Кто такие налоговые агенты

Организация, выплачивающая доход своим работникам, выступает в роли налогового агента по НДФЛ.

Что делают налоговые агенты по НДФЛ

Согласно статье 24 НК РФ налоговые агенты обязаны:

• правильно и своевременно исчислять налоги,
• удерживать налоги из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам,
• перечислять налоги в бюджет.

С позиции НДФЛ это возможно, если правильно будет определен налоговый статус физического лица.

Налоговый кодекс не обязывает физических лиц подтверждать свой статус, однако, налоговый агент обязан в соответствующих регистрах налогового учета по НДФЛ указывать налоговый статус физических лиц, в отношении которых они являются источником дохода. Проблема заключается в том, что на законодательном уровне не определен перечень документов, которые служат основанием для подтверждения налогового статуса.

Вебинары для бухгалтеров

Ответ могут дать разъяснения контролирующих органов, например, Письмо МФ РФ от 26.04.2012 № 03-04-05/6-557.

Кроме того, на сайте ФНС РФ размещено Информационное сообщение ФНС РФ «О процедуре подтверждения статуса налогового резидента РФ», в котором приводится примерный перечень документов для подтверждения статуса и рассмотрена возможность письменного обращения в налоговый орган за подтверждением налогового статуса.

В РФ действует только один тест для определения налогового статуса физического лица — тест физического присутствия на территории РФ. Именно факт нахождения на территории РФ необходимо подтвердить или опровергнуть физическим лицам. С позиции контролирующих органов, время нахождения на территории РФ может быть определено:

• по отметкам пропускного контроля в паспорте,
• трудовым договором,
• справкой с места работы, учебы,
• справкой из медицинского учреждения,
• свидетельством о регистрации по месту временного пребывания и др.

При этом согласно позиции МФ РФ, отметка пограничного контроля в миграционной карте не подтверждает налоговый статус лица (Письмо МФ РФ от 29.12.2010 № 03-04-06/6-324).

Объектом налогообложения НДФЛ является доход, который имеет денежную, натуральную форму, или получен в виде материальной выгоды. На вебинаре был подробно рассмотрен порядок формирования налоговой базы по доходам в виде материальной выгоды.

Расчет НДФЛ налоговым агентом

В общем виде формула исчисления дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование кредитными средствами выглядит так:

МВ = (2/3 СтР (или 9 %) - Пд) х С х Кд/365 (366),

МВ — материальная выгода;

2/3СтР — размер 2/3 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ по средствам в рублях или 9%, если средства в иностранной валюте;

Пд — процент согласно условиям договора кредита или займа;

С - сумма заемных или кредитных средств;

Кд — количество дней пользования средствами;

365 (366) - число календарных дней в году.

В ряде случаев, оговоренных в ст. 212 НК РФ, материальная выгода от экономии на процентах за пользование кредитными, заемными средствами не определяется.

Например, в случае приобретения налогоплательщиком за счет таких кредитных, заемных средств квартиры или комнаты.

Доход в виде материальной выгоды не определяется в случае одновременного выполнения условий:

• целевое использование средств на приобретение жилья,
• наличие у налогоплательщика неиспользованного права на имущественный налоговый вычет,
• представление налогоплательщиком уведомления из налогового органа.

Следует отметить, что материальная выгода в этом случае не определяется с месяца представления налогоплательщиком налогового уведомления из налоговой инспекции (Письмо МФ РФ от 13.04.11 № 03-04-06/6-87).

За пересчетом налога по материальной выгоде налогоплательщику необходимо обратиться в налоговый орган и представить налоговую декларацию.

Налоговый агент может предоставить налогоплательщику ряд налоговых вычетов:

• стандартные налоговые вычеты;
• социальный налоговый вычет по взносам на негосударственное пенсионное страхование, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни, а также на уплату дополнительных страховых взносов;
• имущественный налоговый вычет по расходам на приобретение или строительство жилья.

С 2016 года добавляется социальный вычет на обучение налогоплательщика и ребенка налогоплательщика, медицинские услуги и лекарственные препараты, включая дорогостоящие.

