Вы здесь: Кадры

Введение

1. Личная карточка как обязательный документ по учёту кадров

2. Личное дело как необязательный документ по учёту кадров

3. Оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей к ним

Заключение

Список использованных источников

Введение

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по учёту кадров, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по учёту кадров создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: личные карточки формы Т-2, трудовые книжки, личные дела.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения документации по учёту кадров.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, особенности оформления, виды личной карточки как обязательного документа по учёту кадров.

2. Охарактеризовать личное дело как необязательный документ по учёту кадров, разобрав понятие, оформление и ведение личных дел сотрудников, а также состав документов личного дела.

3. Изучить правила оформления и ведения трудовых книжек и вкладышей к ним.

1. Личная карточка как обязательный документ по учёту кадров

Личная карточка работника – основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

Личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о воинском учете;

III. Прием на работу и переводы на другую работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная переподготовка;

VII. Награды (поощрения), почетные звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений.

Дата составления;

Табельный номер;

Идентификационный номер налогоплательщика;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Алфавит;

Характер работы;

Вид работы;

Раздел I «Общие сведения» включает в себя ниже перечисленные пункты.

Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Фамилия, имя, отчество;

Дата рождения;

Место рождения;

Гражданство;

Знание иностранного языка;

Образование;

Профессия;

Стаж работы;

Состояние в браке;

Состав семьи;

Паспорт;

Место жительства.

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе:

П.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский», «солдаты», «матросы»);

П.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

– А (годные к военной службе);

– Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);

– В (ограниченно годные к военной службе);

– Г (временно не годные к военной службе);

– (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

П.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

– строка «а» – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

– строка «б» – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

П.2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;

П.5 «Категория годности к военной службе» заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;

В п.8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Основанием для осуществления последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы – в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Раздел IV «Аттестация». Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

– соответствует занимаемой должности;

– соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

– не соответствует занимаемой должности.

В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

Раздел V «Повышение квалификации». Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию.

В качестве отдельного раздела учебного плана при повышении квалификации может предусматриваться стажировка. По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:

Удостоверение о повышении квалификации;

Свидетельство о повышении квалификации;

Диплом о профессиональной переподготовке;

Диплом о присвоении квалификации.

Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации, реквизиты которого указываются в графе 8.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.

В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:

Об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

Об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка-инвалида и т. д.;

Об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;

О наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».

2. Личное дело как необязательный документ по учёту кадров

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

Анкета или личный листок по учету кадров;

Автобиография или резюме;

Копии документов об образовании;

Копии документов об утверждении в должности;

Копии характеристик;

Трудовой договор;

Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Дополнение к личному листку по учету кадров;

Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Обычно анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность или место в организации, соответственно, для определения его компетентности и подготовленности. Анкета позволяет выбрать наиболее подходящего кандидата.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит вопросы:

О паспортных данных человека (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и др.);

Об образовании (вид, форма и время получения образования; полученные специальности; ученые степени и ученые званиях, и др.);

О стаже и опыте работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемые работы); места и условия работы; размер заработной платы; причины увольнения, и др.;

О навыках и знаниях (степень владения иностранными языками; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, и др.).

Также анкета может включать в себя группы вопросов об отношении к нанимателю (что соискатель знает и думает о предприятии, как относится к методам управления на нем, какую должность (работу) он хотел бы занимать (выполнять) в будущем, какого размера заработную плату ему хотелось бы получать, какой график работы подходит ему больше всего и др.).

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86–89 ТК РФ работодатель не имеет права получать сведения, а, следовательно, спрашивать работника:

О его политических, религиозных и иных убеждениях;

О его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия);

О его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

Данные о работе после заполнения личного листа;

Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.)

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние. Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Инициаторами составления характеристики могут быть:

Руководство предприятия;

Сам работник;

Сторонние организации;

Судебные и иные государственные органы власти.

Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет:

Поручения какой-либо работы;

Повышения в должности;

Отправки в командировку;

Поиска мотивации сотрудника;

Определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств;

Совместимости с коллективом;

Прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в …».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты:

Название вида документа (характеристика);

Указание должности лица, которому выдается характеристика;

Наименование организации, выдающей характеристику;

Имя, отчество и фамилия сотрудника;

Подписи, печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.

Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).

Третья часть – собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:

Его отношения к работе;

Творческого потенциала;

Работоспособности;

Дисциплинированности;

Уровня профессиональной пригодности;

Степени контактности и коммуникабельности;

Поведения в быту;

Субъективные выводы о способностях работника;

Приблизительный «психологический портрет»;

Вероятностный прогноз поведения;

Иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.

Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Для этого можно использовать различные способы:

В начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «1984–1990 гг. – работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);

Временной период указывается с помощью предлогов (например, «С 1990 по 2004 год работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);

Даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт (1975 год). После окончания института (1980 год) работал экономистом на заводе „Вымпел“ (до 1992 года)»);

Составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.

В обязанности работника кадровой службы входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя.

Основные реквизиты в автобиографии:

Название документа (автобиография);

Число, месяц и год рождения; место рождения;

Сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

Образование и специальность по образованию;

Вид трудовой деятельности;

Последнее место работы и должность;

Награды и поощрения;

Участие в общественной работе;

Семейное положение и состав семьи;

Домашний адрес и телефон;

Личная подпись.

Также могут быть приведены и другие сведения, касающиеся жизни и деятельности автора, например, изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т. п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы, ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.

В автобиографии также желательно отразить сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах. Работник отдела кадров имеет право задать вопросы по неотраженным периодам и попросить занести сведения в автобиографию.

Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица, ни печатью.

Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии отражаются в отдельном документе-приложении (Дополнении к автобиографии). Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и можно попросить работника составить дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

В завершение в личное дело подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.

3. Оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Следовательно, в трудовых книжках работников отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях; и т. д.

При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст. 65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ подтверждающий этот факт. Для того, чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от работника заявление, в котором бы помимо просьбы об оформлении приема на работу содержалась просьба о заведении трудовой книжки впервые.

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:

В приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в организации. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Организация–работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц не допускается.

За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки.

Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Работодатель в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год буквенно-цифровым способом (12 мая 1973 г.). Эти сведения записываются на основании таких документов, как паспорт, свидетельство о рождении, водительские права, загранпаспорт.

Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

Основанием для внесения записи о неполном высшем образовании может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет.

Запись о профессии и специальности вносится на основании документов о наличии квалификации. Документ же, который подтверждает квалификацию работника, – это диплом о высшем или среднеспециальном образовании.

После внесения основных сведений о работнике указывается дата заведения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом, как и дата рождения.

Свою подпись владелец трудовой книжки должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника. Затем на титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки детально расписан в п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При изменении фамилии, имени, отчества (например, сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, развелась и вернула прежнюю) прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Инструкция называет документы, которые служат основанием для внесения изменений: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Пунктом 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменен порядок внесения изменений (дополнений) в трудовую книжку о получении новых образования, профессии, специальности. Если ранее предыдущая запись зачеркивалась, теперь в существующую запись вносится дополнение без зачеркивания ранее внесенной записи. Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения, т. к. отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки. Но некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Пункт 3.1 Инструкции требует в виде заголовка указывать как полное наименование организации, так в обязательном порядке и сокращенное наименование (при его наличии). Запись с названием организации не нумеруется, нумерация проставляется после нее на следующей строке.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (13.10.2004), в графе 3 – указание действия, название структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного условия) и должность (принята в технический отдел на должность ведущего специалиста), в графе 4 – основание (приказ от 13.10.2004 № 86-к). Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Все переводы работника обязательно оформляются в трудовой книжке под очередным номером со ссылкой на соответствующий документ (приказ, распоряжение) с указанием его даты и номера.

Сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающий данный факт. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме его на работу по совместительству.

В разделах трудовой книжки нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными. В графе 1 ставится порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 пишется дата внесения записи, а в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем запись воспроизводится в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек предусматривается оформление дубликата трудовой книжки в трех случаях:

Если книжка утеряна;

Если пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

Если в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.

