Какие документы организации необходимо получить от контрагентов для подтверждения расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, при приобретении материальных ценностей, оплате услуг? "Доходная" УСН: нужно ли подтверждать рас

Одно из главных преимуществ, которое дает бизнесмены регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, а не организации – отсутствие обязательного требования вести бухгалтерский учет. Поэтому многие наивно предполагают, что никаких особых требований к составляемым документам не предъявляется. Главное, чтобы были какие-то бумаги, которые помогут подтвердить доходы и расходы для налогового учета. Однако здесь кроется серьезное заблуждение.

Право не вести учет

ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, имеют право не вести бухгалтерский учет и не сдавать бухгалтерскую отчетность, согласно п.1 ч.2 ст.6, ч.1 ст.18 закона «О бухгалтерском учете».

В то же время ИП на общей и упрощенной системе налогообложения обязаны вести налоговый учет и составлять Книгу учета доходов и расходов (на ОСНО и УСН свои формы такой книги). Данные этих книг используются для расчета налогов.

Все записи в Книгу учета делаются при совершении хозяйственных операций, в ходе которых составляются первичные учетные документы. Хозяйственная операция – это свершившийся факт хозяйственный деятельности, оформленный документом (продажа продукции, закупка товара, начисление зарплаты и т.п.).

Требования к составлению документов налоговое законодательство не содержит, поэтому здесь работают требования законодательства о бухгалтерском учете. Не каждая бумага имеет право называться документом. От составления первичных документов ИП, также как и организации, не освобождаются.

Требования к первичке

Требования к первичным документам установлены ст.9 закона «О бухгалтерском учете»:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ч.4 ст.9 также говорит, что утверждает формы документов руководитель экономического субъекта. Причем можно использовать не только типовые формы, но и разработанные самостоятельно (кроме кассовых и банковских документов, транспортной накладной). ИП также является экономическим субъектом. Никаких исключений по утверждению форм первичных учетных документов для ИП не установлено.

С какими документами чаще всего встречается Индивидуальный предприниматель?

• При работе с поставщиками:

ТОРГ-12 — за товары

Акт выполненных работ – за выполненные услуги

Счет-фактура – если поставщик является плательщиком НДС

• При работе с транспортной компанией:

Акт выполненных работ

ТТН, либо транспортная накладная

Счет-фактура, если поставщик является плательщиком НДС

• При оплате наличными за канцтовары, хозтовары и проч.:

Товарный чек – если компания применяет ЕНВД

Товарный чек+чек ККМ – если компания на УСН или ОСНО.

Данные документы должны быть заполнены в соответствии с требованием законодательства. Иметь все необходимые реквизиты.

На какие суммы уменьшается УСН-налог

Если компания, применяющая УСН, выбрала объект налогообложения "доходы", то УСН-налог она платит со всей суммы дохода (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). То есть расходы компании, по сути, никого интересовать не должны.
При этом возникает вопрос: обязана ли организация документально подтверждать произведенные ею расходы?
Минфин России отмечает, что указанные налогоплательщики в целях налогового учета документально подтверждать произведенные расходы, которые не влияют на исчисление суммы налога, не обязаны (Письма Минфина России от 16.06.2010 N 03-11-11/169, от 20.10.2009 N 03-11-09/353).
НК РФ разрешает уменьшить сумму "доходного" налога только на следующие платежи:
- страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
- страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- страховые взносы на обязательное медицинское страхование;
- страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- пособия по временной нетрудоспособности;
- платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

Деньги под отчет на хознужды

Компания, от которой физлицо получило доход, обязана исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц, то есть выполнить функции налогового агента.
При этом организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов (п. 5 ст. 346.11 НК РФ).
Тот факт, что компания применяет УСН с объектом "доходы" и не отражает в учете стоимость приобретенных подотчетным лицом товарно-материальных ценностей в силу применяемого спецрежима, не имеет значения для исчисления НДФЛ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации доход сотрудника облагается НДФЛ в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения. Такие разъяснения приведены налоговой службой в Письме от 31.10.2013 N 03-11-11/46739.
При этом необходимо учитывать, что Положением о порядке ведения кассовых операций N 373-П установлено, что для выдачи наличных денег на расходы работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию компании авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Расходы на командировку

Другая ситуация. Работники компании направляются в командировки. Необходимо ли документально подтверждать произведенные расходы на проезд работника, его размещение в гостинице, выданные ему суточные, иные сопутствующие расходы (то есть хранить кассовые чеки, квитанции, счета, иную подтверждающую документацию)? Нужно ли оформлять авансовый отчет, командировочное удостоверение, иные документы, подтверждающие нахождение работника в командировке?
Минфин России считает, что нужно (Письмо от 30.10.2013 N 03-11-11/46198). Это связано с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 346.11 НК РФ для "упрощенцев" сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Кроме того, согласно ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом "доходы", оформление документов, подтверждающих направление работников в служебные командировки и произведенные ими вышеуказанные расходы в служебных командировках, а также авансовых отчетов должны производить в общеустановленном порядке.

