधिक नहीं होनी चाहिए, प्रत्येक पंक्ति में 28-30 से अधिक वर्ण नहीं हैं।

प्रॉप्स 19. दस्तावेज़ नियंत्रण के निशान

नियंत्रण चिह्न का अर्थ है कि दस्तावेज़ को इसके निष्पादन के दौरान नियंत्रण में रखा गया है, ताकि रिज़ॉल्यूशन में निर्दिष्ट डेडलाइन, या निष्पादन के लिए विशिष्ट समय सीमा सुनिश्चित हो सके।

दस्तावेज़ के लिए दो प्रकार की समय सीमा होती है:

1) एक दस्तावेज़ के लिए विशिष्ट समय सीमा - मानक दस्तावेजों के समूह के लिए दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा (उदाहरण के लिए, नागरिकों से आवेदन के लिए), मानक अनुरोधों के निष्पादन के लिए समय सीमा, आदि;

2) दस्तावेज़ निष्पादन के लिए व्यक्तिगत समय सीमा - दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा, प्राप्त दस्तावेज़ द्वारा स्थापित, आदेश या संकल्प में निर्दिष्ट। निष्पादन की आवश्यकता वाले सभी दस्तावेज़ नियंत्रण के अधीन हैं।

GOST के अनुसार, निष्पादन पर नियंत्रण का एक चिह्न सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों पर अंकित किया गया है और "K" अक्षर, शब्द या स्टाम्प "Control" द्वारा इंगित किया गया है। स्पष्टता के लिए, इस विशेषता को रंग में हाइलाइट किया जा सकता है।

प्रॉप्स 20. दस्तावेज़ का पाठ

दस्तावेज़ पाठ - यह एक दस्तावेज की मुख्य आवश्यकता होती है जिसमें उद्देश्यपूर्ण और विश्वसनीय जानकारी होती है, कानूनी शब्दों में संक्षिप्त, सटीक, स्पष्ट और निर्दोष रूप से निर्धारित की जाती है।

रूसी संघ के कानून और राज्य भाषाओं पर रूसी संघ के विषयों के अनुसार, दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में तैयार किया गया है।

दस्तावेज़ को प्रश्नावली, तालिका, पाठ के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

बड़े ग्रंथों को अनुच्छेदों, खंडों, उपवर्गों, खंडों में विभाजित किया जाता है, जिन्हें अरबी अंकों में गिना जाता है:

1.1 सदस्यता

1.1.1 खंड

१.१.१.१

बड़ा जुड़ा हुआ पाठ आमतौर पर दो भागों में होता है। पहला भाग दस्तावेज़ को खींचने के कारण, आधार और उद्देश्य को इंगित करता है।

दूसरा भाग निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव और सिफारिशें निर्धारित करता है।

एक-व्यक्ति प्रबंधन के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के दस्तावेजों (आदेश, आदेश, आदि) के साथ-साथ संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेज, पहले व्यक्ति एकवचन ("आदेश") में पाठ प्रस्तुत किया गया है प्रस्ताव "," पूछना ")।

कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों में, पाठ तीसरे व्यक्ति के एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में प्रस्तुत किया गया है।

संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "तय") में कहा गया है।

प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुनी गई", "बात की", "निर्णय लिया", "निर्णय लिया") में प्रस्तुत किया गया है।

संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (नियम, निर्देश), साथ ही एक विवरण, तथ्यों या निष्कर्ष (अधिनियम, प्रमाण पत्र) का मूल्यांकन, एक तीसरे व्यक्ति से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करते हैं, एकवचन या बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "एसोसिएशन शामिल है")।

प्रश्नावली के रूप में पाठ में कई संकेतकों के लिए एक वस्तु के बारे में निरंतर जानकारी होती है। प्रश्नावली ग्रंथों का उपयोग अक्सर कर्मियों और विपणन दस्तावेजों में किया जाता है।

तालिका के रूप में पाठ में कई विशेषताओं के अनुसार कई वस्तुओं के बारे में जानकारी होती है। टेबल्स का व्यापक रूप से रिपोर्टिंग, योजना, वित्तीय और अन्य दस्तावेजों में उपयोग किया जाता है।