Работодатель выдает дубликат трудовой книжки по заявлению работника в течение 15 дней (п. 31 Правил). При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 вначале вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на предприятие, выдающее дубликат, подтвержденном документально. Общий стаж записывается суммарно (сколько лет, месяцев, дней) без уточнения организаций, должностей и периодов работы владельца трудовой книжки. Затем на основании документов (оригинал трудовой книжки, выписки из приказов, справки) записываются отдельные периоды работы согласно требованиям п. 7.2 Инструкции:

Графа 2 – дата приема на работу, увольнения;

Графа 3 – наименование организации, структурного подразделения, работа (должность), специальность профессия с указанием квалификации, затем причина увольнения;

Графа 4 – наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Если дубликат выдается по причине недействительной записи, то в него переносятся все сведения из оригинала с точностью до запятой. Каждая внесенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (руководителя предприятия), а также печатью кадровой службы (предприятия). Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

При реорганизации, изменении названия предприятия в трудовой книжке делается запись в соответствии с п. 3.2. Инструкции: без проставления нумерации в графе 3 раздела «Сведения о работе» – «Предприятие „Феникс“ с 01.10.2005 переименовано в предприятие „Оникс“». В графе 4 проставляется основание переименования (приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер).

В соответствии с Правилами в трудовую книжку также вносятся сведения о награждениях за трудовые заслуги (государственные награды, государственные почетные звания, почетные грамоты, другие виды поощрений, предусмотренные законодательством Российской Федерации). Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, не делаются.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», здесь же указываются серия и номер вкладыша. Если работнику выдан вкладыш, но об этом нет отметки в трудовой книжке, необходимо поставить на титульном листе или на лицевой стороне обложки штамп с номером и серией выданного вкладыша.

Особого внимания требует запись при увольнении сотрудника. Запись о причине прекращения трудового договора делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации. Оттиск печати на документе должен быть четким, все буквы должны хорошо читаться.

Датой увольнения (прекращения) трудового договора считается последний день работы (если иная дата не установлена законодательством, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником), и именно в этот день кадровая служба предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

Необходимо отметить, что в соответствии с требованиями того же п. 35 Правил определен порядок оформления увольнения работника в случае задержки выдачи ему трудовой книжки при увольнении. В этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи трудовой книжки.

В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием работника ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Если работодатель вовремя отправит уведомление работнику, то он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник отказывается получить трудовую книжку, об этом составляется акт.

При увольнении и получении трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек. Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются в архив предприятия (или архив по личному составу). Срок хранения невостребованных книжек – 50 лет.

Нарушение требований Инструкции и Правил о порядке ведения, заполнения и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по статьям КоАП РФ в виде штрафа от 5 до 50 МРОТ, который накладывается должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда на руководителя предприятия. При повторном нарушении требований Правил и инструкции возможна дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение о которой выносится судом.

Для самого работника последствия нарушения правил ведения, заполнения и хранения трудовых книжек (внесение ошибочных или неправильных записей, отсутствие необходимых записей) могут привести к проблемам при подтверждении стажа, места и должности работы, квалификации, назначении пенсии, получении различных предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы.

Заключение

Трудовые правоотношения сопровождаются сбором и обработкой персональных данных. Документы, фиксирующие отношения, возникающие в процессе труда и содержащие персональные данные, принято называть документами по личному составу (кадрам, персоналу).

Большинство специалистов определяют документы по личному составу как совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и работодателей.

Документы по личному составу играют чрезвычайно важную роль в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии, и т. п. Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто бывает причиной конфликтов между работниками и администрацией организации. Ошибки, допущенные при оформлении документа, отсутствие или неправильное оформление отдельных реквизитов зачастую приводит к судебным спорам между администрацией организации и работниками. В результате небрежного отношения к документированию трудовых правоотношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки и нарушения.