Основной вычет, который предоставляет налогоплательщику налоговый агент — стандартный налоговый вычет. Практика применения данного вычета в ряде случаев применения норм налогового законодательства вызывает вопросы. Например, можно ли накапливать сумму вычета в течение налогового периода, если в отдельные периоды у налогоплательщика отсутствуют доходы? При решении этого вопроса можно обратиться к разъяснениям, представленным ФНС РФ. Так, в Письме ФНС от 29.05.2015 № БС-19-11/112 “О рассмотрении обращения” указано, что налогоплательщик имеет право на налоговый вычет за каждый месяц налогового периода, а при предоставлении вычета на детей — при соблюдении ограничений по доходу 280 000 руб., включая месяцы, когда у налогоплательщика отсутствовали доходы. Аналогичная позиция по данному вопросу выражена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 14.07.2009 № 4431/09. При этом обращено внимание, что неиспользованная сумма вычета на следующий налоговый период не переносится.

Социальные налоговые вычеты могут быть предоставлены налогоплательщику налоговым агентом только при условии, что по заявлению налогоплательщика и из его доходов организация перечисляет страховые взносы. Перечень документов для предоставления вычета налоговым законодательством не оговорен. В своих письмах МФ РФ указывает, что основными документами являются:

• заявление налогоплательщика;
• договор о пенсионном обеспечении;
• копии лицензии страховой организации;
• выписка из лицевого счета;
• копии документов, подтверждающие родство налогоплательщика с лицами, в пользу которых перечислены взносы.

В части предоставления имущественного налогового вычета на приобретение или строительства жилья, необходимо отметить, что налоговый агент вправе предоставить вычет только в том случае, если налогоплательщик предоставит в бухгалтерию организации заявление и налоговое уведомление. При этом вычет начинает предоставляться с месяца представления этих документов. Перерасчет за прошлые месяцы налогового периода налоговый агент не производит. Для полного возврата налога, уплаченного в налоговом периоде, налогоплательщику следует обратиться в налоговый орган по окончании налогового периода и представить налоговую декларацию.

Более подробно о документах, которые налогоплательщик представляет в налоговый орган вместе с налоговой декларацией, можно прочитать в Письме ФНС РФ от 22 ноября 2012 года № ЕД-4-3/19630@.

А теперь поговорим об ответственности налоговых агентов (ст. 123 НК РФ):

• не удержание или не перечисление НДФЛ в бюджет наказывается штрафом 20% от суммы, подлежащей удержанию (перечислению)
• несообщение налоговому органу о невозможности удержать налог — штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ
• непредставление справки по ф. 2-НДФЛ — штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ

Отдельно на вебинаре был рассмотрен вопрос, важный и актуальный для налоговых агентов. Это вопрос о взыскании и возврате сумм НДФЛ. Так, если налоговый агент не удержал или не полностью удержал НДФЛ, то он должен выполнить следующие действия:

• налоговый агент удерживает недостающую сумму из других выплачиваемых такому физ. лицу сумм дохода (п.п. 1, 4 ст. 226 НК РФ);
• при невозможности удержать — письменно сообщает о сумме задолженности физическому лицу и в налоговый орган. При этом считается, что обязанность налогового агента выполнена.

Налоговый агент излишне удержал НДФЛ

Если налоговый агент излишне удержал НДФЛ, то он обязан такие суммы вернуть. При этом:

• налоговый агент письменно сообщает физическому лицу о факте и размере излишне удержанного налога в течение 10 дней с момента обнаружения факта (абз.2 п.1 ст. 231 НК РФ);
• физическое лицо пишет заявление налоговому агенту (п.1 ст. 231 НК РФ);
• налоговый агент возвращает излишне удержанный налог в 3-х месячный срок (абз.1 п.1 ст.231 НК РФ). Это можно сделать за счет НДФЛ этого работника или налога, удержанного с доходов других физических лиц. Если такое невозможно, то налоговый агент в 10-дневный срок с момента получения заявления от физического лица обращается с заявлением в налоговый орган о возврате переплаты и представляет выписку из реестра налогового учета за период излишнего удержания (абз. 6,8 п.1 ст. 231 НК РФ).