यदि तालिका कई पृष्ठों में फैली हुई है, तो स्तंभों को क्रमांकित किया गया है, और केवल स्तंभ संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं। यदि दस्तावेज़ में कई टेबल हैं, तो दाईं ओर टेबल के ऊपर "टेबल" शब्द लिखा हुआ है और इसका सीरियल नंबर बिना किसी संकेत के दर्शाया गया है

कनेक्टेड पाठ को मनमाने ढंग से या स्टैंसिल पर आधारित हो सकता है जिसमें परिवर्तनशील जानकारी जोड़ने के लिए निरंतर जानकारी और रिक्त स्थान होते हैं

टेक्स्ट एडिटिंग और रीप्रिन्टिंग के चरणों को समाप्त करते हुए स्टैंसिल टेक्स्ट का उपयोग ड्राफ्टिंग दस्तावेजों की गति को बढ़ा सकता है। कंप्यूटर पर दस्तावेज़ों को बनाते समय स्टेंसिल का उपयोग विशेष रूप से प्रभावी होता है।

याद कीजिए!

दस्तावेज़ के पाठ रूसी में लिखे जाते हैं:

1) संघीय सरकारी निकाय;

2) रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों के लिए;

3) संगठन में और उन उद्यमों पर जो इस इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं;

4) रूसी संघ के अन्य विषयों के क्षेत्र पर स्थित संगठनों और उद्यमों में।

प्रॉप्स 21. अनुप्रयोगों की उपस्थिति के निशान

प्रशासनिक दस्तावेजों में, आवेदन की उपलब्धता की जानकारी पाठ में इंगित की गई है।

पत्र, प्रमाण पत्र, योजना, रिपोर्ट, इत्यादि के लिए अनुलग्नकों की उपस्थिति के बारे में जानकारी निम्नलिखित क्रम में तैयार की गई है।

यदि पाठ में एप्लिकेशन का पूरा नाम शामिल है, तो अनुप्रयोगों की उपस्थिति के बारे में चिह्न संक्षिप्त रूप में तैयार किया गया है।

परिशिष्ट: 3 लीटर पर। 3 प्रतियों में।

यदि दस्तावेज़ में एक लगाव है जो पाठ में इंगित नहीं किया गया है, तो इसकी उपस्थिति के निशान में, इसमें शामिल दस्तावेजों के पूर्ण नाम को इंगित करना आवश्यक है।

परिशिष्ट: 1. कार्यालय के काम के लिए विशिष्ट निर्देश - 2 पृष्ठ। 2 प्रतियों में।

2. दस्तावेजों की सूची, भंडारण समय का संकेत - 4 लीटर। 2 प्रतियों में।

यदि एक दस्तावेज जिसमें पहले से ही एक अनुलग्नक है, वह पत्र से जुड़ा हुआ है, तो संलग्नक की उपस्थिति के बारे में चिह्न निम्नानुसार तैयार किया गया है।

परिशिष्ट: लीज समझौता दिनांक ०३.०४.२००३ नंबर ०23/२३ और कुल १२ पृष्ठों के लिए इसे संलग्न करता है।

बाध्य संलग्नकों पर शीट्स की संख्या इंगित नहीं की गई है।

यदि कोई दस्तावेज़ कई पते पर भेजा जाता है, और उसके साथ लगाव सभी पते पर नहीं है, तो यह चिह्न में अनुलग्नक की उपस्थिति के बारे में दर्शाया गया है।

परिशिष्ट: 3 लीटर पर। 2 प्रतियों में। केवल पहले पते पर

स्वयं अनुप्रयोगों पर, ऊपरी दाएं कोने में एक चिह्न लगाया जाता है, जहां "एप्लीकेशन" शब्द लिखा जाता है, आवेदन संख्या (यदि कई हैं), अरबी अंकों में मुख्य दस्तावेज़ का नाम, दिनांक और संख्या।

अनुलग्नक 1

दिनांक 26.12.2005 नंबर 76

इसे बड़े अक्षरों में "APPENDIX नंबर" की अभिव्यक्ति को मुद्रित करने की अनुमति है, उदाहरण के लिए, इस अभिव्यक्ति, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष है।

अनुलग्नक 1

zAO अटलांटा के निदेशक के आदेश के लिए

दिनांक 26.12.2005 नंबर 76

सहारा 22. हस्ताक्षर

हस्ताक्षर - यह आधिकारिक और व्यक्तिगत दोनों ही किसी भी दस्तावेज की अनिवार्य आवश्यकता है। "हस्ताक्षर" अपेक्षित में शामिल हैं:

1) दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (संगठन के नाम के साथ, यदि दस्तावेज़ प्रपत्र पर तैयार नहीं है, और संगठन के नाम के बिना, यदि दस्तावेज़ प्रपत्र पर खींचा गया है );

2) व्यक्तिगत हस्ताक्षर;

3) हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक और उपनाम)।

CJSC के मुख्य निदेशक "बिजनेसकंसॉल्ट" सिग्नेचर ए.पी. आग्नेय

कई अधिकारियों द्वारा एक दस्तावेज पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर एक दूसरे के नीचे रखे जाते हैं, स्थिति के अनुसार:

CJSC के मुख्य निदेशक "बिजनेसकंसॉल्ट" सिग्नेचर ए। पी। इग्नाटिव

CJSC के मुख्य लेखाकार "Businessconsult" हस्ताक्षर I.P. करपोवा

यदि कोई दस्तावेज़ समान स्थिति के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित है, तो उनके हस्ताक्षर उसी स्तर पर स्थित हैं, उदाहरण के लिए।

एंटरप्राइज़ की फ़ाइलों में शेष दस्तावेज़ों की सभी प्रतियाँ होनी चाहिए वास्तविक अधिकारियों और वीजा अनुमोदन के हस्ताक्षर। एकमात्र अपवाद निवर्तमान पत्रों की प्रतियां हैं, जिसमें हस्ताक्षर के बजाय, प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर एक चिह्न लगाया जाता है।

यदि आधिकारिक, जिसका हस्ताक्षर मसौदा दस्तावेज पर प्रदान किया गया था, अनुपस्थित है, तो दस्तावेज़ पर उसके उप या उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उपनाम को इंगित करना अनिवार्य है। ठीक करता है "ज़म।" या "I.O." हाथ से या टाइप किए गए तरीके से दर्ज किया जाता है, यह स्थिति के नाम से पहले "के लिए" के लिए एक तिरछा युगल या पूर्वसर्ग डालने की अनुमति नहीं है।

इस निकाय के अध्यक्ष और सचिव द्वारा एक कॉलेजियम निकाय (JSC के सदस्यों की सामान्य बैठक, निदेशक मंडल आदि) के दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ उन व्यक्तियों के वास्तविक पदों को नहीं दर्शाते हैं जिन्होंने दस्तावेज़ तैयार किया है, लेकिन आयोग (अध्यक्ष, आयोग के सदस्यों) की संरचना में कर्तव्यों का वितरण।

"हस्ताक्षर" विशेषता को "पाठ" विशेषता के तहत रखा जाता है और इसे निम्नानुसार मुद्रित किया जाता है: स्थिति - बाएं मार्जिन की सीमा से; हस्ताक्षर की डिकोडिंग - बाएं मार्जिन की सीमा से 48 मुद्रित वर्णों के बाद

सहारा 23. अनुमोदन की गर्दन

समझौता - यह दस्तावेज़ के पाठ में निहित मुद्दों का प्रारंभिक विचार है, जो सही प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आवश्यक है। समन्वय को संगठन के भीतर के अधिकारियों (आंतरिक समन्वय) और अन्य संगठनों (बाहरी समन्वय) के अधिकारियों के साथ किया जा सकता है। बाहरी अनुमोदन में सार्वजनिक संघों के साथ दस्तावेज़ की स्वीकृति भी शामिल है (श्रम सामूहिक परिषद, व्यापार संघ निकाय आदि)।

आंतरिक अनुमोदन के लिए, दस्तावेजों की मंजूरी का उपयोग किया जाता है, बाहरी के लिए - अनुमोदन की मुहर।

अनुमोदन स्टाम्प में बिना उद्धरण चिह्नों के "AGREED" शब्द है, उस व्यक्ति की स्थिति का नाम जिसके साथ दस्तावेज़ सहमत है (संगठन का नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उसका डिकोडिंग और दिनांक।

मान गया

जनसंपर्क विभाग के प्रमुख

CJSC "Businessconsult"

एस बी के हस्ताक्षर में निशान लगाये

29.12.2005

जब एक कॉलेजियम निकाय के साथ एक दस्तावेज पर सहमति व्यक्त की जाती है, तो दस्तावेज का नाम (नाममात्र मामले में), इसकी तारीख और संख्या अनुमोदन स्टाम्प में दर्शाई जाती है

मान गया

शेयरधारकों की बैठक मिनट

26.12.2005 № 6

यदि दस्तावेज़ को किसी अन्य दस्तावेज़ को जारी करके अनुमोदित किया जाता है, तो दस्तावेज़ का प्रकार, उसके लेखक (संगठन का नाम), तिथि और दस्तावेज़ सूचकांक अनुमोदन कॉलम में दर्शाए गए हैं:

मान गया

आरएएस प्रेसीडियम पत्र

दिनांक 26.12.05 नंबर 08-124

याद कीजिए!