Все управленческие действия в сфере управления персоналом, сфере взаимоотношений работников и работодателей, касающиеся персонала, документируются в обязательном порядке. Вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия или организации взаимодействие администрации с персоналом осуществляется (точнее, должно осуществляться) по единым, общепринятым правилам. Составление и оформление документов по личному составу, организация работы с ними, начиная с момента их создания и кончая организацией хранения, строго регламентируются действующим законодательством, нормативными актами, нормативно-методическими документами. В равной степени недопустимо как отсутствие отдельных документов по личному составу, например личных карточек работников, так и ведение кадровых документов, например, трудовых книжек работающих, с нарушениямитребований нормативных актов. При этом важное значение имеет не только правильное составление содержательной части документа, но и его оформление.

К документам по личному составу, а именно к кадровой учётной документации, относятся трудовые книжки работающих, личные карточки, личные дела.

Важнейшим документом этого комплекса является трудовая книжка - персональный документ, в котором последовательно отражаются этапы трудовой деятельности гражданина, квалификационный и служебный рост, длительность работы в одной организации, причины переводов и увольнений, отчасти отношение работника к труду. На основании записей трудовой книжки определяется общий и непрерывный стаж гражданина при назначении ему государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся по месту основной работы на всех лиц, проработавших в организации свыше пяти дней независимо от условий приема. Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке; без нее прием на работу не допускается.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

Список использованных источников

личный карточка дело трудовой книжка

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001.

2. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г.).

3. Постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004.

6. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005.

7. Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. и др. Основы делопроизводства: Учебное пособие. М.: Экзамен, 2006.

8. Кошкина С.П. Основы делопроизводства: Учебник. М.: ЮНИТИ-Дана, 2002.

9. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2007.

10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебное пособие. - изд. 7-е, перераб. и доп. - М.: Знание, 2006.

11. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М.: Восток-Запад, 2006.

12. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2002.

13. Моисеев Р.Н. Современное документоведение. - М.: Восток-Запад, 2007.

14. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения / Л.В. Труханович. - М. : Дело и Сервис, 2005.

15. Труханович Л. В. Личная карточка работника: работаем с новой формой № Т-2 / Л.В. Труханович // Кадры предприятия. - 2004.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением №1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а).

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;
включения дополнительных строк (включая свободные);
включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением №1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со ст. 65 ТрК РФ):

паспорта;
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки);
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (: ), знак равенства (= ), косая черта (/ ), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму №Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

Введение

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения документации по учёту кадров.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

3. Изучить правила оформления и ведения трудовых книжек и вкладышей к ним.

> Личная карточка как обязательный документ по учёту кадров

Личная карточка работника - основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

Личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Кроме того, требуются такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки (а не сам заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о воинском учете;

III. Прием на работу и переводы на другую работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная переподготовка;

VII. Награды (поощрения), почетные звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

* Дата составления;

* Табельный номер;

* Идентификационный номер налогоплательщика;

* Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

* Алфавит;

* Характер работы;

* Вид работы;

Раздел I «Общие сведения» включает в себя ниже перечисленные пункты.

* Фамилия, имя, отчество;

* Дата рождения;

* Место рождения;

* Гражданство;

* Знание иностранного языка;

* Образование;

* Профессия;

* Стаж работы;

* Состояние в браке;

* Состав семьи;

* Паспорт;

* Место жительства.

На граждан, пребывающих в запасе:

* п.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский», «солдаты», «матросы»);

* п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

А (годные к военной службе);

Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);

В (ограниченно годные к военной службе);

Г (временно не годные к военной службе);

- (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

* п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

Строка «а» - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

Строка «б» - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

* п.2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

* п.5 «Категория годности к военной службе» заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;

* в п.8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы - в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Соответствует занимаемой должности;

Соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

Не соответствует занимаемой должности.

* удостоверение о повышении квалификации;

* свидетельство о повышении квалификации;

* диплом о профессиональной переподготовке;

* диплом о присвоении квалификации.

Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:

* об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

* об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка--инвалида и т. д.;

* об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;

* о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

Последний раздел личной карточки сотрудника - «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

2.3.4. Личная карточка работника

Личная карточка работника – основной документ системы учета личного состава, она оформляется на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли данное место работы основным или работник принят по совместительству, принят он на постоянную, временную или сезонную работу. Она ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника в данной организации и закрывается только при увольнении.

С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление от 16.04.2003 № 225) обязательность ведения личных карточек по форме, утвержденной Госкомстатом России, стала бесспорной.

Так как вышеназванные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек как таковых). Ответственность за это нарушение определяется по ст. 5.27 КоАП РФ.

Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 04.04.2004 года. Личные карточки, заполненные до 04.04.2004 по формам, утвержденным ранее, стали документами с момента проставления сотрудником отдела кадров и работником своих подписей на второй странице, соответственно, замене не подлежат.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А 4 в количестве 1 экземпляра и имеет код по ОКУД 0301002. Хранится данный документ в течение 75 лет, отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

Расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

Включения дополнительных строк (включая свободные);

Включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). Поэтому рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

Личные карточки заполняются на сотрудников, принятых на работу, на основанииприказа о приеме . Для этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Личная карточка состоит из 11 разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о воинском учете;

III. Прием на работу и переводы на другую работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная переподготовка;

VII.Награды (поощрения), почетные звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

Чтобы личные карточки были оформленными надлежащим образом, заполняются все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. В частности, зоны кодирования информации («Общие сведения») в соответствии с общероссийскими классификаторами: представлена информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и о тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях согласно полученному образованию (ОКСО). Для кодирования информации желательно использовать официальные издания следующих классификаторов, выпускаемых Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России – ИПК Издательство стандартов, не забывая отслеживать вносимые в них изменения:

Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;

Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденного постановлением Госстандарта от 26.12.1994 № 367 (с Изменением от 5/2004);

Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.

В настоящий момент об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.

Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие служебные символы, как двоеточие – «:», знак равенства – «=», косая черта – «/», а в зоне кодирования – запрещается. При заполнении формы текст записей – описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Первичное заполнение личной карточки допустимо различными способами (на компьютере, на печатной машинке, вручную). Внесение последующих записей допустимо лишь на пишущей машинке или вручную, т. к. работник должен быть ознакомлен с каждой записью под роспись, соответственно, нельзя каждый раз заново распечатывать форму Т-2. Тем не менее, ведение электронных копий личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников предприятия.

В правом верхнем углу унифицированной формы № Т-2 указан код формы документа по ОКУД . Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение «Открытое акционерное общество „Фонтан“», то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).

Дата составления . Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации, например: «18.10.2005». Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, т. к. первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер . Это номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Идентификационный номер налогоплательщика . ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования . Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).

В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер работы . На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».

Вид работы . В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол . Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):

«м» – мужской;

«ж» – женский.

Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения» . Он включает в себя ниже перечисленные пункты.

Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество» , заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).

Пункт 2 «Дата рождения» , в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».

Пункт 3 «Место рождения» , заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:

– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).

В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

Пункт 4 «Гражданство», заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Но если работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в пункте 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

– гражданин Российской Федерации – код по ОКИН «1»;

– гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) – код по ОКИН «2»;

– иностранный гражданин – код по ОКИН «3»;

– лицо без гражданства – код по ОКИН «4».

Пункт 5 «Знание иностранного языка», расшифрованный как «наименование» и «степень знания». Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН. Так как Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации (например, мордовского), то в данном пункте указывается иностранный язык (т. е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но, поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код – степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка – вторым (через несколько пробелов).

Таким образом, в личной карточке возможны следующие записи:

английский (код по ОКИН «014») (немецкий код по ОКИН («135»), французский (код по ОКИН «213») итальянский (код по ОКИН «070»);

– читает и переводит со словарем – код по ОКИН «1»;

– читает и может объясняться – код по ОКИН «2»;

– владеет свободно – код по ОКИН «3».

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки по аналогии с первым указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Пункт 6 «Образование».

Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

– основное общее образование – код по ОКИН «01»;

– среднее (полное) общее образование – код по ОКИН «07»;

– начальное профессиональное образование – код по ОКИН «10»;

– среднее профессиональное образование – код по ОКИН «11»;

– неполное высшее образование – код по ОКИН «15»;

– высшее образование – код по ОКИН «18»;

– послевузовское образование – код по ОКИН «19».

Если оформляемый работник не окончил образовательное учреждение, кодирование информации об его образовании осуществляется по следующим правилам:

– работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен – «неполное высшее»;

– работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 года обучения – «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс»;

– работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование – «основное общее»;

– работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование – «среднее (полное) общее»;

– работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование – «среднее (полное) общее»;

– работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел неполное среднее образование – «неполное среднее»;

– работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе – «незаконченное среднее образование».

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, дипломом государственного образца о неполном высшем образовании, академической справкой о незаконченном высшем образовании). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, т. к. данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (имени – «им.»). Ордена в названиях учебных заведений (если таковые присвоены) в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например, «25.06.2004».

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании, освоившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются следующие квалификации: «бакалавр», «дипломированный специалист», «магистр». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации «монтажник», «техник», «бухгалтер».

В данном пункте кодированию подлежит только информация о направлении или специальности, причем, поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), то кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 01.01.2004 применяется новый ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными приказом Минобразования России от 25.11.2003 № 4377 «О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования».

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок пункта 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке пункта 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, а остальным формам – код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 «Профессия». Здесь записывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника согласно трудовой книжке и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному разделу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во Введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности – из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплаты. «Сокращение» кода по ОКПДТР до 5 или 6 цифр произвели сами Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как 5 первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй – как 6 первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Но необходимо учитывать следующее.

Личная карточка не имеет разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, пр.), условия его оплаты и т. п., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Например, полный код штукатура, созданный на основании данных классификатора и приказа о приеме на работу, имеет вид: 19727 6 03 3 7133 10 1 4, где:

– 1 – профессия;

– 9727 – штукатур;

– 6 – контрольное число;

– 03 – номер выпуска ЕТКС;

– 3 – 3-й разряд;

– 7133 – группа по ОКЗ – «Штукатуры»;

– 10 – сдельная оплата труда;

– 1 – условия труда нормальные;

– 4 – рабочий, выполняющий работу вручную не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).

Пункт 8 «Стаж работы» заполняется на основании записей в трудовой книжке работника (если она имеется) и (или) иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемые с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении с такой работы.

Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов . Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.

Методика подсчета общего трудового стажа приводится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п). Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением СМ СССР от 13.04.73 № 252 (с изменениями на 04.03.2004).

Например, работник, для которого рассчитываются общий и непрерывный стаж – мужчина, а не мать, имеющая детей в возрасте до 14 лет. Причина увольнения во всех случаях – собственное желание.

Первый период: принят 18.10.2000 – уволен 23.12.2002.

Второй период: принят 24.12.2002 – уволен 06.03.04.

Третий период: принят 15.05.04 – уволен 10.09.05.

При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из года «на разбивку» занимается 12 месяцев, а из месяца – 30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, поэтому этот день необходимо добавлять. Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.

Первый период: 23.12.2002 – 18.10.2000 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;

второй период: 06.03.04–24.12.2002 = 1 год 2 месяца 13 дней;

третий период: 10.09.05–15.05.04 = 1 год 3 месяца 26 дней.

Для исчисления общего стажа складываются данные по отдельным периодам:

2 года 2 месяца 6 дней + 1 год 2 месяца 13 дней + 1 год 3 месяца 26 дней =

4 года 8 месяцев 15 дней – общий стаж работника. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

Теперь считается непрерывный стаж. Учитывая уважительную причину увольнения (не за прогул), перерывы между периодами не должны превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник устраивается на работу до 2 октября, в противном случае получается, что у работника нет непрерывного стажа).