Налоговый агент вправе вернуть НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата из бюджета (абз.9 п.1 ст.231 НК РФ).

Существует возможность зачесть переплату по НДФЛ в счет предстоящих платежей. Для этого необходимо получить заявление налогоплательщика. В свою очередь, налоговый агент представляет заявление в налоговую инспекцию и налоговая инспекция в течение 5 дней после принятия решения сообщает о возможности зачета налоговому агенту (п.9 ст. 78 НК РФ).

В случае, если налогоплательщик в течение налогового периода поменял налоговый статус с налогового нерезидента на статус налогового резидента, перерасчет НДФЛ возможен только по итогам года, при представлении налогоплательщиком налоговой декларации и документов, подтверждающих налоговый статус резидента РФ (п. 1.1 ст. 231 НК РФ).

В Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Налоговыми агентами по НДФЛ признаются

Российские организации

Индивидуальные предприниматели

Постоянные представительства иностранных организаций в РФ

от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.

Налоговые агенты по НДФЛ обязаны

#M12293 0 901765862 1265885411 7715060 594947439 3446434936 7715060 77 594938987 34464349281) правильно и своевременно исчислять, удерживать из средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять в бюджет соответствующую сумму налога;#M12293 2 901738491 24568 4294967262 3448018121 24572 77 4294967294 1822623037 77

2) в течение одного месяца письменно сообщать в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог у налогоплательщика и о сумме задолженности налогоплательщика;

3) вести учет выплаченных физ. лицам доходов, удержанного и перечисленного в бюджет налога, в том числе персонально по каждому налогоплательщику;

4) представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления налогового контроля.

Исчисление налога

Исчисление сумм налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, без учета доходов, полученных налогоплательщиком от других налоговых агентов, и удержанных другими налоговыми агентами сумм налога.

При этом по доходам, облагаемым по разным ставкам, сумма налога исчисляется налоговым агентом отдельно по каждой виду доходов.

По доходам, облагаемым по ставке 13%, расчет ведется #M12293 3 901765862 1265885411 7714746 2024542340 2054173439 4257889665 4201696445 3359731583 4нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Алгоритм расчета:

Т.Е в результате физическое лицо получает доход уже за вычетом НДФЛ

Удержание налога

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается.

Удержание может производиться за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. Невозможностью удержать налог признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Определение даты фактического получения дохода и даты перечисления НДФЛ в бюджет

Перечисление налога

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода за выполнение трудовых обязанностей.

В иных случаях налоговые агенты перечисляют суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, - для доходов, выплачиваемых в денежной форме, а также дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, - для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.

Совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом, уплачивается по месту учета налогового агента в налоговом органе

Налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять удержанные суммы налога как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.

Если совокупная сумма налога, удержанная налоговым агентом из доходов физических лиц, составляет менее 100 рублей, она добавляется к сумме налога, подлежащей перечислению в бюджет в следующем месяце, но не позднее декабря текущего года.

Излишне удержанные налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы налога подлежат возврату налоговым агентом по представлении налогоплательщиком соответствующего заявления.

Оформление расчетов по НДФЛ

Налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами, в форме 1- НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и НДФЛ». #M12293 0 901765862 7715370 77 3685827596 106 948028639 594938987 3321101044 3464Карточка открывается ежегодно на каждое физическое лицо.

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (Форма 2- НДФЛ «Справка о доходах физического лица и едином социальном налоге»)

Если количество справок не превышает 10 – форма -НДФЛ представляется на бумажных носителях, более 10 - на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций в порядке, определяемом Министерством Российской Федерации по налогам и сборам.

При этом не представляются сведения о выплаченных доходах индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги) в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.

Справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога может быть выдана налоговым агентом физическим лицам по их заявлениям.

С львиной доли своих доходов физические лица платят НДФЛ не самостоятельно, а через посредников (налоговых агентов). Налоговые агенты - это непременно источники дохода, которые в силу возложенных на них обязанностей удерживают часть дохода, равную налогу, для перечисления государству .