अपेक्षित "अनुमोदन स्टैंप" "हस्ताक्षर" चर के नीचे स्थित है, और यदि कई अनुमोदन हस्ताक्षर हैं, तो वे, एक नियम के रूप में, एक अलग अनुमोदन पत्र पर स्थित हैं।

प्रॉप्स 24. दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा

दस्तावेज़ अनुमोदन वीजा - संगठन के अधिकारी की सहमति या असहमति का संकेत देने वाले दस्तावेज़ का विवरण - इसकी सामग्री के साथ दस्तावेज़ के लेखक।

दस्तावेज़ - कलाकार, इच्छुक अधिकारियों, कानूनी, वित्तीय और आर्थिक सेवाओं के जिम्मेदार व्यक्तियों, इस मुद्दे के प्रभारी संगठन के उप प्रमुख, कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रमुख द्वारा दस्तावेज़ की प्रकृति और सामग्री के आधार पर समर्थन किया जाता है।

वीजा में हस्ताक्षरकर्ता का हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का एक प्रतिलेख (प्रारंभिक, उपनाम) और तारीख शामिल है; यदि आवश्यक हो - अनुमोदन की स्थिति:

हस्ताक्षर ए.एस. एंटोनेंको

29.12.2005

यदि दस्तावेज़ पर टिप्पणियां हैं, तो उनकी उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया गया है:

नोट संलग्न हैं

क्रास्नाया ज़रीया संयंत्र के निदेशक

हस्ताक्षर ए.एस. एंटोनेंको

29.12.2005

वीएएस मूल प्रशासनिक दस्तावेज की अंतिम शीट के पीछे भेजे गए दस्तावेज़ (पत्र) की एक प्रति पर चिपकाए जाते हैं।

यदि एंडोर्समेंट प्रक्रिया के दौरान ड्राफ्ट डॉक्यूमेंट में महत्वपूर्ण बदलाव किए गए हैं, तो इसे फिर से अनुमोदित किया जाना चाहिए। ड्राफ्ट डॉक्यूमेंट को रिवाइज करते समय, री-देखे जाने की आवश्यकता नहीं होती है, ऐसे स्पष्टीकरण दिए जाते हैं जो इसका सार नहीं बदलते हैं।

प्रॉप्स 25. संगठन की मुहर

रूसी संघ के राज्य प्रतीक की छवि के साथ जवानों, रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट, एक शहर के हथियारों का कोट, रूसी संघ का एक क्षेत्र, साथ ही संगठनों की मुहरें (साथ) संगठनों का नाम) जिनके पास राज्य के प्रतीकों को चित्रित करने का अधिकार नहीं है (इसके बाद - मुहर) उन दस्तावेजों पर रखा जाता है, जिन्हें संगठन के लागू कानून या विनियमन के अनुसार हस्ताक्षर के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है। दस्तावेजों की एक अनुमानित सूची, जिस पर मुहर लगाई गई है: कार्य, अनुबंध, अटॉर्नी की शक्ति, गारंटी के पत्र, निर्देश, अनुमान, प्रमाण पत्र, संगठनों पर चार्ट और नियम, स्टाफिंग टेबल, मानदंड, आदि)।

सील या तो आधिकारिक या सरल हैं।

आधिकारिक मुहर गोल, केंद्र में हथियारों के कोट की छवि है, और संस्था का पूरा नाम परिधि के साथ इंगित किया गया है।

साधारण डाक टिकट आकार में हो सकता है: गोल, चौकोर, त्रिकोणीय और आयताकार। ऐसी मुहरों पर हथियारों के कोट की कोई छवि नहीं है, लेकिन केवल संस्था या इसकी संरचनात्मक इकाई का नाम है।

याद कीजिए!