Стаж прерывается в случае увольнения по следующим основаниям:

– систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка (п. 5 ст. 81 ТК РФ);

– прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии (подп. «а», «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ);

– вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы, либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы (п. 4 ст. 83 ТК РФ);

– утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно обслуживающему денежные и товарные ценности (п. 7 ст. 81 ТК РФ);

– совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка (п. 8 ст. 81 ТК РФ);

– увольнение в качестве дисциплинарного взыскания, налагаемого в порядке подчиненности или в соответствии с уставами о дисциплине;

– совершение работником других виновных действий, за которые законодательством предусмотрено увольнение с работы.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

Также в данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих строках пунктах проставляются нули.

Пункт 9 «Состояние в браке». Заполняется на основании сведений, имеющихся в паспорте работника или полученный во время опроса. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом:

– никогда не состоял (не состояла в браке) – код по ОКИН «1»;

– состоит в зарегистрированном браке – код по ОКИН «2»;

– состоит в незарегистрированном браке – код по ОКИН «3»;

– вдовец (вдова) – код по ОКИН «4»;

– разведен (разведена) – код по ОКИН «5»;

– разошелся (разошлась) – код по ОКИН «6».

Пункт 10 «Состав семьи» оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведении, сообщенные работником в устном порядке.

Ближайшими родственниками считаются отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится работник, другие близкие родственники, с учетом факта нахождения этих родственников у него на иждивении, проживания вместе с ним, иных юридически значимых обстоятельств.

Пункт 11 «Паспорт» предполагает его заполнение в строгом соответствии с паспортом гражданина РФ или паспортом другого государства.

Пункт 12 «Место жительства», к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одними из важнейших регистров кадрового учета, то сотрудникам кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо, чтобы последний проверил его правильности. Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации .

При указании адреса допускается использование следующих сокращений:

– автономный округ – АО;

– автономная область – Аобл;

– город – г.;

– край – край;

– область – обл.;

– республика – респ.;

– район – р-н;

– поселок городского типа – пгт.;

– рабочий (заводской) поселок – рп.;

– дачный поселок – дп.;

– курортный поселок – кп.;

– сельский округ – с/о;

– сельское муниципальное образование – с/мо;

– деревня – д.;

– железнодорожная станция – ж/д ст.;

– микрорайон – мкр.;

– населенный пункт – нп.;

– поселок сельского типа – п.;

– село – с.;

– станция – ст.;

– станица – ст-ца;

– аллея – аллея;

– бульвар – б-р;

– квартал – кв-л;

– кольцо – кольцо;

– линия – линия;

– набережная – наб.;

– парк – парк;

– переулок – пер.;

– переезд – переезд;

– площадь – пл.;

– проезд – проезд;

– проспект – пр-кт;

– проселок – проселок;

– проулок – проулок;

– строение – стр.;

– территория – тер.;

– тракт – тракт.;

– тупик – туп.;

– улица – ул.;

– шоссе – ш.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку «фактически» можно оставлять незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для фиксации необходимой информации.

Номера телефонов указываются по общепринятым правилам:

– городские – приводится код города (в скобках) и внутригородской номер телефона;

– мобильные – приводится федеральный код (в скобках) и номер телефона в сети оператора сотовой связи.

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе:

– А (годные к военной службе);

– Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);

– В (ограниченно годные к военной службе);

– Г (временно не годные к военной службе);

– (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

П.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

– строка «б» – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

П.2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника. Такой порядок определен п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, согласно которому: «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается «в качестве совместителя». Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации).

Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации решается, исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки, другие).

Если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» или разделе X «Дополнительные сведения».

На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале выясняют основания заключения трудового договора о работе по совместительству, т. е. имеет ли работник основную работу. Для этого кадровая служба предприятия, в которое работник принимается в качестве совместителя, затребует от него представления документа, подтверждающего наличие основной работы.

Если работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 6 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству, (например, предоставление ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе). Поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.

Сведения об основном месте работы для совместителя могут находиться как в разделе X «Дополнительные сведения», так и в разделе III личной карточки (первой записью).