Налоговыми агентами признаются (п.1.ст.226 НК):

— российские организации;

— индивидуальные предприниматели;

— нотариусы, которые занимаются частной практикой;

— адвокаты, которые учредили свои кабинеты;

— обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Если организация по просьбе сотрудника направит часть его зарплаты третьим лицам, с которыми у организации нет договорных отношений, то налоговым агентом в этом случае она не становится. Следовательно, удерживать НДФЛ не обязана (Постановление ФАС Московского округа от 03.09.10 г. №КА-А40/10021-10).

Налоговые агенты обязаны :

1. Правильно и своевременно исчислять и удерживать НДФЛ (п.1 ст.226 НК).

Удерживать НДФЛ налоговые агенты обязаны непосредственно при выплате дохода физлицу (п.4 ст.226 НК). Однако удержание НДФЛ с авансов по заработной плате не производится (Письмо Минфина от 05.09.12 г. №03-04-06/8-232).

Есть случаи, когда удержать НДФЛ не представляется возможным. Например, при единовременной выдаче дохода в натуральной форме (подарка). В этом случае новая редакция пункта 5 статьи 226 НК предписывает налоговым агентам подождать до окончания года, чтобы при появлении первой возможности (выплате еще каких-либо доходов) удержать неудержанный налог (Письмо Минфина от 17.11.10 г. №03-04-08/8-258). Если такая возможность до конца года не представится, то о невозможности удержания НДФЛ придется сообщить в налоговый орган и физическому лицу в срок до 31 января следующего года включительно. После этого обязанность налогового агента будет считаться исполненной (Письмо Минфина от 05.04.10 г. №03-04-06/10-62).

Если срок пропущен, сообщить все равно необходимо (Письмо ФНС от 16.07.12 г. №ЕД-4-3/11637@).

1. Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет (п.1 ст.226 НК).

Перечислить в бюджет удержанный налог налоговый агент в зависимости от ситуации обязан:

• в день непосредственной выплаты дохода (день перечисления на банковские счета налогоплательщиков);
• в день получения средств для выплаты дохода со своего банковского счета (при выплате через кассу);
• не позднее дня, следующего за днем выплаты (выплата через кассу из наличной выручки);
• не позднее дня, следующего за днем удержания налога (при выплатах в натуральной форме или материальной выгоде).

За несвоевременное перечисление налоговый агент несет ответственность в виде штрафа и пени.

Налог должен перечисляться исключительно удержанный с налогоплательщиков - физических лиц. Уплачивать за свой счет налоговым агентам категорически запрещено (п.9 ст.226 НК). Суммы, перечисленные в бюджет сверх удержанных сумм, налогом не признаются и подлежат возврату налоговому агенту (Письмо ФНС от 19.10.11 г. №ЕД-3-3/3432@).

1. Вести учет доходов (п.1 ст.230 НК).

Налоговый кодекс вменяет в обязанность налоговым агентам ведение учета выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов и сумм налога, начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет. Для этого налоговые агенты самостоятельно разрабатывают формы (регистры налогового учета), куда по каждому физическому лицу (получателю дохода) заносят вышеуказанные сведения.

1. Представлять сведения в налоговые органы (п.2 ст.230 НК).

Собранные в налоговых регистрах сведения за календарный год не позднее 1 апреля следующего года направляются в налоговые органы по месту учета налогового агента и месту учета его обособленных подразделений. Сведения представляются путем подачи справок по форме 2-НДФЛ.

1. Выдавать справки о доходах физлицам (п.3 ст.230 НК).

Физические лица, получатели дохода, источником которого был данный налоговый агент, могут получить свой экземпляр справки о доходах. Форма та же, что и для налоговых органов - 2-НДФЛ. Для этого нужно написать заявление налоговому агенту. За отказ налогового агента в представлении справки налогоплательщику ответственность для первого не предусмотрена (Письмо УФНС по г. Москве от 24.02.11 г. №20-14/3/16873).

1. Обеспечивать сохранность документов (подп.5 п.3 ст.24 НК).

Сохранность документов, свидетельствующих о начислении, удержании и перечислении НДФЛ, должна обеспечиваться налоговыми агентами на протяжении четырех лет.