स्टाम्प को इस तरह से चिपका दिया जाना चाहिए कि चिपका हुआ मुहर और व्यक्तिगत हस्ताक्षर की मुहर स्पष्ट रूप से सुपाठ्य हो।

लेटरहेड पर निष्पादित पत्रों को एक मुहर द्वारा प्रमाणीकरण की आवश्यकता नहीं होती है।

उन दस्तावेजों की सूची, जिन पर आधिकारिक मुहर लगाई गई है:

1) नागरिक कानून के समझौते या अनुबंध (आपूर्ति, अनुबंध, संयुक्त गतिविधियों, परिसर के पट्टे, काम के उत्पादन पर, आदि) पर;

2) रोजगार अनुबंध, दायित्व के अनुबंध;

3) अटॉर्नी की शक्तियां (इन्वेंट्री प्राप्त करने के लिए, मध्यस्थता में मामलों का संचालन करना, आदि);

4) वस्तुओं की स्वीकृति, कार्य, प्रदर्शन, लेखन, विशेषज्ञता, आदि के कार्य;

5) गारंटी और वाणिज्यिक पत्रों के पत्र (कार्यों, सेवाओं, आदि के प्रदर्शन के लिए);

6) एक कानूनी तथ्य की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र;

7) आधिकारिक और व्यक्तिगत दस्तावेज (शैक्षिक डिप्लोमा, काम की किताबें, शादी का प्रमाण पत्र, आदि);

8) लेखांकन दस्तावेज (आदेश, आदि);

9) ऋण पत्र के लिए आवेदन, स्वीकृति से इनकार, आदि;

10) बजटीय, बैंकिंग, पेंशन, भुगतान आदेश (मुद्रा प्राप्त करने और हस्तांतरित करने, आयात के लिए, आदि के लिए समेकित);

11) बैंकों को चेक, बजट आदेश प्रस्तुत करना

12) बीमा राशि, कटौती और देय वेतन, आदि के भुगतान के प्रमाण पत्र;

13) लागत अनुमान (पूंजी निर्माण के लिए नए उत्पादों के उत्पादन के लिए, अनुबंध के लिए गणना, आदि);

14) उपकरण, आदि के लिए आवेदन;

15) यात्रा प्रमाण पत्र;

16) वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए कर्मचारियों के मुहरों और हस्ताक्षर के छापों के नमूने;

17) विनिर्देशों (उत्पाद, उत्पाद, आदि);

18) स्टाफिंग टेबल और उनमें परिवर्तन।

प्रॉप्स 26. दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर निशान

इस आवश्यकता को कानूनी बल की एक प्रति देने के लिए चिपका दिया गया है। दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर नोट में "सच" शब्द शामिल है, उस कर्मचारी की स्थिति का नाम जिसने प्रतिलिपि प्रमाणित की, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलिपि और प्रमाणन की तारीख।

सही

जनसंपर्क विभाग के प्रमुख

CJSC "Businessconsult" हस्ताक्षर С.Б. में निशान लगाये

29.12.2005

याद कीजिए!

यदि दस्तावेज़ की एक प्रति किसी अन्य संस्था को भेजी जाती है या सौंपी जाती है, तो प्रमाणन चिह्न एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

फ़ैक्स द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ में कोई कानूनी बल नहीं है, इसलिए प्रमाणित प्रतियां मेल द्वारा भेजी जाती हैं।

प्रॉप्स 27. दस्तावेज़ के निष्पादक के बारे में ध्यान दें

अपेक्षित व्यक्ति उस व्यक्ति के साथ परिचालन संचार प्रदान करता है जिसने किसी भी मुद्दे को स्पष्ट करने और स्पष्ट करने के लिए दस्तावेज़ को आकर्षित किया।

निष्पादक के बारे में नोट में दस्तावेज़ के निष्पादक का अंतिम नाम (या अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक) और उसका फोन नंबर शामिल है।

प्रॉप्स निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ के अंतिम शीट के सामने या पीछे की तरफ स्थित हैं।

हां। कोंद्रतिवा

248 75 39

यूलिया पावलोव कोंडरातिवा 248 75 39

यदि दस्तावेज़ को पुन: पेश किया जाना है, तो कलाकार के बारे में चिह्न सामने की तरफ रखा जाता है।

प्रॉप्स 28. दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में इसकी दिशा पर एक नोट

अपेक्षित निष्पादित दस्तावेजों पर ही चिपका दिया जाता है, जो बाद के भंडारण और संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग के मामले में दायर किए जाते हैं।

दस्तावेज़ को निचले मार्जिन में दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर तैयार किया गया है।

याद कीजिए!