Последствия

Итак, если подотчетник не представит в бухгалтерию компании документы, подтверждающие расходы, то данный факт может быть признан нарушением кассовых операций.
Указанные действия грозят административной ответственностью. За это инспекторы могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф взимается в размере:
- с юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.;
- с должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.
Кроме того, компания не вправе выдать подотчетнику, который не представил расходные документы, новые подотчетные суммы.
Однако это не все штрафы. Компанию могут привлечь по ст. 123 НК РФ за невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы. Такое нарушение грозит штрафом в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.
Кроме того, работника обяжут заплатить в бюджет НДФЛ в размере 13 процентов от всех полученных под отчет сумм.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращения по вопросам, связанным с порядком применения упрощенной системы налогообложения, и на основании информации, изложенной в обращениях, сообщает следующее.

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, при определении налоговой базы могут учитывать расходы, перечисленные в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс).

В соответствии с подпунктом 18 пункта 1 указанные налогоплательщики при определении налоговой базы вправе учитывать расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи.

Исходя из статьи 2 Федерального закона от "О связи" электросвязью признаются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. Таким образом, расходы на оплату услуг связи, в том числе, сотовой связи, могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения. Указанные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 (пункт 2 статьи 346.16 Кодекса).

Согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, при оплате услуг сотовой связи, в том числе через Интернет, документальным подтверждением указанных расходов могут являться договора (соглашения) об оказании услуг связи с организациями - поставщиками услуг связи, документы, подтверждающие оплату данных услуг (счета на оплату услуг связи, выставленные поставщиками данных услуг потребителю с расшифровкой выполненных услуг, тарифами за оказанные услуги и т.д.), распечатка электронного письма, подтверждающего факт оказания услуг пользователю, заверенная в установленном порядке, и т.п.

В отношении вопроса о порядке подтверждения при применении упрощенной системы налогообложения расходов по оплате приобретенных индивидуальным предпринимателем услуг денежными средствами в наличной форме сообщаем, что в соответствии со налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и Порядок заполнения которой утверждены .

В соответствии с указанным приказом Минфина России операции, регистрируемые в книгах учета, должны быть подтверждены первичными документами. Налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога.

Соответственно, для налогоплательщиков - индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.

"О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" определен перечень случаев, когда наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт могут осуществляться без применения контрольно-кассовой техники.

Учитывая изложенное, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в установленных законом случаях могут быть подтверждены не только отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками, но и иными документами (товарными чеками, квитанциями), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора

Департамента

Порядок определения расходов 2. Расходы, указанные в пункте 1 настоящей статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 настоящего Кодекса. Расходы. Группировка расходов 1. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Покупаете товар должны взять у продавца кассовый чек и накладную или товарный чек (если приобретаете у того, кто применяет ЕНВД) Организации дают еще счет и сч-фк (если работают с НДС).

Если вы потом этот товар продаете то ничего доказывать не надо. Если вы понесли иные расходы то они должны быть поименованы в перечне расходов, которые могут быть учтены плательщиками УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). и относится к вашей деятельности

Рекомендация эксперта
Основные средства при УСН имеют то же самое определение, что и при общей системе. Это активы, приобретаемые для использования в предпринимательской деятельности (а не для перепродажи), сроком полезного использования больше года и стоимостью свыше 40000 рублей. Основное предназначение основных средств (ОС) при УСН – приносить экономическую прибыль.

Основные средства при УСН уменьшают налогооблагаемую базу по упрощенному налогу при приобретении в части признанных расходов. Их перечень строго регламентирован ст. 346.16 НК РФ. Помимо этого, основное средство при УСН должно быть:

фактически оплачено; сопровождено надлежаще оформленными документами; предназначаться для непосредственного использования в предпринимательской деятельности организации или ИП; если оно является объектом недвижимости или транспортным средством, то необходимо зарегистрировать право собственности. Списание расходов на упрощенной системе актуально при использовании объекта налогообложения «Доходы минус расходы». В этом случае налог к уплате уменьшается на стоимость приобретенного имущества. При объекте налогообложения «Доходы» любые затраты, которые несет фирма не влияют на уменьшение налога, так как он платится исключительно с поступлений на расчетный счет и в кассу. Поэтому основные средства при УСН на «Доходах» учитываются в бухгалтерском учете в общем порядке, но не фиксируются в КУДИР.

Постановка на учет основного средства при УСН осуществляется по его первоначальной стоимости. Что включает в себя это понятие?

Цена, за которую приобрели ОС: сумма по договору, включая НДС (так как упрощенцы не признаются плательщиками НДС, то налог включают в первоначальную стоимость), расходы по доставке и установке в случае таковой необходимости. Таможенные сборы. Государственные пошлины. Оплата услуг посредника, юриста, консультанта, которые были необходимы для покупки основных средств. Расходы на основное средство при УСН начинают списывать в том налоговом периоде, когда оно полностью оплачено, введено в эксплуатацию и начато и его использование в предпринимательской деятельности.

Расходы учитывают в течение налогового периода равными долями и признаются на последнее число. То есть они списываются в последний день квартала. При этом, в налоговом нужно списать до конца года, сразу после оплаты и ввода в эксплуатацию. То есть, если основное средство купили в октябре, всю его стоимость спишут на расходы 31 декабря. Сумма покупки и срок полезного использования имущества роли не играет.

Если основные средства при УСН покупаются в рассрочку, расходы на них также списываются, но в сумме фактически уплаченных денежных средств после ввода в эксплуатацию. Но можно дождаться и полной оплаты имущества и уже потом отразить расход. Данный способ упрощает учет, но не выгоден фирме.

При покупке основного средства бывшего в употреблении постановка на учет и списание расходов на приобретение происходят в том же порядке.