Раздел IV «Аттестация» . Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

– соответствует занимаемой должности;

– не соответствует занимаемой должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими:

– соответствует заявленной квалификационной категории;

– не соответствует заявленной квалификационной категории;

– соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель»;

– не соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель».

Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций («о переводе на другую работу», «о направлении на повышении квалификации»), окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Но в данном разделе возможно и указание рекомендаций.

В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

В личной карточке нет специальных разделов, в которых могли бы найти отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Но присвоение квалификации работника фактически означает изменение существенных условий труда, поэтому сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки в корреспонденции с информацией о решении аттестационной комиссии.

Раздел V «Повышение квалификации» . Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию. Повышение квалификации включает в себя следующие виды обучения:

краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое , обучение по вопросам конкретного производства, которое проводится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;

тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;

длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.

Удостоверение о повышении квалификации (для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов);

Свидетельство о повышении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов);

Диплом о профессиональной переподготовке (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов);

Диплом о присвоении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов).

Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 аналогично заполнению раздела «Образование». Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации или договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются в графе 8.

Стажировка и получение работником дополнительной квалификации также могут найти отражение в данном разделе личной карточки.

Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет. Поэтому целесообразно фиксировать всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления на предприятие – без заполнения графы «Основание», так и во время работы на нем).

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

Заполняется VI раздел личной карточки только на основании диплома или свидетельства и в строгом соответствии с ними.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.

Согласно п.п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

Подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

– о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

– о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

– о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине;

Не подлежат учету в трудовых книжках премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное – соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2005 года по 14 февраля 2006 года. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы № Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1–5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 – после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы № Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), ставится дата заполнения, и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указывается номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому, закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» , предназначен для учета социальных льгот, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует точное определение понятия «социальные льготы», что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ. Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.

Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:

Об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;

Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение ». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В случае отказа работника проставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений (например, смена фамилии) – старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны варианты:

– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись); там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы;

– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму № Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, паспорта, адреса места жительства), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии. Личные карточки уволенных, изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

| |

Выбор редакции

Владимир Долгих: уходящая номенклатура

Три дня длилось противостояние главы управы района "Беговой" и владельцев легендарной шашлычной "Антисоветская" . Его итог – демонтаж...

Страдание Святого великомученика Никиты Великомученик никита о чем молятся

Святой великомученик Никита родился в IV веке в Готии (на восточной стороне реки Дунай в пределах нынешней Румынии и Бессарабии) во...

Кому принадлежит земля под сарае

РЕШЕНИЕ ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 07 мая 2014 года г. Ефремов Тульская областьЕфремовский районный суд Тульской области в...

Мясо по-французски в духовке: из свинины, с картошкой, из курицы, с грибами, из говядины, с ананасом, из фарша и другие рецепты

Откуда это блюдо получило такое название? Лично я не знаю. Есть еще одно – «мясо по-капитански» и мне оно нравится больше. Сразу...

Как вкусно приготовить мясо по-французски из свинины в духовке – рецепт с пошаговыми фото

Мясо по-французски считается исконно русским блюдом, очень сытное блюдо, с удачным сочетанием картофеля, помидоров и мяса. Небольшие...

Икра из патиссонов: лучшие рецепты Икра из патиссонов на зиму простой рецепт

Мне хочется предложить хозяюшкам на заметку рецепт изумительно нежной и питательной икры из патиссонов. Патиссоны имеют схожий с...

Бананово-шоколадная паста Банан шоколадная паста

Бананово-шоколадную пасту еще называют бананово-шоколадным крем-джемом, поскольку бананы сначала отвариваются и масса по консистенции и...

Осетинский пирог с сыром и зеленью

Всем привет! Сегодня в расскажу и покажу, как испечь открытый пирог с адыгейским сыром и грибами . Чем мне нравится этот рецепт — в нём...

Осетинские пироги — лучшие пошаговые рецепты

Предлагаю вам приготовить замечательный пирог с адыгейским сыром. Учитывая, что пирог готовится на дрожжевом тесте, его приготовление не...

Новое

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

> Личная карточка как обязательный документ по учёту кадров