अपेक्षित में शामिल हैं:

शब्द "व्यापार में";

केस संख्या जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाएगा (आप वर्ष को इंगित कर सकते हैं);

दस्तावेज़ के निष्पादक के हस्ताक्षर;

मोहर की तारीख।

प्रदर्शन चिह्न चिपका दिया जाता है और या तो कलाकार द्वारा या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा दिनांकित किया जाता है।

2005 के 13–45 के मामले में

हस्ताक्षर 24.01.2005

पत्र भेजा गया

23.12.2005 № 01–11/201

मामले में 7-1 हस्ताक्षर 12/24/2005

O. A. एंटोनोवा 12/23/2005 को फोन द्वारा सूचना दी गई

व्यापार में 02-7

हस्ताक्षर 12/24/2005

प्रॉप्स 29. संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट

संगठन में एक दस्तावेज की प्राप्ति पर एक नोट हाथ से आने वाले दस्तावेजों पर चिपका दिया जाता है या एक विशेष पंजीकरण स्टाम्प का उपयोग किया जाता है।

यदि आवश्यक हो तो अपेक्षित में एक सीरियल नंबर, दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख, घंटे और मिनट शामिल हैं।

निशान दस्तावेज़ के पहले शीट के सामने के निचले दाएं कोने में स्थित है।

प्रॉप्स 30. दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी की पहचानकर्ता

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी की आईडी एक चिह्न है जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएं कोने में चिपका हुआ है और इसमें मशीन माध्यम, ऑपरेटर कोड, दिनांक, निर्माण का स्थान और संगठन द्वारा अपनाई गई अन्य खोज डेटा पर फ़ाइल का नाम है।

फ़ाइल के लिए पूर्ण पथ निर्दिष्ट करना वांछनीय है:

S: इस्माइलोव के कर्मियों के लिए आदेश

GOST R6.30-2003 में उन रूपों के लिए आवश्यकताएं हैं जिन पर कंपनी के दस्तावेज तैयार किए गए हैं। GOST की आवश्यकताओं के अनुसार, A4 (210x297 मिमी) या A5 (148x210) रूपों का उपयोग किया जाता है।

तालिका 1. उपभोक्ता कागजी प्रारूप की आयामी विशेषताएँ (मिमी)

लेटरहेड्स के उत्पादन के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला पेपर सफेद या, असाधारण मामलों में, हल्के ढंग से क्रीम या पीले टन में रंगा होना चाहिए। उच्चतम ग्रेड के कागज पर स्थायी भंडारण के दस्तावेजों के लिए प्रपत्र बनाए जाने चाहिए।

रिक्त दस्तावेजों पर, बाएं मार्जिन कम से कम 20 मिमी होना चाहिए, सही मार्जिन कम से कम 10 मिमी होना चाहिए, शीर्ष (विवरण के लिए क्षेत्र सहित 01,02,03,16,19) - कम से कम 20 मिमी, नीचे - कम से कम 20 मिमी।

दस्तावेजों के प्रपत्र मुख्य रूप से मुद्रण विधि द्वारा उत्पादित किए जाने चाहिए। एक अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के लिए, यह परिचालन मुद्रण (फोटोकॉपी) के साधनों का उपयोग करके प्राप्त प्रपत्रों का उपयोग करने की अनुमति है, साथ ही साथ व्यक्तिगत कंप्यूटर पर एक विशिष्ट दस्तावेज़ बनाते समय सीधे फॉर्म के सभी आवश्यक विवरणों को पुन: प्रस्तुत करता है।

जिन प्रपत्रों में रूसी संघ का राज्य प्रतीक या संघ का घटक इकाई का प्रतीक होता है, वे एक विशेष रूप से होते हैं और सख्त जवाबदेही के अधीन होते हैं जो विशेष रूप से मुद्रण द्वारा निर्मित होते हैं। संगठनों के लेटरहेड्स के निर्माण और संगठन के पंजीकृत लोगो की छवि में एक ही नियम का पालन किया जाना चाहिए।

GOST एक संगठन, उसकी संरचनात्मक इकाई और एक अधिकारी के लिए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए निम्न प्रकार के फॉर्म स्थापित करता है:

1) किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ के निर्माण के लिए सामान्य रूप (एक पत्र को छोड़कर);

2) लेटरहेड;

3) एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक फॉर्म (एक पत्र को छोड़कर)।

दस्तावेजों के कोणीय और अनुदैर्ध्य व्यवस्था दोनों के आधार पर सभी प्रकार के फॉर्म बनाए जा सकते हैं। विवरण के अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ, उनकी सीमाओं को प्रपत्र के दाहिने मार्जिन की सीमा तक बढ़ाया जाता है।

ऐसे मामलों में जहां राष्ट्रीय और रूसी भाषाओं में मुद्रित विवरण कोने के विकल्प के लिए आवंटित क्षेत्र के भीतर रखे गए हैं, विवरण के कोणीय व्यवस्था के साथ रूपों का उत्पादन करना उचित है। इसके अलावा, प्रत्येक अपेक्षित को राष्ट्रीय भाषा में ऊपर, और नीचे - रूसी में इंगित किया गया है।

8.2। DOCUMENTAL REGISTRATION रूस के गोसकोमस्टेट के डिक्री द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों की एल्बम, दिनांक 30 अक्टूबर, 1997 नंबर 71 ए, में केवल अंतरंग संपत्ति के लिए कार्ड के रूप में शामिल है (प्रपत्र संख्या NMA-1) । इसका उपयोग सभी प्रकार के खाते के लिए किया जाता है

पुस्तक निवेश परियोजनाओं से: मॉडलिंग से कार्यान्वयन तक लेखक वोल्कोव एलेक्सी सर्गेइविच

4.3.5 है। लेनदेन का पंजीकरण लेन-देन का पंजीकरण (संरचना) निम्नलिखित चरणों को पूरा करने में शामिल है:? चरण 1 - लेनदेन की संरचना (टर्म-शीट) को परिभाषित और सहमत करना;) चरण 2 - एक निवेश समिति धारण करना - निवेशक के सामने निवेश परियोजना की रक्षा करना? चरण 3 -

किताब ऑल अबाउट इनवॉइस से लेखक क्लोकोवा अन्ना वैलेंटाइनोव्ना

1.5 है। अपेक्षित का अभाव पिछले अनुभाग में अपेक्षित चालान शामिल हैं जो आवश्यक रूप से जारी किए गए चालान में शामिल होने चाहिए। यदि वैट किसी भी लापता आवश्यकता के साथ चालान पर ऑफसेट के लिए प्रस्तुत किया जाता है, तो कर अधिकारी मना कर देंगे

पेइंग टैक्स एंड फीस: हाउ टू गेट ए डेफरल लेखक क्लोकोवा अन्ना वैलेंटाइनोव्ना

5.2। दस्तावेज़ीकरण एक आस्थगित, किस्त योजना या निवेश कर क्रेडिट प्राप्त करने के लिए, करदाता को उपयुक्त फॉर्म का एक आवेदन प्रस्तुत करना होगा, जिसकी अनुशंसित रूप रूसी संघ के आदेश संख्या SAE-3-19 के संघीय कर सेवा में दी गई है। / [ईमेल संरक्षित] 21 नवंबर से

पुतिन युग के टैक्स क्रिमिनल्स की किताब से। कौन हैं वे? लेखक विटकिना यूलिया व्लादिमीरोवाना

1.2। लेन-देन का पंजीकरण यदि तीसरे पक्ष कंपनी और उसकी सहायक कंपनियों के बीच संबंधों में हस्तक्षेप करते हैं, तो यह हमेशा संदिग्ध होता है, और सावधानीपूर्वक जांच की जाएगी, जो कि यूडीमर्टनेफ्ट मामले से भी आता है। जो सामान उसने खरीदा (अन्य संगठनों के माध्यम से) आरएओ नोरिल्स्क निकेल द्वारा बेचा गया था।

लेखक स्मिर्नोवा एलेना पेत्रोव्ना

अध्याय 1. दस्तावेजों के आवश्यक कार्यों की संरचना कार्यालय के काम में दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं और नियमों की एक संख्या है, जो राज्य के मानक कृत्यों-मानकों द्वारा स्थापित किए जाते हैं। कागजी कार्रवाई के नियमों का अनुपालन उन्हें प्रदान करता है: कानूनी

पुस्तक कार्यालय से सचिव के लिए काम करती है लेखक स्मिर्नोवा एलेना पेत्रोव्ना

अध्याय 2. आवश्यक पंजीकरण के लिए नियम विवरण एक आधिकारिक दस्तावेज के पंजीकरण के अनिवार्य तत्व हैं। प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, पत्र, अधिनियम, आदि) में आवश्यक वस्तुओं का एक निश्चित सेट है, जो दस्तावेज़ के अनुसार स्थित और निष्पादित किए जाते हैं। साथ से

पुस्तक से कार्मिक सेवा के लिए आधुनिक आवश्यकताएं (विभाग) लेखक पोनोमेर्वा नतालिया जी।

३.४। छुट्टियों का पंजीकरण कला के पैरा 5 के अनुसार। 37 रूसी संघ के संविधान में, सभी को आराम करने का अधिकार है। एक रोजगार अनुबंध के तहत काम करने वाले कर्मचारी को संघीय कानून द्वारा स्थापित वार्षिक भुगतान की गारंटी दी जाती है। छुट्टियों के पंजीकरण के बारे में कई सवाल उठते हैं।

पुस्तक गुणवत्ता प्रबंधन से। कार्यशाला लेखक Rzhevskaya स्वेतलाना

6 अनुसंधान रिपोर्ट का पंजीकरण

किताब ऑफिस के काम से। कार्यालय दस्तावेजों की तैयारी लेखक डेमिन यूरी

प्रबंधन दस्तावेजों के मानक विवरण का परिशिष्ट पंजीकरण 2.3.1। प्रबंधन दस्तावेजों के मानक विवरण तैयार करते समय, GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली के प्रावधान। एकीकृत प्रणाली

एक कार्मिक अधिकारी के बिना पुस्तक मानव संसाधन से लेखक गुसात्निकोवा डारिया एफिमोव्ना

4.1। रूसी संघ के श्रम संहिता के अवकाश अध्याय 19 का पंजीकरण निम्न प्रकार के अवकाश प्रदान करता है: वार्षिक मुख्य अवकाश, अतिरिक्त छुट्टी और बिना वेतन के छुट्टी। इसके अलावा, रूसी संघ का श्रम संहिता परिवार के साथ महिलाओं, व्यक्तियों के लिए पत्ते भी प्रदान करता है

पुस्तक कंपनी रिकॉर्ड्स प्रबंधन से लेखक खराब मौसम अलेक्जेंडर वी।

3.5 है। मामलों का गठन और निष्पादन मामलों का गठन मामलों में नामांकित मामलों के अनुसार मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का एक समूहन है और एक मामले के भीतर दस्तावेजों का व्यवस्थितकरण। केवल निष्पादित दस्तावेजों को ही मामलों में दायर किया जाता है, जिसमें अपेक्षित "मार्क"।

पुस्तक ह्यूमन रिसोर्स ऑफ़ द एंटरप्राइज: ऑफिस वर्क, डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट और रेगुलेटरी फ्रेमवर्क से लेखक गुसात्निकोवा डारिया एफिमोव्ना

2.6.4। छुट्टियों का पंजीकरण छुट्टियों को प्रदान करने और उचित आदेश जारी करने का आधार कर्मचारी का एक व्यक्तिगत बयान है। आवेदन का एक मनमाना रूप है, लेकिन इसमें निम्नलिखित विवरण होने चाहिए: स्थिति और उपनाम, नाम, सिर का संरक्षक,

पुस्तक ट्रैवल एजेंसी से: कहां से शुरू करें, कैसे सफल हों लेखक मोखोव जियोर्जी एवोंडिलोविच

ट्रैवल एजेंसी कार्यालय की सजावट यदि बजट अनुमति देता है, तो हम एक पेशेवर डिजाइनर की सेवाओं का उपयोग करने की सलाह देते हैं; मेरा विश्वास करो, एक सुंदर और डिस्पोजेबल कार्यालय बनाने के लिए खर्च किए गए पैसे नियमित ग्राहकों और आपके लिए स्थायी बिक्री लौटाएंगे।

पुस्तक विज्ञापन से। सिद्धांत और अभ्यास लेखक वेल्स विलियम